Zamestnávateľ je povinný poskytovať zamestnancom náhradu výdavkov, ktoré im vzniknú v súvislosti s výkonom práce na inom mieste, ako je ich pravidelné pracovisko. Zamestnancovi, ktorý bol vyslaný na pracovnú cestu patrí náhrada preukázaných cestovných výdavkov, výdavkov za ubytovanie, stravné, náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov a náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny zamestnanca.
Náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie
Zamestnávateľ má povinnosť preplatiť zamestnancovi, ktorý bol vyslaný na pracovnú cestu aj výdavky na ubytovanie, a to vo výške náhrady preukázaných výdavkov za ubytovanie, v súlade s ustanovením § 4 ods. 1 písm. b) zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách, v z. n. p. (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“).
Pred nástupom na pracovnú cestu by mal zamestnávateľ určiť zamestnancovi druh ubytovania (hotel určitej kategórie, penzión a podobne) a obyčajne aj limit, ktorý by nemal prekročiť (napríklad 20 – 30 € za noc, maximálne 60 € za noc a podobne). Zamestnanec má vždy, aj v prípade, že nemôže dodržať podmienky zamestnávateľa, nárok na náhradu preukázateľného výdavku na ubytovanie na základe dokladu o úhrade ubytovania. Zákon o cestovných náhradách neurčuje limit na ubytovanie. Výdavky za ubytovanie je potrebné preukázať dokladom o zaplatení z ubytovacieho zariadenia (hotela, motel, penziónu, lode a podobne). Doklad musí byť vystavený oficiálnym ubytovacím zariadením, ktorého predmetom činnosti je poskytovanie ubytovacích služieb. Ak má zamestnanec poskytnuté bezplatné ubytovanie, nárok na uplatnenie výdavkov mu nevzniká.
♦ Príklad č. 7:
Zamestnávateľ vyslal na pracovnú cestu zamestnanca a v príkaze na pracovnú cestu mu stanovil limit pre ubytovanie do 45 € na noc. Zamestnanec nedodržal podmienky pracovnej cesty a ubytoval sa v hoteli, kde platil 55 € za noc, lebo lacnejšie ubytovanie nebolo voľné.
Aj keď sa zamestnanec ubytoval v hoteli, kde platil 55 € za noc a tým prekročil limit stanovený zamestnávateľom, má nárok na úhradu výdavkov za ubytovanie v preukázanej výške, lebo z objektívnych príčin nemohol využiť ubytovacie zariadenie v cenovej relácií, ktoré mu určil zamestnávateľ. Vyplatená náhrada za ubytovanie nie je u zamestnanca predmetom dane. Ak by sa zamestnanec ubytoval u svojich známych, nemá nárok na preplatenie ubytovania, lebo nemá doklad o úhrade za ubytovanie. Zamestnávateľ mu môže, na základe vlastného rozhodnutia, poskytnúť v súlade s ustanovením § 35 ods. 1 zákona o cestovných náhradách, náhradu. Na túto náhradu nemá zákonný nárok a preto by bola u zamestnanca predmetom zdanenia daňou z príjmov FO.
Stravné
Stravné predstavuje čiastočnú kompenzáciu výdavkov zamestnanca spojených s jeho stravovaním počas pracovnej cesty. Stravné vypláca zamestnávateľ zamestnancovi na základe vyúčtovania pracovnej cesty.