V zmysle ust. § 17 ods. 1 písm. a) opatrenia č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva (ďalej len „Postupy účtovania v PÚ“) zásoby patria medzi krátkodobý majetok. Krátkodobý majetok je majetok, ktorého doba použiteľnosti, dohodnutá doba splatnosti alebo vyrovnania iným spôsobom pri vzniku účtovného prípadu je najviac jeden rok. Neznamená to však, že obstarané zásoby nemôžu byť evidované na sklade dlhšie ako jeden rok. V týchto prípadoch sa uplatní § 12 ods. 3 Postupov účtovania v PÚ, v zmysle ktorého platí, že ak pri konkrétnom druhu tovaru nie je možné ich členenie z časového hľadiska na dlhodobý a krátkodobý majetok, rozhodujúce pre členenie majetku je zámer účtovnej jednotky s akým sa majetok obstaral. Základné členenie zásob je podľa spôsobu ich nadobudnutia na zásoby nakupované a zásoby vlastnej výroby.
Nakupované zásoby sa v súlade s § 17 ods. 3 a 9 Postupov účtovania v PÚ členia na:
- materiál, ktorý sa nakupuje predovšetkým za účelom jeho spotreby v účtovnej jednotke, ako materiál sa účtujú:
- suroviny, t. j. hmoty, ktoré pri výrobnom procese prechádzajú úplne alebo čiastočne do výrobku a tvoria jeho podstatu, napr. pri výrobe nábytku drevo, v stavebníctve stavebné materiály a pod.,
- pomocné látky, t. j. hmoty, ktoré prechádzajú priamo do výrobku ale netvoria jeho podstatu, napr. materiály na povrchové úpravy výrobkov, laky, lepidlá, kovania a pod.,
- prevádzkové látky, t. j. hmoty, ktoré sú potrebné na prevádzku účtovnej jednotky ako celku, napr. mazadlá, palivá, čistiace prostriedky,
- náhradné dielce, t. j. predmety určené na uvedenie hmotného majetku do pôvodného stavu alebo prevádzkyschopného stavu,
- obaly, t. j. predmety, ktoré slúžia na ochranu a dopravu nakúpeného materiálu, tovaru a vlastných výrobkov alebo nevratné obaly, ktoré sa dodávajú zákazníkovi alebo odovzdávajú vo vnútri účtovnej jednotky spolu s dodaným obsahom,
- hmotný hnuteľný majetok, ktorého doba použiteľnosti je dlhšia ako jeden rok a vstupná cena rovná alebo nižšia ako 1 700 € a nebol zaradený do dlhodobého hmotného majetku,
- tovar, ktorý je nakupovaný za účelom predaja, pričom sa zachová v nezmenenej podobe, nepoužíva sa, neprenajíma a nevykonáva sa na ňom technické zhodnotenie.
- Ako zásoby vlastnej výroby sa v súlade s § 17 ods. 5 až 8 Postupov účtovania v PÚ účtujú:
- nedokončená výroba, t. j. produkty, ktoré už prešli jednou alebo niekoľkými výrobnými operáciami, nie sú už materiálom ale ešte ani hotovým výrobkom, medzi nedokončenú výrobu patria aj nedokončené výkony iných činností, pri ktorých nevznikajú hmotné produkty, napr. služby architektov,
- polotovary vlastnej výroby, t. j. oddelene evidované produkty, ktoré ešte neprešli všetkými výrobnými stupňami a dokončia sa alebo skompletizujú do výrobkov v ďalšom výrobnom procese,
- výrobky, t. j. predmety vlastnej výroby určené na predaj mimo účtovnej jednotky alebo na spotrebu vo vnútri účtovnej jednotky,
- zvieratá – mladé chovné zvieratá, zvieratá vo výkrme, ryby, kožušinové zvieratá, včelstvá, kŕdle sliepok, kačíc, moriek, perličiek a husí na výkrm a psy.
O zásobách sa účtuje v účtovej triede 1 – Zásoby. Účtovanie obstarania a úbytku zásob sa v súlade s § 43 Postupov účtovania v PÚ vykonáva spôsobom A alebo spôsobom B. Účtovanie zásob podľa spôsobu A môžu použiť všetky účtovné jednotky, pre ktoré platia Postupy účtovania v PÚ. Účtovanie zásob podľa spôsobu B môžu použiť len účtovné jednotky, na ktoré sa nevzťahuje povinnosť auditu podľa § 19 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“). V účtovnej jednotke, v ktorej sa zásoby účtujú podľa spôsobu B a ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka sú splnené aspoň dve z podmienok na povinnosť overenia závierky auditom, uvedených v § 19 ods. 1 písm. a) prvom až treťom bode, sa od nasledujúceho účtovného obdobia účtujú zásoby podľa spôsobu A.
Nakupované zásoby účtované spôsobom A
V priebehu účtovného obdobia sa všetky zložky obstarávacej ceny nakupovaných zásob účtujú na ťarchu účtu:
- 111 – Obstaranie materiálu alebo
- 131 – Obstaranie tovaru
so súvzťažným zápisom na príslušných účtoch zúčtovacích vzťahov (najčastejšie v prospech účtu 321 – Dodávatelia) alebo na finančných účtoch. Ak je účtovná jednotka platiteľom dane z pridanej hodnoty a obstarala zásoby vrátane tejto dane, je potrebné účtovať nárok na odpočet DPH na účte 343 – Daň z pridanej hodnoty.
Vnútroorganizačné služby, ktoré súvisia s prepravou dodávok zásob a vlastné náklady na spracovanie materiálu a tovaru sa aktivujú na ťarchu príslušných účtov zásob so súvzťažným zápisom v prospech účtov účtovej skupiny 62 – Aktivácia:
- 621 – Aktivácia materiálu a tovaru, ak boli vytvorené vo vlastnej réžii vo výške vlastných nákladov,
- 622 – Aktivácia vnútroorganizačných služieb, ak ide o vedľajšie náklady obstarania.
Prevzatie materiálu a tovaru na sklad sa účtuje v obstarávacích cenách (pri zásobách vlastnej výroby vo vlastných nákladoch) na ťarchu účtu:
- 112 – Materiál na sklade alebo
- 132 – Tovar na sklade a v predajniach
a v prospech účtu 111 – Obstaranie materiálu alebo 131 – Obstaranie tovaru.
Pri účtovaní zásob spôsobom A Postupy účtovania v PÚ dovoľujú nakupované zásoby účtovať aj priamo na účtoch 112 a 132 bez použitia účtov obstarania zásob (§ 43 ods. 8).
Spotreba materiálu a predaj tovaru sa účtuje na ťarchu:
- príslušných účtov účtovej skupiny 50 – Spotrebované nákupy
- a pri predaji na ťarchu účtu 542 – Predaný materiál
so súvzťažným zápisom na príslušnom účte zásob.
Pri účtovaní zásob spôsobom A Postupy účtovania v PÚ dovoľujú stanoviť vo vnútornom predpisy druhy materiálu, ktoré budú účtované priamo do spotreby bez zaúčtovania na sklad (§ 43 ods. 14).
Inventarizačné rozdiely materiálu a tovaru sa účtujú:
- na ťarchu