Smernica pre inventarizáciu majetku a záväzkov č. U – 6

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

S cieľom určenia jednotného postupu pri inventarizácii majetku a záväzkov v spoločnosti ABC, s. r. o. sa vydáva táto smernica ustanovujúca predmet a postup inventarizácie, ako aj obsah príslušnej inventarizačnej dokumentácie. Smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti ABC, s. r. o.

2. Definícia pojmov

1. Riadna inventarizácia – overenie stavu majetku a záväzkov v rámci uzávierkových prác pri vykonaní ročnej účtovnej závierky, t. j. ku dňu 31. 12. bežného roka.
2. Mimoriadna inventarizácia – overenie stavu majetku a záväzkov v rámci vykonania mimoriadnej účtovnej závierky, t. j. k inému dňu, ako k 31. 12. bežného roka.
3.  Fyzická inventúra – spôsob zistenia skutočného stavu hmotného majetku, príp. majetku nehmotnej povahypodľa jednotiek množstva vedených v účtovníctve (napr. v skladovej evidencii v ks, kg, m, m³ a pod.), t. j. spočítaním, vážením, meraním, technickým prepočtom pri voľne uloženom hromadnom materiáli, obhliadkou a pod.
4. Dokladová inventúra – spôsob zistenia skutočného stavu majetku nehmotnej povahy,pri pohľadávkach, záväzkoch, finančných investíciách, opravných položkách, rezervách a pod., t. j. pri majetku, pri ktorom nie je možné vykonať fyzickú inventúru, pričom správnosť zostatku príslušného účtu sa preverí na základe dokladov (účtovných dokladov, listín, zmlúv, spisov, korešpondencie a pod.) a účtovných zápisov.
5. Kombinovaná inventúra – spôsob zistenia skutočného stavu kombináciou dokladovej a fyzickej inventúry najmä v prípadoch pozemkov, budov a stavieb, keď dokladovou inventúrou (výpis z katastra nehnuteľností) sa overujú vlastnícke práva k majetku a fyzickou inventúrou (obhliadkou) sa overuje skutočný stav.
6. Inventúrny súpis – účtovný záznam zabezpečujúci preukázateľnosť účtovníctva obsahujúci údaje o vykonanej inventarizácii podľa § 30 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“).
7. Inventarizačný zápis – účtovný záznam preukazujúci vecnú správnosť účtovníctva obsahujúci porovnanie stavu majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov v inventúrnych súpisoch so stavom v účtovníctve a výsledky vyplývajúce z posúdenia reálnosti ocenenia majetku a záväzkov podľa § 26 a 27 zákona o účtovníctve, ktorý musí obsahovať náležitostipodľa § 30 ods. 3 zákona o účtovníctve.
8. Inventarizačný rozdiel – rozdiel vzniknutý pri porovnaní skutočného stavu majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov a stavu v účtovníctve.
9. Manko – inventarizačný rozdiel vznikajúci v prípade, ak je zistený skutočný stav nižší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.
10. Schodok – označenie manka v prípade peňažných prostriedkov a cenín.
11. Prebytok – inventarizačný rozdiel vznikajúci v prípade, ak zistený je skutočný stav vyšší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.

3. Súvisiace predpisy

1. Aktívne derogácie          – zrušuje sa Smernica č. 6/1998 o inventúrach.
2. Pasívne derogácie          – žiadne.
3. Nadradené predpisy       – zákon o účtovníctve,

B. Všeobecné a osobitné ustanovenia

1. Predmet inventarizácie

• Predmetom riadnej inventarizácie je všetok majetok a záväzky a rozdiel majetku a záväzkov (vlastné imanie), ktoré spoločnosť ABC, s. r. o. vedie v účtovníctve, ako aj majetok a záväzky, ktoré sa v spoločnosti sledujú na podsúvahových účtoch. Vymedzenie a popis jednotlivých druhov majetku a záväzkov vo väzbe na účtový rozvrh spoločnosti je uvedený v prílohe č. 1 tejto smernice. V prípade majetku musí byť presne stanovené aj miesto jeho uloženia a mená osôb, ktoré sú za príslušný majetok zodpovedné.
• Všetok majetok a záväzky musia byť aj predmetom mimoriadnej inventarizácie ku dňu predchádzajúcemu dňu vstupu do likvidácie, ku dňu predchádzajúcemu dňu účinnosti vyhlásenia konkurzu alebo vyrovnania, ku dňu zrušenia bez likvidácie, ku dňu skončenia likvidácie, ku dňu, keď bolo právoplatne rozhodnuté o zrušení konkurzu. Mimoriadna inventarizácia sa bude vykonávať aj pri iných situáciách, ktoré sa môžu vyskytnúť v súvislosti s podnikateľskou činnosťou, a to pri uzavretí dohody o hmotnej zodpovednosti so zamestnancom, pri vzniku mimoriadnej udalosti spojenej so živelnou pohromou, vlámaním, krádežou a pod., kedy sa vykoná inventarizácia toho druhu majetku, ktorého sa táto udalosť týka.

2. Postup inventarizácie

• Inventarizácia vykonávaná pre každý jednotlivý druh majetku a záväzku podľa zoznamu v prílohe č. 1 zahŕňa ucelený komplex na seba nadväzujúcich prác, ktoré sa vykonávajú v týchto dielčích činnostiach a úkonoch:
  • Overenie správneho ocenenia inventarizovaného majetku a záväzkov, zistenie účtovného stavu a jeho zapísanie do inventúrnych súpisov.
  • Zistenie skutočného stavu jednotlivých položiek aktív a pasív vykonaním fyzickej alebo dokladovej inventúry, príp. kombináciou obidvoch a zapísanie zistených skutočností do inventúrnych súpisov.
  • Porovnanie skutočne zisteného a účtovného stavu jednotlivých položiek majetku a záväzkov a vyčíslenie inventarizačných rozdielov.
  • Zistenie príčin inventarizačných rozdielov a miery zodpovednosti hmotne zodpovedných pracovníkov.
  • Rozhodnutie o vysporiadaní inventarizačných rozdielov.
  • Zúčtovanie inventarizačných rozdielov do účtovníctva.
  • Posúdenie ocenenia majetku v účtovníctve vo vzťahu k budúcim ekonomickým úžitkom majetku, ako aj k možným rizikám, stratám a znehodnoteniam, ktoré sú známe v čase vykonávania inventarizácie. Ak sa preukáže, že je potrebné v zmysle § 25 a § 26 zákona o účtovníctve znížiť účtovné ocenenie majetku, vyjadrí sa toto zníženie v účtovníctve podľa svojej povahy ako trvalé alebo prechodné.
• Aktualizácia prehľadu inventarizovaného majetku a záväzkov. V priebehu účtovného obdobia je nevyhnutné zabezpečovať aktuálny prehľad inventarizovaného majetku a záväzkov podľa prílohy č. 1 tejto smernice, t. j. uvedenie všetkých druhov majetku a záväzkov evidovaných v účtovníctve spoločnosti podľa aktuálneho účtového rozvrhu, doplnenie novonadobudnutého majetku a záväzkov, vylúčenie vyradeného majetku a záväzkov, aktualizácia miest uloženia majetku a hmotne zodpovedných osôb. Ku dňu začiatku inventúry bude vyhotovený aktuálny súhrnný prehľad majetku a záväzkov podľa prílohy č. 1 tejto smernice. Za spracovanie aktualizácie prehľadu zodpovedá Ing. Roman MRVA – vedúci oddelenia účtovnej evidencie.
• Zistenie účtovného stavu. Ku dňu začiatku inventarizácie bude overená správnosť ocenenia inventarizovaného majetku a záväzkov v účtovníctve v súlade s ustanoveniami 4. časti zákona o účtovníctve a príslušnými ustanoveniami Postupov účtovania v PÚ. Následne bude do pripravených formulárov inventúrnych súpisov uvedený účtovný stav každého jednotlivého majetku a záväzkov. Za správnosť ocenenia a za správnosť uvedenia účtovného stavu do inventúrnych súpisov zodpovedá Ing. Roman MRVA – vedúci oddelenia účtovnej evidencie.
• Zistenie skutočného stavu. Skutočný stav jednotlivých položiek aktív a pasív sa vykonáva fyzickou, dokladovou, resp. kombinovanou inventúrou v súlade s časovým harmonogramom inventarizácie (pozri prílohu č. 2) a príkazom riaditeľa spoločnosti na vykonanie inventarizácie (pozri prílohu č. 3), ktorým sa určí presný termín konania inventúry. Presný termín vykonania inventarizácie bude stanovený formou príkazu tesne pred jej konaním. Zistený skutočný stav bude uvedený do pripravených formulárov inventúrnych súpisov každého jednotlivého majetku a záväzkov. Za správnosť zápisov do inventúrnych súpisov zodpovedá vedúci inventarizačnej komisie.
• Zistenie príčin inventarizačných rozdielov a rozhodnutie o ich vysporiadaní. Nevyhnutnosťou procesu inventarizácie je posúdiť a zistiť príčiny inventarizačných rozdielov, ktoré môžu vzniknúť z objektívnych, ale aj zo subjektívnych dôvodov. Prvotný návrh na vysporiadanie inventarizačných rozdielov spracováva inventarizačná komisia, ktorá ho predkladá ekonomickému riaditeľovi a príslušnému priamemu nadriadenému hmotne zodpovedného pracovníka. Pokiaľ vzniknú inventarizačné rozdiely z objektívnych dôvodov (napr. rovnorodosť materiálu a jeho následná zámena, technologické straty pri zabezpečovaní prevádzky, neúmyselná zámena pri predaji, biologické vlastnosti niektorých druhov tovarov a pod.), je povinnosťou príslušného odborného útvaru do 3 mesiacov od obdržania príslušnej časti inventarizačného zápisu predložiť správu na predchádzanie vzniku danej situácie – napr., na zlepšenie organizácie práce, efektívnosti práce, využitie lepšej technológie a pod. Pokiaľ vzniknú inventarizačné rozdiely zo subjektívnych dôvodov (napr. nedodržaním technologických postupov, nedôslednosťou zodpovedných pracovníkov, nezaúčtovaním prvotných dokladov a pod.), priamy nadriadený zodpovedného pracovníka je povinný predložiť do 14 dní od obdržania príslušnej časti inventarizačného zápisu správu s návrhom riešenia ekonomickému riaditeľovi a riaditeľovi pre ľudské zdroje. K zisteným mankám a prebytkom sa hmotne zodpovedné osoby majú právo vyjadriť. Pritom je potrebné analyzovať príčiny vzniku mánk a prebytkov a pri mankách uviesť, či ide o zavinené alebo nezavinené manká. V prípade manka je potrebné posúdiť mieru zavinenia hmotne zodpovedného pracovníka. V prípade zistenia, že za manko je zodpovedný v plnej miere hmotne zodpovedný pracovník, bude sa postupovať v súlade s existujúcimi právnymi normami (napr. Zákonníkom práce, Občianskym zákonníkom) až po hmotnú a trestnoprávnu zodpovednosť hmotne zodpovedného pracovníka.
• Posúdenie ocenenia majetku v účtovníctve. Inventarizačná komisia posudzuje aj ocenenie majetku v účtovníctve vo vzťahu k budúcim ekonomickým úžitkom majetku, ako aj k možným rizikám, stratám a znehodnoteniam, ktoré sú známe v čase vykonávania inventarizácie. Ak sa preukáže, že je potrebné v zmysle § 25 a § 26 zákona o účtovníctve znížiť účtovné ocenenie majetku, vyjadrí sa toto zníženie v účtovníctve podľa svojej povahy ako trvalé alebo prechodné. Uplatnenie § 26 zákona o účtovníctve sa uvedie v inventúrnom súpise. Oceňovanie sa realizuje v súlade so Smernicou pre opravné položky a rezervy č. U – 5.

3. Inventarizačné komisie

• Inventarizačné komisie sa budú vytvárať najmenej trojčlenné, pričom jeden člen bude poverený jej vedením. Členmi inventarizačnej komisie musia byť pracovníci, ktorí dobre poznajú inventarizovaný majetok. Na vykonaní inventarizácie sa okrem členov inventarizačnej komisie zúčastňuje aj pracovník hmotne zodpovedný za majetok, ktorý je predmetom inventarizácie. Zároveň však inventarizáciu nemôžu vykonávať iba pracovníci, ktorí majú hmotnú zodpovednosť za jednotlivé predmety inventarizácie. Členmi inventarizačnej komisie tiež nemôžu byť pracovníci, ktorí účtujú pohyb inventarizovaného majetku. Minimálne jeden člen inventarizačnej komisie musí byť nezainteresovanou osobou z prostredia mimo spoločnosti ABC, s. r. o. Základná štruktúra inventarizačných komisií je uvedená v prílohe č. 4 tejto smernice. Konečné zloženie inventarizačných komisií stanoví vo svojom príkaze na vykonanie inventarizácie generálny riaditeľ.
• V prípade, že ide o inventúru, ktorá sa uskutočňuje z titulu zmeny hmotne zodpovednej osoby, je potrebné, aby sa na nej zúčastnil hmotne zodpovedný pracovník, ktorý odovzdáva funkciu a aj pracovník, ktorý preberie funkciu a preberie aj hmotnú zodpovednosť. Ak sa hmotne zodpovedný pracovník nemôže zúčastniť na vykonaní fyzickej inventúry a nijakého pracovníka pred začatím inventúry za seba neurčil, vykoná sa inventúra za účasti pracovníka, ktorého určí priamy nadriadený príslušného pracovníka. Ak sa inventúra vykonáva v prevádzke, kde pracuje kolektív hmotne zodpovedných pracovníkov, musí byť každému členovi kolektívu hmotne zodpovedných pracovníkov umožnená účasť na vykonaní inventúry.
• Úlohou inventarizačnej komisie je príprava a vykonanie fyzickej alebo dokladovej inventúry majetku a záväzkov v jednotlivých zložkách účtovnej jednotky (ÚJ) a zabezpečenie všetkých ďalších inventarizačných prác. Samotný postup pri inventarizácii musí byť organizovaný tak, aby sa zabezpečilo úplné a správne zistenie skutočných stavov majetku a záväzkov bez narušenia prevádzky ÚJ. Za kompletnú realizáciu úloh inventarizačnej komisie zodpovedá vedúci tejto komisie. Najdôležitejšími činnosťami inventarizačnej komisie sú:

Pred začiatkom inventúry:

• preverenie platnosti tejto smernice,
• príprava inventarizačných písomností, inventúrnych súpisov, prerokovanie presného času inventúry so zodpovednými pracovníkmi a zabezpečenie ich prítomnosti,
• kontrola, či boli uzavreté platné dohody o hmotnej zodpovednosti s príslušnými pracovníkmi,
• prevzatie všetkých podkladov, ktoré neboli zaúčtované, od príslušných vedúcich pracovníkov,
• prevzatie písomného prehlásenia o úplnosti inventarizovaného majetku od príslušných vedúcich pracovníkov,
• získanie prehlásenia o úplnosti operatívnej a účtovnej evidencie od pracovníkov účtovnej evidencie,
• kontrola, či je majetok pripravený k inventúre.

V priebehu výkonu inventúry:

• zistiť skutočné stavy majetku a záväzkov,
• vyhotoviť inventúrne súpisy s podpismi hmotne zodpovedných pracovníkov a členov inventarizačnej komisie,
• zistiť dubiózny majetok (neupotrebiteľný, prebytočný a nevyužitý) s návrhom, ako s ním má byť naložené,
• zistiť úroveň ochrany a údržby inventarizovaného majetku, zistiť poškodenie alebo znehodnotenie majetku a analyzovať príčiny, spôsob a rozsah poškodenia majetku,
• zistiť stav nedokončených investícií,
• zistiť druhy a objemy nevyužitých, poškodených a znehodnotených zásob, ich príčiny a vypracovať návrh na ich likvidáciu, resp. kapitalizáciu,
• vykonať posúdenie ocenenia majetku v účtovníctve vo vzťahu k jeho skutočnej úžitkovej hodnote s cieľom zabezpečenia trvalého alebo prechodného ocenenia majetku v účtovníctve,
• analyzovať stav v záväzkovo-pohľadávkových vzťahoch, navrhnúť pohľadávky na odpísanie, podať návrh na ďalšie úkony s pohľadávkami a záväzkami.

Po ukončení inventúry:

• odsúhlasiť zistené skutočné stavy majetku s ich stavmi v účtovníctve,
• vyčísliť prípadné inventarizačné rozdiely a zistiť príčiny ich vzniku; ku každému prípadu vzniknutého rozdielu uviesť, či ide o rozdiely zavinené alebo nezavinené, k zisteným inventarizačným rozdielom zabezpečiť vyjadrenie hmotne zodpovedného pracovníka,
• vypracovať prvotný návrh na vysporiadanie inventarizačných rozdielov,
• vyhotoviť inventarizačný zápis so všetkými náležitosťami podľa tejto smernice, resp. podľa príkazu na vykonanie inventarizácie.

4. Inventúrne súpisy

• Inventúrne súpisy sa vyhotovujú pri riadnej inventarizácii v troch vyhotoveniach. Jedno vyhotovenie je určené pracovníkom spracovávajúcim účtovníctvo, druhé útvaru, v pôsobnosti ktorého bola vykonaná inventúra a tretie je súčasťou inventarizačného zápisu inventarizačnej komisie. V prípade mimoriadnej inventarizácie konanej pri odovzdaní a preberaní majetku hmotne zodpovednými osobami sa spracováva viac vyhotovení – aj pre odovzdávajúcu a pre preberajúcu osobu. Pri prípadnom vlámaní, resp. krádeži je potrebné spracovať vyhotovenie aj pre orgány činné v trestnom konaní. Pri vyhotovovaní inventúrnych súpisov je potrebné dodržiavať tieto zásady:
  • Inventúrne súpisy sa vyhotovujú samostatne podľa pracovníkov zodpovedných za majetok a podľa miest, kde sa nachádzajú (napr. podľa jednotlivých skladov). Ak sa v objekte, kde sa uskutočňuje inventarizácia, nachádza aj majetok, ktorý nie je vo vlastníctve ÚJ (napr. majetok vypožičaný, prenajatý, predaný, ale ešte neprevzatý a pod.), zaznamená sa tento majetok do osobitných inventúrnych súpisov podľa jednotlivých vlastníkov tak, aby pri zúčtovaní inventarizácie bol správne zahrnutý do účtovníctva. Následne sa uskutoční rekapitulácia za ÚJ ako celok na samostatnom inventúrnom súpise.
  • Inventúrne súpisy sa usporiadavajú tak, aby sa dal v nich zachytený majetok ľahko porovnať so stavmi v účtovníctve alebo v operatívnej evidencii. Zistené skutočné stavy majetku a záväzkov uvedené v inventúrnych súpisoch je potrebné zúčtovať v takom členení, ktoré je totožné s účtovým rozvrhom použitých analytických a syntetických účtov ÚJ.
  • Inventúrne súpisy sa vyhotovujú súčasne pri vykonávaní inventúr alebo bezprostredne po ich ukončení.
  • Je nevyhnutné zabezpečiť preukaznosť inventúrnych súpisov ich vecnou a formálnou úplnosťou v zmysle zákona o účtovníctve a tejto smernice. Zápisy musia byť vykonávané zrozumiteľne, prehľadne a spôsobom zaručujúcim ich trvanlivosť, t. j. tak, aby sa zabránilo neoprávneným zmenám a úpravám zápisov. Opravy v inventúrnych súpisoch sa môžu vykonávať iba v súlade s § 34 zákona o účtovníctve, t. j. opravu zápisov v inventúrnych súpisoch je nutné vykonať tak, aby bolo možné určiť osobu, ktorá opravu vykonala (uviesť meno, priezvisko a podpis), dátum vykonania opravy a z vykonanej opravy musí byť možné zistiť obsah pôvodného zápisu. Ak sa oprava týka skutočných stavov majetku, opravu musia podpísať členovia inventarizačnej komisie a hmotne zodpovední pracovníci, ktorí vykonávali fyzický súpis. Aby sa predišlo dodatočnému spochybňovaniu, opravy musia byť písomne zdôvodnené. Opravy cien a výpočtov podpíše pracovník, ktorý opravy vykonal. Tieto chybné zápisy sa opravujú tak, že chybné číslo sa prečiarkne a vedľa sa napíše správne číslo, pričom k tomu pripojí svoje meno, priezvisko a podpis pracovník, ktorý údaj opravil.
  • V spoločnosti ABC, s. r. o. sa používajú inventúrne súpisy podľa vzorov uvedených v prílohe č. 5 až 10. Pre ostatné druhy majetku a záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov neuvedené v týchto prílohách sa vyhotovia individuálne inventúrne súpisy s podmienkou, aby obsahovali náležitosti § 30 ods. 2 zákona o účtovníctve.

5. Inventarizačné zápisy

• Po vykonaní inventarizácie sú členovia inventarizačnej komisie povinní vyhotoviť inventarizačný zápis o priebehu a výsledku inventúry – ako určitú súhrnnú správu pre potreby uskutočnenia ďalších potrebných úkonov nadväzujúcich na výsledky inventarizácie. Inventarizačný zápis (datovaný a podpísaný členmi inventarizačnej komisie) musí popri náležitostiach vyplývajúcich z § 30 ods. 3 zákona o účtovníctve obsahovať tieto údaje:
  • označenie druhu uskutočňovanej inventarizácie (riadna, resp. mimoriadna s uvedením dôvodu vykonania),
  • označenie vnútropodnikového dokumentu, na základe ktorého sa inventarizácia vykonala,
  • špecifikáciu inventarizovaného majetku, jeho umiestnenie a mená zodpovedných pracovníkov,
  • dátum začatia a ukončenia inventúry,
  • mená členov inventarizačnej komisie a mená ďalších osôb zúčastnených pri inventarizácii,
  • prehľad vyhotovených inventúrnych súpisov určených na vyúčtovanie inventarizačných rozdielov,
  • prehľad zistených inventarizačných rozdielov a príčiny ich vzniku,
  • návrh na vysporiadanie inventarizačných rozdielov,
  • návrhy na riešenie zisteného stavu v prípadoch dubiózneho majetku, poškodených alebo inak znehodnotených zásob, pohľadávok a záväzkov či ďalších zistených nedostatkov (napr. v ochrane majetku, spôsobe skladovania a pod.),
  • prehľad výsledkov vyplývajúcich z posúdenia reálnosti ocenenia majetku a záväzkov.
• K inventarizačnému zápisu je potrebné priložiť všetky doklady súvisiace s inventúrami – predovšetkým očíslované a usporiadané inventúrne súpisy, prehlásenia zodpovedných pracovníkov o tom, že všetky doklady týkajúce sa spravovaného majetku boli odovzdané na zaúčtovanie, prehlásenie o nezatajení majetku pred inventarizáciou, prehľad o prírastkoch a úbytkoch ovplyvňujúcich zistené stavy majetku a pod.

C. Záverečné ustanovenia

1. Záväznosť: Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti ABC, s. r. o.
2. Platnosť a účinnosť: Smernica nadobúda účinnosť dňom vydania.
3. Zodpovednosť za kontrolu: Kontrolou dodržiavania smernice je poverený ekonomický riaditeľ.
4. Sankcie: Nedodržiavanie tejto smernice sa klasifikuje ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami podľa Pracovného poriadku.

Prílohy:

Príloha č. 1:

Prehľad inventarizovaného majetku a záväzkov

Príloha č. 2:

Časový harmonogram riadnej inventarizácie k 31. 12. bežného roka

Inventúra všetkých druhov majetku a záväzkov musí byť uskutočnená podľa príkazu generálneho riaditeľa spoločnosti v období od 1. decembra bežného roka do 25. januára nasledujúceho roka.