Podľa ustanovenia § 8 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) je účtovná jednotka povinná viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov.
Účtovníctvo účtovnej jednotky je:
- Správne, ak účtovná jednotka vedie účtovníctvo podľa zákona o účtovníctve a ostatných osobitných predpisov;
- Úplné, ak účtovná jednotka:
- zaúčtovala v účtovnom období v účtovných knihách všetky účtovné prípady podľa ustanovenia § 3 zákona o účtovníctve,
- za toto účtovné obdobie zostavila individuálnu účtovnú závierku,
- konsolidovanú účtovnú závierku, ak ju má povinnosť zostaviť,
- vyhotovila výročnú správu podľa § 20 zákona o účtovníctve, prípadne konsolidovanú výročnú správu,
- zverejnila údaje podľa § 23d zákona o účtovníctve,
- uložila dokumenty podľa § 23a zákona o účtovníctve
- a má o týchto skutočnostiach všetky účtovné záznamy.
- Preukázateľné, ak všetky účtovné záznamy sú preukázateľné (§ 32 zákona o účtovníctve) a účtovná jednotka vykonala inventarizáciu.
- Zrozumiteľné, ak umožňuje podľa ustanovenia § 4 ods. 8 zákona o účtovníctve jednotlivo aj v súvislostiach spoľahlivo a jednoznačne určiť obsah účtovných prípadov v nadväznosti na použité účtovné zásady a účtovné metódy (§ 4 ods. 2 zákona o účtovníctve) a obsah účtovných záznamov v nadväznosti na použité formy účtovných záznamov (§ 31 ods. 2 zákona o účtovníctve).
- Vedené spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov, ak účtovná jednotka je schopná zabezpečiť trvalosť po celú dobu spracovania a úschovy podľa § 31 až § 36 zákona o účtovníctve.
Pri vedení účtovníctva môže dôjsť k väčším či menším chybám, napríklad:
- nezaúčtovanie účtovného prípadu (prijatej faktúry, príp. iného dokladu) – v zmysle vyššie uvedených zásad vedenia účtovníctva sa touto chybou účtovníctvo účtovnej jednotky stáva neúplným,
- zaúčtovanie jedného účtovného prípadu viackrát (duplicita), prípadne zaúčtovanie chybnej čiastky („preklep“) – takouto chybou sa zaúčtované účtovné prípady stávajú nepreukázateľnými, čo vedie k tomu, že účtovníctvo účtovnej jednotky je nepreukázateľné,
- zaúčtovanie účtovného prípadu do nesprávneho účtovného obdobia (chybný dátum) – týmto nebola dodržaná zásada účtovania účtovného prípadu do obdobia, s ktorým účtovný prípad vecne a ča