Účtovanie cestovných náhrad v podvojnom a jednoduchom účtovníctve

V príspevku uvádzame účtovanie cestovných náhrad v sústave:

• podvojného účtovníctva v súlade s opatrením MF SR č. 23054/2002–92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v z. n. p. (ďalej len „Postupy účtovania v PÚ“);
• jednoduchého účtovníctva v súlade s opatrením MF SR č. MF/27076/ 2007–74, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek účtovnej závierky pre účtovné jednotky účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov v z. n. p. (ďalej len „Postupy účtovania v JÚ“).

Z pohľadu účtovania pracovných ciest a cestovných náhrad je rozhodujúce:

1. stanovenie dňa uskutočnenia účtovného prípadu,
2. prepočet cestovných náhrad a preddavkov na cestovné náhrady v cudzej mene.

Stanovenie dňa uskutočnenia účtovného prípadu

Dňom uskutočnenia účtovného prípadu podľa § 2 ods. 1 Postupov účtovania v PÚ a Postupov účtovania v JÚ je deň splnenia dodávky, platby záväzku, inkasa pohľadávky, započítania pohľadávky, postúpenia pohľadávky, prevzatia dlhu, poskytnutia a prijatia preddavku, úhrady úveru alebo pôžičky poskytnutím nového úveru alebo pôžičky, zistenia manka na majetku a záväzkoch, schodku, prebytku majetku, škody na majetku, vkladu do obchodnej spoločnosti a družstva, pohybu majetku vo vnútri účtovnej jednotky a deň zistenia ďalších skutočností vyplývajúcich z osobitných predpisov alebo z vnútorných podmienok účtovnej jednotky, ktoré sú predmetom účtovníctva a ktoré v účtovnej jednotke nastali a účtovná jednotka má k dispozícii potrebné podklady, ktoré dokumentujú tieto skutočnosti.

Pri pracovných cestách nie je osobitne určený deň uskutočnenia účtovného prípadu. Účtovná jednotka si sama zvolí kritériá na stanovenie tohto dňa prostredníctvom internej smernice. Najčastejšie sa za deň uskutočnenia účtovného prípadu na účtovanie cestovných náhrad považuje deň predloženia vyúčtovania cestovných náhrad, pričom je potrebné aby pracovná cesta bola doložená príslušnými dokladmi (napr. dokladom o zaplatení ubytovania, parkovného a pod.).

Povinnosti zamestnanca po skončení pracovnej cesty ustanovuje § 36 ods. 7 zákona o cestovných náhradách, podľa ktorého je zamestnanec povinný do desiatich pracovných dní odo dňa skončenia pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie náhrad a vrátiť nevyúčtovaný preddavok, ak nie je v kolektívnej zmluve alebo v písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá alebo vo vnútornom predpise zamestnávateľa určená dlhšia doba, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na náhrady skončená.

Prepočet cestovných náhrad a preddavkov na cestovné náhrady v cudzej mene

Väčšina nejasností v súvislosti s účtovaním cestovných náhrad sa objavuje v prípadoch účtovania cudzej meny, tzn. pri účtovaní zahraničnej pracovnej cesty. Preto sa v ďalších častiach tohto príspevku venujeme najmä účtovnými prípadmi súvisiacimi so zahraničnou pracovnou cestou.

Prepočet cudzej meny na eurá na účely účtovania

Podľa § 4 ods. 7 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) je účtovná jednotka povinná viesť účtovníctvo a zostavovať účtovnú závierku v peňažných jednotkách meny euro. Na splnenie tejto povinnosti je účtovná jednotka povinná prepočítať majetok a záväzky vyjadrené v cudzej mene na menu euro spôsobom podľa § 24 zákona o účtovníctve. Podľa § 24 ods. 2 zákona o účtovníctve majetok a záväzky vyjadrené v cudzej mene prepočítava účtovná jednotka na eurá referenčným výmenným kurzom určeným a vyhláseným Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska (ďalej len „referenčný kurz“):

1. v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu alebo v iný deň, ak to ustanovuje osobitný predpis (osobitným prepisom je napr. zákon č. 483/2001 Z. z. o bankách v z. n. p.),
2. v deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka,
3. v deň, ktorým je rozhodný deň, ku ktorému sa preberá majetok a záväzky od zahraničnej zanikajúcej právnickej osoby.

Poznámka: Kurz Národnej banky Slovenska sa používa v prípade, ak Európska centrálna banka výmenný kurz určitej meny nevyhlasuje.

Okrem tohto „základného“ prepočtu referenčným kurzom zákon o účtovníctve ustanovuje prepočet cudzej meny na eurá nasledovnými kurzami, resp. cenami:

• kurzy podľa § 24 ods. 3 zákona o účtovníctve, ktoré sa použijú na ocenenie prírastku cudzej meny nakúpenej za menu euro alebo nakúpenej za inú cudziu menu:
  • kurz, za ktorý bola cudzia me­na nakúpená (ide o zmenárenský kurz),
  • referenčný kurz v deň uzavretia obchodu;
• ceny zistené podľa § 24 ods. 6 zákona o účtovníctve, ktoré sa použijú na úbytok rovnakej cudzej meny v hotovosti alebo z devízového účtu:
  • cena zistená váženým aritmetickým priemerom (VAP),
  • cena zistená spôsobom, keď prvá cena na ocenenie prírastku cudzej meny v eurách sa použije ako prvá cena na ocenenie úbytku cudzej meny v eurách (FIFO) – ak je úbytok cudzej meny spojený s úhradou záväzku, použije sa hodnota z prepočtu podľa metódy VAP, alebo FIFO na prepočet úhrady záväzku z cudzej meny na eurá;
  • kurz podľa § 24 ods. 6 zákona o účtovníctve, tzn. kurz použitý v čase prijatia alebo poskytnutia preddavku, ktorý sa použije na ocenenie pohľadávky a záväzkov v cudzej mene spojených s účtovaním poskytnutého alebo prijatého preddavku v cudzej mene.

Zmenárenský kurz príslušnej banky možno použiť:

• ak je pohľadávka v cudzej mene inkasovaná na bankový účet zriadený v eurách (kurz devízy – nákup podľa výpisu z bankového účtu zriadeného v eurách),
• ak je záväzok v cudzej mene zaplatený z bankového účtu zriadeného v eurách (kurz devízy – predaj podľa výpisu z bankového účtu zriadeného v eurách).

V prípade, ak je inkaso pohľadávky v cudzej mene prijaté na devízový účet alebo v hotovosti do valutovej pokladnice, prepočíta sa pohľadávka v cudzej mene na menu euro referenčným kurzom v deň predchádzajúci dňu inkasa pohľadávky. Pri úhrade záväzku v cudzej mene z devízového účtu alebo v hotovosti sa záväzok v cudzej mene prepočíta kurzom podľa § 24 ods. 6 zákona o účtovníctve (VAP alebo FIFO) alebo referenčným kurzom v deň predchádzajúci dňu úhrady záväzku.

Výber použitia kurzu ako zvolenej metódy pre jednotlivé účtovné operácie musí byť určený v internej smernici účtovnej jednotky, pričom zvolenú metódu musí účtovná jednotka používať minimálne počas jedného účtovného obdobia.

Zákon o cestovných náhradách pri zahraničných pracovných cestách ustanovuje poskytovanie určitých cestovných náhrad (napr. stravné, vreckové) v eurách alebo v cudzej mene. Cestovné náhrady v cudzej mene sa na účely účtovania prepočítajú na eurá podľa vyššie uvedených ustanovení zákona o účtovníctve.

Je potrebné upozorniť na skutočnosť, že náklady sa nikdy neúčtujú v cudzej mene, iba majetok a záväzky.

Preddavky na cestovné náhrady v cudzej mene a v eurách v zmysle zákona o cestovných náhradách

Podľa § 36 ods. 1 zákona o cestovných náhradách je zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi preddavok na cestovné náhrady do sumy predpokladaných náhrad pri vyslaní na zahraničnú pracovnú cestu a pri vyslaní do štátu Európskej únie.

Preddavok na stravné zamestnávateľ poskytuje v mene ustanovenej pre jednotlivé krajiny opatrením Ministerstva financií Slovenskej republiky. Pre rok 2015 platí opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 401/2012 Z. z., ktorým sa ustanovujú základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách (ďalej len „opatrenie MF SR“).

Stravné podľa tohto opatrenia MF SR môže byť ustanovené:

• v mene euro (napr. Maďarsko, Rakúsko, Nemecko, Taliansko, Poľsko),
• v cudzej mene (napr. Austrália, Dánsko, Švajčiarsko, Česká republika, Kanada, Anglicko, Japonsko).

Podľa § 36 ods. 2 zákona o cestovných náhradách preddavok alebo časť preddavku sa môže poskytnúť aj:

1. formou cestovného šeku,
2. zapožičaním platobnej karty zamestnávateľa alebo medzinárodnej platobnej bankovej karty zamestnávateľa,
3. prevodom na účet zamestnanca vedený v banke alebo pobočke zahraničnej banky v eurách alebo prevodom na účet zamestnanca vedený v banke, alebo pobočke zahraničnej banky v cudzej mene.

Zamestnávateľ sa v prípade potreby môže podľa § 36 ods. 6 zákona o cestovných náhradách so zamestnancom dohodnúť na poskytnutí preddavku na stravné v inej mene, ako je mena ustanovená pre jednotlivé krajiny podľa opatrenia MF SR. Na daný účel je v zmysle uvedeného ustanovenia určený kurz, ktorým je referenčný výmenný kurz