Blíži sa záver kalendárneho roka a pre účtovné jednotky, ktoré majú účtovné obdobie kalendárny rok, aj termín zostavovania účtovnej závierky za rok 2018. Aj keď na zostavenie samotnej účtovnej závierky je ešte dostatok času, cieľom nášho príspevku je v predstihu upozorniť na niektoré chyby, ktorých sa účtovné jednotky pri zostavovaní účtovnej závierky dopúšťajú, resp. na niektoré účtovné prípady, ktoré sa účtujú najmä v závere účtovného obdobia, zabúdajú.
Povinnosť uvádzať informácie v účtovnej závierke
Podľa ustanovenia § 17 ods. 8 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“), účtovná jednotka je povinná uvádzať v účtovnej závierke informácie podľa stavu ku dňu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje. To platí obdobne aj pre všetky účtovné zápisy, ktoré sa uskutočňujú iba ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, ak tento zákon ďalej neustanovuje inak. Účtovná jednotka pritom zohľadňuje aj informácie týkajúce sa stavu ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka a ktoré účtovná jednotka získala do dňa zostavenia účtovnej závierky (je to obdobie počas zostavovania účtovnej závierky), pričom deň zostavenia účtovnej závierky si určí účtovná jednotka sama (deň fyzického zostavenia účtovnej závierky).
Nevyfakturované dodávky ku koncu účtovného obdobia
Pomerne častou chybou, ktorej sa účtovné jednotky v praxi dopúšťajú je nezaúčtovanie všetkých účtovných prípadov do účtovného obdobia, s ktorým časovo a vecne súvisia, čím sú potom neuvedené všetky informácie v účtovnej závierke, ktoré súvisia s daným účtovným obdobím. Ide o nevyfakturované dodávky ako také, najmä však o nevyfakturované dodávky elektrickej energie, plynu, dobropisy, zľavy z ceny a pod. Týmto účtovným prípadom sa budeme venovať v našom príspevku.
Účtovná jednotka, podnikateľská právnická osoba, napr. s. r. o., a. s., je povinná pri vedení účtovníctva aplikovať ustanovenia zákona o účtovníctve a účtovné prípady – skutočnosti, ktoré sú predmetom účtovníctva, účtovať podľa opatrenia MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v z. n. p. (ďalej len „Postupy účtovania v PÚ“).
Podľa § 3 ods. 1 zákona o účtovníctve, účtovná jednotka účtuje a vykazuje účtovné prípady v období, s ktorým časovo a vecne súvisia. Ak túto zásadu nemožno dodržať, účtovná jednotka ich zaúčtuje a vykáže v období, keď sa tieto skutočnosti zistili. Podľa § 3 ods. 2 zákona o účtovníctve účtovanie účtovných prípadov v účtovných knihách vykoná účtovná jednotka iba na základe účtovných dokladov.
Účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať náležitosti podľa § 10 zákona o účtovníctve. Povinným údajom na účtovnom doklade je aj dátum vyhotovenia účtovného dokladu a dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia účtovného dokladu.
Povinnosť zaúčtovať účtovné prípady v účtovnej jednotke v účtovných knihách je ku dňu ich uskutočnenia.
Dátum uskutočnenia účtovného prípadu je ustanovený v § 2 Postupov účtovania v PÚ: „Dňom uskutočnenia účtovného prípadu je deň splnenia dodávky, platby záväzku, inkasa pohľadávky, započítania pohľadávky, postúpenia pohľadávky, prevzatia dlhu, poskytnutia a prijatia preddavku, úhrady úveru alebo pôžičky, zistenia manka na majetku a záväzkoch, schodku, prebytku majetku, škody na majetku, vkladu do obchodnej spoločnosti a družstva, pohybu majetku vo vnútri účtovnej jednotky a deň zistenia ďalších skutočností vyplývajúcich z osobitných predpisov alebo vnútorných podmienok účtovnej jednotky, ktoré sú predmetom účtovníctva a ktoré v účtovnej jednotke nastali a účtovná jednotka má k dispozícií podklady, ktoré dokumentujú tieto skutočnosti“.
Z uvedeného možno odvodiť, že dňom splnenia dodávky za elektrickú energiu dodanú v roku 2018 je účtovné obdobie roka 2018 (ak účtovným obdobím je kalendárny rok) na základe vystavenej vyúčtovacej faktúry za rok 2018, a to aj napriek tomu, že vyúčtovacia faktúra bola vyhotovená v nasledujúcom účtovnom období, napr. dňa 13. 1. 2019. Ide o účtovný prípad – zaúčtovanie nákladov do účtovného obdobia kalendárneho roka 2018.
Inak povedané náklady vyúčtované na základe faktúry od dodávateľa za elektrickú energiu, ktoré boli účtovnej jednotke dodané za účtovné obdobie kalendárneho roka 2018 (dodané a odobraté účtovnou jednotkou do 31. 12. 2018) patria do nákladov účtovného obdobia kalendárneho roka 2018.
Podľa § 64 ods. 2 Postupov účtovania v PÚ, na účte 502 – Spotreba energie sa účtujú náklady, napríklad na elektrickú energiu, plyn, vodu, paru (t. j. účtovanie vzniku nákladov do účtovného obdobia, s ktorým časovo a vecne súvisia). Spotreba energie sa účtuje do nákladov na ťarchu účtu 502 v sumách vyúčtovaných dodávateľom za odber energie, a to stále platby za odberné miesto (t. j. opakované platby dohodnuté v zmluve alebo podľa splátkového kalendára) a taktiež aj náklady na základe vyúčtovacej faktúry za účtovné obdobie (nedoplatok na ťarchu účtu 502 – strana Má dať; ak by išlo o preplatok, zaúčtuje sa v prospech účtu 502 – strana Dal, alebo mínusom na strane Má dať účtu 502).
Pri účtovaní faktúr (účtovných dokladov) za dodávky, ak sa vecne týkajú účtovného obdobia kalendárneho roka 2018, t. j. dodávky boli splnené do 31. 12. 2018, účtovná jednotka postupuje tak, že v roku 2019 by si mala v internej smernici stanoviť deň, napr. 25. 1. 2019, do ktorého bude prijímať účtovné doklady – napr. dodávateľské faktúry ešte s číselným radom roka 2018 a ktoré bude účtovať na príslušných účtoch záväzkoch, s ktorými účtovný prípad súvisí, napr. na účet 321, 325, 379 atď. Dátum okolo 25. 1. nasledujúceho účtovného obdobia si stanovujú zvyčajne účtovné jednotky, ktoré sú platiteľmi dane z pridanej hodnoty (DPH). Účtovné jednotky, neplatitelia DPH, si môžu tento deň stanoviť aj na neskorší dátum, napr. 25. 2. 2019, prípadne až do dňa fyzického zostavenia účtovnej závierky. Určenie tohto dňa účtovné predpisy neustanovujú, avšak odporúčame tak urobiť z dôvodu prehľadnosti účtovania niektorých účtovných prípadov súvisiacich so záverom účtovného obdobia. Iné účtovné jednotky, napr. so zahraničnou majetkovou účasťou, musia mať účtovnú závierku zostavenú už dňa 31. 12. daného účtovného obdobia, takže všetky závierkové, prípadne uzávierkové účtovné operácie musia vykonať do tohto dátumu.
Dodávka splnená, doklad do konca účtovného obdobia nedoručený
Ak účtovné doklady preukazujúce účtovné prípady za dodávky splnené do 31. 12. 2018 neboli účtovnej jednotke doruč