Smernica - Tvorba vnútropodnikových predpisov

Systém riadenia každého podniku je kodifikovaný sústavou legislatívnych, organizačných, riadiacich, metodických a informačných noriem, príp. ďalších druhov pravidiel a nástrojov riadenia. Účelom vydávania takýchto interných predpisov v podniku je určiť jednotnú a záväznú štruktúru základných pravidiel rôzneho charakteru podľa potrieb podniku, definovať metódy, spôsoby, prostriedky a postupy rôznych činností vyskytujúcich sa v podniku.

V súčasnej rôznorodosti podnikateľských aktivít a následných špecifických problémov je nevyhnutnosťou, aby podnikateľské subjekty vypracovávali vlastné vnútropodnikové smernice, ktorými upravia všeobecné právne predpisy na konkrétne podmienky podniku. Tvorba niektorých vyplýva priamo zo všeobecne záväzných právnych predpisov, tvorbu iných si vyžaduje samotná prax. Je potrebné pritom dbať o to, aby predpisy boli záväzné pre všetkých zamestnancov podniku, príp. pre skupinu zamestnancov, ktorých sa týkajú. Ich nedodržiavanie môže byť klasifikované ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami v zmysle Zákonníka práce a pracovného poriadku, príp. s následkami individuálne definovanými priamo v konkrétnom predpise.

Interné (vnútropodnikové) predpisy možno definovať ako písomné normatívne akty usmerňujúce konkrétne činnosti v podniku, ktoré sa pravidelne opakujú, alebo sa týkajú určitej jednorazovej neopakujúcej sa skutočnosti. Takéto vnútropodnikové predpisy možno členiť práve podľa toho, akej činnosti sa dotýkajú, či majú dlhodobý charakter, či ide o jednorazové záležitosti a pod. V zmysle uvedeného možno vnútropodnikové predpisy rozčleniť na poriadky, smernice, metodické pokyny, rozhodnutia, opatrenia, príkazy, oznámenia. Všetky predpisy sú súčasťou interného riadiaceho a kontrolného systému podniku a možno dokonca povedať, že slúžia aj ako podpora správneho, úplného a preukazného zobrazenia niektorých skutočností na účely účtovníctva.

Základné legislatívne normy

Medzi základné legislatívne normy možno zaradiť dokumentáciu, ktorá je potrebná najmä z pohľadu vzniku a právnej existencie podniku. Ide o dokumentáciu spracovávanú v súlade s Obchodným zákonníkom, resp. osobitnými právnymi predpismi. Zaraďujeme ich medzi vnútropodnikové predpisy, keďže neriešia iba právnu stránku existencie podniku, ale môžu mať zásadný dopad aj na každodennú organizačnú a riadiacu prácu v podniku. Patrí sem najmä:

• spoločenská zmluva, pokiaľ ide o verejnú obchodnú spoločnosť a komanditnú spoločnosť,
• spoločenská zmluva alebo zakladateľská listina, pokiaľ ide o spoločnosť s ručením obmedzeným,
• zakladateľská zmluva alebo zakladateľská listina, notárska zápisnica o konaní ustanovujúceho valného zhromaždenia alebo rozhodnutie zakladateľov o založení, pokiaľ ide o akciovú spoločnosť,
• notárska zápisnica o konaní ustanovujúceho valného zhromaždenia a založení družstva,
• stanovy, pokiaľ ide o akciovú spoločnosť (povinnosť vydania), spoločnosť s ručením obmedzeným (možnosť vydania stanov) a družstvo (povinnosť vydania),
• iné listiny upravujúce založenie iných právnických osôb podľa osobitných predpisov.

Základné organizačné normy

Základné organizačné normy riešia vzťahy zložitého charakteru s dlhodobou pôsobnosťou, určujú pravidlá a zásady riadenia, prípadne metodiku činností v riadení. Zaraďujeme sem najmä organizačný poriadok, pracovný poriadok, či rôzne organizačné štatúty, ktoré s cieľom účinnej a jednotnej implementácie všeobecných zásad systému riadenia vo vnútri podniku ustanovujú základnú pôsobnosť, kompetencie, vzájomné vzťahy, ako aj formy, metódy a nástroje riadenia vnútroorganizačných a ekonomických jednotiek podniku.

Riadiace normy

Riadiace normy majú charakter samostatných opatrení vzťahujúcich sa na vyhradený okruh problémov s časovým obmedzením na realizácie stanovených opatrení. Riadiace normy sú vydávané formou príkazov, opatrení, rozhodnutí, a to nielen zo strany vrcholového vedenia podniku, ale aj zo strany vedúcich nižších organizačných zložiek.

Metodické normy

Metodické riadenie je osobitná forma riadenia mimo vzťahov nadriadenosti a podriadenosti. Metodicky riadia útvary (zamestnanci) iné útvary (zamestnancov), ktoré im nie sú priamo podriadené. Formami metodického riadenia sú záväzné metodické pokyny, smernice, odborné inštruktáže, pracovné postupy a pokyny. Ako doplnok týchto metodických noriem možno považovať uskutočňovanie porád a konzultácií, vykonávanie odborných kontrol. Účelom metodického riadenia je zabezpečiť jednotný a racionálny výkon tých istých činností vo všetkých organizačných jednotkách.

Informačné normy

Zabezpečenie kvalitného informačného toku v podniku je súčasťou každodennej riadiacej práce, keďže je dôležité oboznamovať zamestnancov s cieľmi, plánovanými úlohami či uskutočnenými opatreniami. Za účelom postúpenia potrebných informácií na správne miesto používajú sa najmä také normy, ktoré majú zväčša jednorazový charakter s obmedzeným okruhom pôsobnosti – rozhodnutia, oznámenia.

Účelom vydávania takýchto interných predpisov v podniku je predovšetkým určiť jednotný a záväzný postup na tvorby, schvaľovania, vydávania, distribúcie a aktualizácie interných normatívnych aktov.

Metodika na tvorby vnútropodnikových predpisov

Za účelom efektívnej tvorby vnútropodnikových predpisov je dôležité, aby podnik mal spracovanú metodiku tvorby takýchto predpisov. Cieľom takéhoto dokumentu je stanoviť jednotnú štruktúru predpisov, jednotné postupy spracovania návrhu, pripomienkového konania, schvaľovania a vydávania, aktualizácie a zmenového konania. Vzor Metodiky na tvorby vnútropodnikových predpisov je súčasťou tohto príspevku.

Štruktúra jednotlivých interných predpisov začína zväčša definovaním účelu a dôvodu vydania predpisu, definovaním pojmov, odkazom na súvisiace predpisy s prípadnou citáciou príslušných ustanovení právnych predpisov. Na to nadväzuje hlavná časť spočívajúca v ustanoveniach konkrétneho interného predpisu. Obsahom záverečných ustanovení je najmä uvedenie záväznosti, platnosti a účinnosti, kontrolnej zodpovednosti a prípadných sankcií za nedodržiavanie daného predpisu. Súčasťou vnútropodnikového predpisu sú všetky prílohy formulárov používaných v danej oblasti. Je tiež možné uviesť odkaz na literatúru zaoberajúcu sa príslušnou problematikou.

Vnútropodnikové predpisy v účtovníctve

V súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej len „zákon o účtovníctve“) a opatrením MF SR č. 23 054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva (ďalej len „Postupy účtovania“) ako aj s cieľom zabezpečenia efektívneho ekonomického riadenia v podniku je potrebné vydať tieto interné predpisy (napr. v podobe kompletnej smernice na vedenie účtovníctva účtovnej jednotky):

• Zoznam účtovných kníh, číselných znakov, symbolov a skratiek (§ 14 ods. 3 zákona o účtovníctve),
• Účtový rozvrh (§ 13 ods. 2 zákona o účtovníctve, § 3 a § 4 Postupov účtovania),
• Odpisový plán účtovných odpisov (§ 28 zákona o účtovníctve, § 20 Postupov účtovania),
• Inventarizácia majetku a záväzkov (§ 29 a § 30 zákona o účtovníctve, § 11 Postupov účtovania),
• Zásady pre tvorbu opravných položiek (§ 29 zákona o účtovníctve, § 18 Postupov účtovania),
• Rezervy – tvorba a používanie (§ 26 zákona o účtovníctve, § 19 a § 60 Postupov účtovania),
• Vnútroorganizačné účtovníctvo (§ 6 Postupov účtovania),
• Oceňovanie dlhodobého majetku – dobrovoľné vymedzenie dlhodobého majetku s rovnou alebo nižšou cenou (§ 13 ods. 2 a ods. 6, § 21 Postupov účtovania),
• Účtovanie technického zhodnotenia (§ 21 ods. 4 Postupov účtovania),
• Oceňovanie zásob (§ 22 a 43 Postupov účtovania),
• Normy prirodzených úbytkov, druhy materiálov priamo účtované do spotreby (§ 43 ods. 14 Postupov účtovania),
• Zásady časového rozlišovania (§ 3 zákona o účtovníctve, § 5 a § 56 Postupov účtovania),
• Tvorba a čerpanie fondov tvorených zo zisku (§ 59 Postupov účtovania),
• Obeh dokladov, podpisové oprávnenia, hmotná zodpovednosť (§ 10 a § 30 ods. 2 zákona o účtovníctve),
• Archivácia účtovnej dokumentácie (§ 35 a § 36 zákona o účtovníctve).

Uvedené smernice doplňujú ustanovenia zákona o účtovníctve a Postupov účtovania v tých oblastiach, kde zákon alebo postupy:

• ustanovujú účtovnej jednotke povinnosť konkretizácie príslušných predpisov na vlastné podmienky, príp.
• dávajú účtovnej jednotke možnosť zvoliť si spôsob účtovania.

Takéto vykonávacie predpisy sú súčasťou interného riadiaceho a kontrolného systému spoločnosti a slúžia ako podpora správneho, úplného a preukazného zobrazenia príslušných skutočností na účely účtovníctva. Naviac, povinnosť mať spracované vnútropodnikové predpisy vyplýva aj z § 4 ods. 4 zákona o účtovníctve. Zákon definuje účtovníctvo ako sústavu účtovných záznamov, pričom účtovným záznamom je aj údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa „spôsobu vedenia účtovníctva“.

 

ABC, spol. s r. o.

Metodika na tvorby interných predpisov č. 1/202x

 

Vypracoval: Ing. František Malý – vedúci odd. organizácie (autor a správca predpisu)

Dňa: 25. 10. 202x

Podpis:

Schválil: Ing. Roman Pekný – riaditeľ

Dňa: 31. 10. 202x

Podpis:

Číslo výtlačku:

I. Úvodné ustanovenie

S cieľom určenia jednotného postupu pri príprave, spracovávaní a aktualizácii vnútropodnikových predpisov v spoločnosti ABC, s. r. o. sa vydáva tento metodický pokyn.

II. Definícia pojmov

1. Poriadky – vnútropodnikové predpisy organizačného a riadiaceho charakteru, ktoré definujú pravidlá základných subsystémov riadenia.
2. Smernice – vnútropodnikové predpisy organizačného, riadiaceho a metodického charakteru, ktoré ustanovujú metódy, spôsoby, prostriedky, formy a postupy vykonávania určitých činností.
3. Metodické pokyny – vnútropodnikové predpisy metodického charakteru, ktoré podrobne definujú postupy určitých konkrétnych činností alebo agend.
4. Rozhodnutia – vnútropodnikové predpisy riadiaceho a informatívneho charakteru, ktoré oboznamujú príslušné osoby a vnútorné organizačné jednotky s jednorazovými výstupmi riadiaceho procesu v smere nadriadený – podriadený.
5. Opatrenia – vnútropodnikové predpisy riadiaceho a informatívneho charakteru, ktoré oboznamujú príslušné organizačné jednotky s výstupmi riadiaceho procesu.
6. Príkazy – vnútropodnikové predpisy riadiaceho charakteru, ktoré adresne a termínovo zaväzujú podriadených uskutočniť určité úzko profilované opatrenia.
7. Oznámenia – vnútropodnikové predpisy informatívneho charakteru, ktoré oboznamujú príslušné osoby a organizačné jednotky s rôznymi záležitosťami jednorazového charakteru.
8. Autor a správca predpisu – organizačná jednotka, ktorá spracovala vnútropodnikový predpis, zodpovedá za jeho implementáciu, kontroluje jeho realizáciu, aktualizuje a navrhuje jeho zrušenie.
9. Evidenčné číslo – poradové číslo, pod ktorým je určitý vnútropodnikový predpis evidovaný a publikovaný.
10. Aktívne derogácie – zoznam vnútropodnikových predpisov, ktoré boli novelizované alebo zrušené príslušným predpisom.
11. Pasívne derogácie – zoznam vnútropodnikových predpisov, ktoré novelizovali alebo zrušili príslušný predpis.
12. Nadradené predpisy – zoznam predpisov vrátane externých (zákony, vyhlášky, nariadenia a pod.), na vykonanie ktorých bol predpis vydaný, resp. z ktorých vyplýva povinnosť alebo možnosť vydania vnútropodnikového predpisu.
13. Záväznosť – definovanie stupňa záväznosti vnútropodnikového predpisu voči jednotlivcom, kolektívom, organizačným jednotkám a pod.
14. Dátum vydania – dátum, kedy vnútropodnikový predpis nadobúda účinnosť; tento dátum je totožný s dňom schválenia príslušného vnútropodnikového predpisu.

III. Postup vypracovania predpisu

1. A.     Spracovanie návrhu

• Určený zamestnanec organizačnej jednotky, do ktorého kompetencie vecne a podľa organizačného poriadku predmetná činnosť patrí, vypracuje návrh vnútropodnikového predpisu. Riaditeľ spoločnosti môže aj priamo určiť organizačnú jednotku, ktorá bude návrh vypracovávať.
• Autor a správca predpisu v priebehu vypracovávania spolupracuje s príslušnými vnútroorganizačnými útvarmi.
• Autor a správca predpisu dbá na organizačnú, vecnú a formálnu stránku vnútropodnikového predpisu. V návrhu musí odôvodniť opodstatnenosť daného predpisu.
• Autor a správca predpisu predkladá návrh predpisu na pripomienkovanie.

1. B.     Pripomienkovanie

• Pripomienkovanie riadi a zabezpečuje oddelenie organizácie.
• Autor a správca predpisu dohodne s oddelením organizácie okruh pripomienkujúcich osôb. Pripomienky ku všetkým vnútropodnikovým predpisom vykonáva právne oddelenie.
• Oddelenie organizácie zašle spracovaný návrh predpisu všetkým pripomienkujúcim a priloží k nemu tzv. pripomienkový list (vzor v prílohe).
• Pripomienkujúci do 15 dní odo dňa doručenia predložia na pripomienkovom liste pripomienky k návrhu. Ak nemajú k návrhu pripomienky, potvrdia to na pripomienkovom liste.
• Autor a správca predpisu posúdi jednotlivé pripomienky a uvedie k nim svoje stanovisko.
• Autor a správca predpisu vypracuje konečné znenie vnútropodnikového predpisu so zohľadnením akceptovaných pripomienok. Konečné znenie odovzdá oddeleniu organizácie, ktoré pridelí predpisu evidenčné číslo.

1. C.     Vydanie

• Oddelenie organizácie predloží spracovaný predpis na schválenie príslušnému orgánu podľa organizačného poriadku. V prípade neschválenia predpis sa vráti na dopracovanie autorovi a správcovi predpisu. Dopracovanie sa realizuje už bez pripomienkového konania. Schválenie sa vyznačí na prvej strane predpisu (dátum, podpis).
• Po schválení predpisu oddelenie organizácie zabezpečí technickú stránku spracovania vnútropodnikového predpisu vrátane označenia jednotlivých výtlačkov a zabezpečí distribúciu výtlačkov príslušným vedúcim zamestnancom vnútorných organizačných jednotiek, príp. iným osobám, ktorým je predpis určený.
• Originál vnútropodnikového predpisu sa uschováva na oddelení organizácie.
• Vnútropodnikový predpis nadobúda platnosť dňom vydania.

1. D.     Aktualizácia a zmeny

• Oddelenie organizácie vedie zoznam vnútropodnikových predpisov (vzor v prílohe), ktorý zverejňuje oznámením k 1. 1. a 1. 7. kalendárneho roka. Držitelia príslušných predpisov si na základe tohto zoznamu skontrolujú úplnosť pridelených predpisov.
• Autor a správca predpisu zabezpečuje kontrolu platnosti príslušného predpisu. Zistenie neplatnosti sa oznámi bezodkladne oddeleniu organizácie, aby bolo možné aktualizovať zoznam vnútropodnikových predpisov.
• Autor a správca predpisu sleduje aktuálnosť spracovaného predpisu. V prípade potreby je povinný zabezpečiť aktualizáciu.
• Aktualizácia sa vykonáva výmenou strán, ktorej sa daná zmena týka. Zmenu schvaľuje osoba, ktorá predpis schválila. Vykonané zmeny autor a správca predpisu uvedie v liste zmien (vzor v prílohe).
• Ak aktualizácia obsahuje významnejšie zmeny väčšieho rozsahu, autor a správca predpisu vydá nový vnútropodnikový predpis, v súlade s uvedeným postupom ako pri tvorbe nového predpisu.
• Neplatné predpisy stiahnuté z obehu sa skartujú. Na oddelení organizácie sa ponecháva jeden originál spolu s rozdeľovníkom osôb, ktoré mali príslušný predpis k dispozícii.

IV. Formálna štruktúra predpisu

• Titulná strana a jednotlivé strany sú v úprave podľa tohto metodického pokynu.
• Vnútropodnikový predpis obsahuje Úvodné ustanovenie, v ktorom sa uvedie dôvod a účel vydania predpisu, definujú sa používané pojmy a skratky. Súčasťou tohto ustanovenia sú aktívne derogácie, pasívne derogácie, nadradené predpisy.
• Vnútropodnikový predpis obsahuje Všeobecné a osobitné ustanovenia, kde sa uvádza samotná problematika vnútropodnikového predpisu.
• Vnútropodnikový predpis obsahuje Záverečné ustanovenia, kde sa uvedie záväznosť, platnosť a účinnosť, zodpovednosť za kontrolu dodržiavania predpisu, sankcie v prípade nedodržiavania predpisu.
• Vnútropodnikový predpis môže podľa potreby obsahovať aj prílohy (zoznam príloh s príslušnými formulármi), zoznam literatúry súvisiacej s danou problematikou.
• Text vnútropodnikového predpisu sa spracováva v tomto členení:

A. Oddiel

1. Kapitola

1.1 Článok

1.1.1 Podčlánok

• Text vo vnútri týchto častí sa radí do odsekov označených vzostupne číslom, na nižšej úrovni vzostupne písmenom.
• Text predpisu v podobe príkazu, rozhodnutia, oznámenia, opatrenia nemusí mať osobitnú titulnú stranu. Náležitosti titulnej strany sa však musia umiestniť v hlavičke predpisu.

V. Záverečné ustanovenia

A. Záväznosť: metodický pokyn je záväzný pre všetkých zamestnancov spoločnosti ABC, s. r. o.

B. Platnosť a účinnosť: metodický pokyn nadobúda účinnosť dňom vydania.

C. Zodpovednosť za kontrolu: kontrolou dodržiavania tohto metodického pokynu je poverený vedúci oddelenia organizácie.

D. Sankcie: nedodržiavanie tohto metodického pokynu sa klasifikuje ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami podľa Pracovného poriadku.

Prílohy:

Príloha č. 1 – Zoznam platných vnútropodnikových predpisov

Príloha č. 2 – Pripomienkovací list

Príloha č. 3 – List zmien a doplnkov

 

Príloha č. 1 – Zoznam platných vnútropodnikových predpisov k .....................

Predpis			Rokvydania	Autor asprávca	Platnosť	Pozn.
Druh	Číslo	Názov

 

Príloha č. 2 – Pripomienkovací list:

 

ABC, s. r. o., Poprad

Pripomienkovací list

 

Druh a názov vnútropodnikového predpisu:

.....................................................................................................................................................

Pripomienkujúci:

.....................................................................................................................................................

Pripomienky:

 

Dňa:                                                                                              Meno a podpis:

 

 

Stanovisko autora a správcu predpisu:

 

Dňa:                                                                                              Meno a podpis:

 

Príloha č. 3 – List zmien a doplnkov:

ABC, s. r. o., Poprad

List zmien a doplnkov

 

Druh, názov a číslo vnútropodnikového predpisu:

.....................................................................................................................................................

 

Zmena číslo	Dátum zmeny	Týka sa kapitoly			Poznámka k zmene
		číslo	názov	strana