Účtovanie miezd v podvojnom účtovníctve

Mzdy

Mzda je podľa § 118 ods. 2 Zákonníka práce peňažné plnenie alebo plnenie nepeňažnej hodnoty (naturálna mzda), ktoré poskytuje zamestnávateľ zamestnancovi za prácu. Ako mzda sa posudzuje aj plnenie, ktoré poskytuje zamestnávateľ zamestnancovi za prácu pri príležitosti jeho pracovného výročia alebo životného výročia, ak sa neposkytuje zo zisku po zdanení alebo zo sociálneho fondu. Za mzdu sa nepovažuje plnenie poskytované v súvislosti so zamestnaním podľa iných ustanovení Zákonníka práce alebo podľa osobitných predpisov, ako sú náhrada mzdy, odstupné, odchodné, cestovné náhrady, príspevok zo sociálneho fondu, daňový bonus, výnosy z kapitálových podielov alebo obligácií, náhrada príjmu pri dočasnej práceneschopnosti zamestnanca a náhrada za pracovnú pohotovosť. Za mzdu sa nepovažuje ani ďalšie plnenie poskytované zamestnancovi zo zisku po zdanení.

Účtovanie miezd v podvojnom účtovníctve

Jednou z povinností, ktorú podnikateľom ukladá zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v z. n. p. a zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) je povinnosť viesť účtovníctvo. Účtovníctvo podnikateľa zisťuje a zachytáva celý priebeh jednotlivých hospodárskych činnosti a ich ekonomické výsledky. Mzdy sa zaúčtujú na základe vyúčtovania nárokov zamestnancov s vyúčtovaním záväzkov z titulu dane z príjmov fyzických osôb, sociálneho poistenia a zdravotného poistenia. Výpočet miezd, výšky odvodov do zdravotnej poisťovne a do Sociál­nej poisťovne a výpočet dane z príjmov zo závislej činnosti je rovnaký u podnikateľov – fyzických osôb, ktorí účtujú v sústave jednoduchého účtovníctva (JÚ) ako u podnikateľov – právnických osôb, ktorí účtujú v sústave podvojného účtovníctva (PÚ). Rozdiel je v spôsobe účtovania.

Právna úprava účtovania miezd v podvojnom účtovníctve

Právne normy, ktoré upravujú účtovanie miezd v podvojnom účtovníctve:

• zákon čo účtovníctve,
• opatrenie MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovnej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v z. n. p. (ďalej len „Postupy účtovania v PÚ“).

Podklady pre správne zaúčtovanie miezd

Podkladom pre správne zaúčtovanie miezd sú tieto doklady mzdového účtovníctva:

• Mzdové listy, ktoré je zamestnávateľ povinný viesť podľa ustanovenia § 39 ods. 1 ZDP.
• Evidenciu (zoznam) podľa § 39 ods. 4 ZDP, ktorú má podnikateľ – zamestnávateľ povinnosť viesť vtedy, ak nevedie pre zamestnancov, ktorí poberajú len nepeňažné príjmy, mzdové listy,
• Výplatné listiny a rekapituláciu miezd za daný mesiac, ktoré má zamestnávateľ povinnosť viesť podľa § 39 ods. 1 ZDP. Rekapitulácia miezd je z účtovného hľadiska najdôležitejší doklad a musí obsahovať všetky potrebné údaje na zaúčtovanie predpisu miezd a s nimi súvisiacich náležitosti.
• Mesačné výkazy platiteľa poistného (podnikateľa – zamestnávateľa) do príslušných zdravotných poisťovní, pričom do každej poisťovne sa podáva výkaz osobitne (každá zdravotná poisťovňa má svoje tlačivo).
• Mesačný výkaz platiteľa poistného do Sociálnej poisťovne.
• Výdavkové pokladničné doklady o vyplatených preddavkoch a vyúčtovaniach miezd, ktoré preukazujú vyplatenie preddavkov (záloh) a vyúčtovanie miezd (výplat) zamestnancom v hotovosti.
• Bankové výpisy o ­výplate preddavkov a vyúčtovania miezd, ktoré preukazujú vyplatenie preddavkov a vyúčtovanie miezd zamestnancom na bankový účet.
• Bankové výpisy o vykonaných odvodoch do ­príslušných zdravotných a Sociálnej poisťovne.
• Bankový výpis o vykonanej úhrade preddavkov na daň zo závislej činnosti na príslušný daňový úrad.
• Bankový výpis o vykonaných ostatných zrážkach u zamestnanca, napríklad úhrada exekučnej zrážky, úhrada poistného a podobne.

Doklady o vyplatených mzdách

Podnikateľ, ktorý vypláca zamestnancom mzdy, má povinnosť zdokladovať vyplatenie miezd zamestnancom. Preto odporúčam podnikateľom, aby vyplatenie miezd doložili:

• Ak podnikateľ vypláca zamestnancovi mzdu v hotovosti, výdavkovým pokladničným dokladom. Zamestnanec by mal podpísať výdavkový pokladničný doklad, na ktorom svojim podpisom potvrdí, že mzdu skutočne prevzal.
• Ak podnikateľ poukazuje mzdu alebo jej časť na osobný bankový účet zamestnanca, odporúčam aby zamestnávateľ priložil k mzdovej evidencii žiadosť zamestnanca alebo dohodu medzi zamestnávateľom a zamestnancom o vyplácaní mzdy na osobný bankový účet, s uvedením čísla účtu a názvu banky, na ktorý sa bude mzda odvádzať.
• Zamestnanci, ktorí dostali mzdu alebo jej časť na bankový účet, by mali podpísať zamestnávateľovi doklad o prevzatí mzdy na svojom bankovom účte.
• Zamestnanci by mali podnikateľovi podpísať aj prevzatie výplatnej pásky.

Účty, na ktorých sa mzdy účtujú

Pri účtovaní miezd v sústave PÚ je nutné postupovať nielen podľa ustanovení zákona o účtovníctve ale hlavne podľa Postupov účtovania v PÚ.

Podľa ustanovenia § 51 Postupov účtovania v PÚ sa zúčtovanie so zamestnancami a orgánmi so­ciálneho poistenia a zdravotného poistenia účtuje na účtoch:

• 331 – Zamestnanci,
• 333 – Ostatné záväzky voči zamestnancom,
• 335 – Pohľadávky voči zamestnancom,
• 336 – Zúčtovanie s orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia.

Pri účtovaní daní sa postupuje podľa § 52 Postupov účtovania v JÚ. V súvislosti so mzdami sa účtuje o dani zo závislej činnosti. Ide o účet:

• účet 342 – Ostatné priame dane.

V účtovej skupine 52 – ­Osobné náklady, sa podľa § 66 Postupov účtovania v PÚ účtujú mzdové, osobné a sociálne náklady, na týchto účtoch:

• 521 – Mzdové náklady,
• 522 – Príjmy spoločníkov a členov zo závislej činnosti,
• 523 – Odmeny členov orgánov spoločnosti a družstva,
• 524 – Zákonné sociálne poistenie,
• 525 – Ostatné sociálne poistenie,
• 527 – Zákonné sociálne náklady
• 528 – Ostatné sociálne náklady.

Účet 331 – Zamestnanci

Podľa § 51 ods. 1 Postupov účtovania v PÚ sa na účte 331 – Zamestnanci účtujú záväzky z pracovnoprávnych vzťahov vrátane sociálneho poistenia voči zamestnancom alebo iným fyzickým osobám a ich zúčtovanie, okrem záväzkov voči spoločníkom a členom družstiev zo závislej činnosti. T. z., že na účte sa účtuje hrubá mzda a ďalšie plnenia zamestnávateľa v zmysle pracovnoprávnych a mzdových predpisov a ich zníženie o preddavky na zdravotné poistenie platené zamestnancom, o poistné na sociálne poistenie platené zamestnancom, o zrazené preddavky na daň zo závislej činnosti a zrážkovú daň a o zrážky zo mzdy. Analytická evidencia sa vedie podľa jednotlivých zamestnancov na mzdových listoch.

Účet 333 – Ostatné záväzky voči zamestnancom

Podľa § 51 ods. 2 Postupov účtovania v PÚ na účte sa účtujú rôzne ostatné záväzky voči zamestnancom. Sú to záväzky, ktoré nie sú poskytované podľa pracovnoprávnych a mzdových predpisov, nie sú súčasťou hrubej mzdy a zamestnávateľ ich často poskytuje spolu so mzdou. Ide napríklad o účtovanie cestovných náhrad, náhrad na strate zárobku, bolestného, poskytnutie štipendia a podobne.

Účet 335 – Pohľadávky voči zamestnancom

Podľa § 51 ods. 3 Postupov účtovania v PÚ na účte účtujú pohľadávky zamestnávateľa ­voči zamestnancom, napríklad poskytnuté preddavky na pracovné cesty, poskytnuté preddavky na drobný nákup, náhrady za súkromné telefonické hovory, zosobnené pokuty, náhrady škody a podobne. Z účtovného hľadiska ide o zrážky zo mzdy v prospech iných fyzických alebo právnických osôb s účtovaním:

• na účte 379 – Iné záväzky ale