V praxi sa stáva, že dodané zásoby nie sú v požadovanej kvalite, objednanom množstve, sú poškodené, nefunkčné alebo majú iné nedostatky a účtovná jednotka ich musí reklamovať. Pod reklamáciou rozumieme písomné oznámenie dodávateľovi, že dodané zásoby nie sú v súlade so zmluvne dohodnutými podmienkami. Pri reklamácií treba vychádzať z dohodnutých všeobecných alebo reklamačných podmienok stanovených dodávateľom v tzv. reklamačnom poriadku, čo znemená dodržať termín a spôsob reklamácie. Reklamáciu u dodávateľa uplatňuje odberateľ. Ak v dodávke zistí nekvalitný, poškodený, nefunkčný alebo inak nevyhovujúci alebo vôbec nedodaný tovar alebo výrobok, vystaví tzv. reklamačný list, v ktorom uvedie dôvod a rozsah reklamácie, pričom od dodávateľa môže požadovať opravu alebo dodanie bezchybného tovaru, zľavy alebo zrážky z ceny dodávky, prípadne môže od zmluvy odstúpiť. Dodávateľ reklamáciu posudzuje v súlade s platnými právnymi predpismi, reklamačným poriadkom a vlastnými možnosťami vybavenia reklamácie. Na uznanú reklamáciu, prípadne na zľavu z ceny vystavuje tzv. dobropis.
Opatrenie č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v z. n. p. (ďalej len „Postupy účtovania v PÚ“) účtovanie reklamácií osobitne neupravujú, stanovujú však účty, na ktorých sa o reklamáciách účtuje. Z pohľadu odberateľa sa reklamácie voči dodávateľom účtujú v súlade s § 49 ods. 5 na účte 315 – Ostatné pohľadávky, na ktorom sa účtujú aj nároky na záručný paušál pri prevzatí záväzkov za záručné opravy. Z pohľadu dodávateľa sa reklamácie voči odberateľovi účtujú v súlade s § 50 ods. 5 na účte 325 – Ostatné záväzky, na ktorom sa účtujú aj záväzky voči obchodnému partnerovi, ktorý preberá záručné záväzky za predané výkony. V praxi sa pri účtovaní reklamácií často zohľadňuje skutočnosť, či faktúra za dodávku bola alebo nebola pred uplatnením reklamácie zaplatená, aj keď to Postupy účtovania v PÚ neustanovujú a odberateľ pred zaplatením faktúry uplatnenú reklamáciu účtuje ako zníženie záväzku voči dodávateľovi na ťarchu účtu 321 – Dodávatelia a dodávateľ pred prijatím úhrady reklamáciu účtuje ako zníženie pohľadávky voči odberateľovi v prospech účtu 311 – Odberatelia.
Spôsob účtovania reklamácií závisí od toho, čo je premetom reklamácie, či odberateľ dodávateľovi reklamovaný tovar fyzický vráti alebo nevráti, či reklamované zásoby sú opraviteľné (opravy budú predmetom ďalšieho článku), ako a kedy sa reklamácia vybaví. Pre uplatňovanie, vybavovanie a účtovanie reklamácií sa nedajú stanoviť jednoznačné pravidlá, kritéria a postupy, preto je potrebné každý prípad posudzovať individuálne a vychádzať z príslušných predpisov a zo zmlúv uzatvorených v rámci dodávateľsko-odberateľských vzťahov.
Ak sa v rámci reklamácie celá dodávka vráti, alebo ak uznaná reklamácia má vplyv na zníženie ceny z titulu nižšej kvality, dodávateľ, ktorý je platiteľom DPH postupuje podľa § 25 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v z. n. p. a vystavuje faktúru na opravu základu dane (dobropis). Dobropis má vplyv:
- u dodávateľa na zníženie tržieb,
- u odberateľa na zníženie ceny nakúpených zásob, t. j. premieta sa do obstarávacej ceny zásob.
Ak je výsledkom reklamačného konania vystavenie dobropisu na celú dodávku za podmienky fyzického vrátenia celej dodávky, odberateľ účtuje vyskladnenie ako pohľadávku z reklamácie na ťarchu účtu 315 – Ostatné pohľadávky (alebo ako zníženie záväzku na ťarchu účtu 321 – Dodávatelia) a v prospech účtu zásob pri účtovaní zásob spôsobom A alebo v prospech účtu nákladov pri účtovaní zásob spôsobom B. Dodávateľ účtuje o vystavenom dobropise podľa rovnakých pravidiel ako odberateľ, t. j. účtuje o záväzku z reklamácie v prospech účtu 325 – Ostatné záväzky (alebo o znížení pohľadávky v prospech účtu 311 – Odberatelia) a na ťarchu účtu výnosov. Ak odberateľ dodávku, resp. časť dodávky vráti, dodávateľ zároveň musí účtovať aj o prevzatí reklamovaných zásob, pri účtovaní zásob spôsobom A na samostatnom analytickom účte k účtu zásob a pri spôsobe B účtovania zásob v skladovej evidencii zásob tak, aby kedykoľvek bolo možné zistiť a preukázať stav zásob v účtovnej jednotke.
Ak výsledkom reklamačného konania je vystavenie dobropisu na určitú finančnú sumu bez fyzického vrátenia dodávky, znamená to zníženie jednotkovej ceny nakúpených zásob. Pri skladovaných zásobách sa toto zníženie premietne do skladovej ceny priamo alebo prostredníctvom účtovania cenovej odchýlky. Pri zásobách, ktoré už boli spotrebované sa zníženie premietne do nákladov, do nedokončenej výroby prípadne do hotových výrobkov.
Ak výsledkom reklamačného konania je výmena chybných zásob za bezchybné, účtovanie nemá vplyv na náklady alebo výnosy ani u dodávateľa ani u odberateľa a prejaví sa len účtovaním na účtoch zásob alebo v skladovej evidencií zásob. Výsledok hospodárenia však ovplyvní u dodávateľa rozhodnutie ako sa s chybnými zásobami vysporiada (napr. náklady na opravu, škoda pri neopraviteľných zásobách).
Reklamácia tovaru dodaného v bežnom účtovnom období:
| Účtovný prípad – spôsob A účtovania zásob | Dodávateľ | Odberateľ | ||
|---|---|---|---|---|
| MD | D | MD | D | |
| Dodávka tovaru: | ||||
|
311 | 321 | ||
|
604 | 132 | ||
|
343 | 343 | ||
| Uznaná reklamácia (dobropis): | ||||
|
311, 325 | 315, 321 | ||