Smernica - Vedenie pokladnice

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

S cieľom určenia jednotného postupu pri vedení pokladníc v spoločnosti ABC, s. r. o. sa vydáva táto smernica ustanovujúca základné zásady vedenia pokladnice a nakladanie s majetkom v nej. Smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti ABC, s. r. o.

2. Definícia pojmov

1. Príjem – prírastok peňažných prostriedkov alebo prírastok ekvivalentov peňažných prostriedkov účtovnej jednotky.
2. Výdavok – úbytok peňažných prostriedkov alebo úbytok ekvivalentov peňažných prostriedkov účtovnej jednotky.
3. Účet 211 – Pokladnica – syntetický účet pre účtovanie o stave a pohybe peňazí v hotovosti, šekov prijatých namiesto hotových peňazí, poukážok na zúčtovanie s použitím analytickej evidencie podľa Smernice č. 2/202x – Účtový rozvrh.
4. Účet 213 – Ceniny – syntetický účet pre účtovanie o stave a pohybe cenín pred ich vydaním do užívania s použitím analytickej evidencie podľa Smernice č. 2/202x – Účtový rozvrh.

3. Súvisiace predpisy

1. Aktívne derogácie – zrušuje sa Smernica č. 7/2018 o vedení pokladničných operácií.
2. Pasívne derogácie – žiadne.
3. Nadradené predpisy – zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej len „zákon o účtovníctve“),

• opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva (ďalej len „Postupy účtovania“).

B. Všeobecné a osobitné ustanovenia

1. Účtovanie stavu a pohybu peňažných prostriedkov a ich ekvivalentov

• Stav a pohyb peňažných prostriedkov a ekvivalentov peňažných prostriedkov sa účtuje v pokladničných knihách na základe príjmových a výdavkových pokladničných dokladov.
• Pokladničná kniha – Na účely zápisov pokladničných operácií spoločnosť ABC, s. r. o. zavádza pre každú menu samostatnú pokladničnú knihu, ktorá musí byť spracovaná v takejto štruktúre:
• názov spoločnosti,
• obdobie, ktorého sa týka,
• ku každej pokladničnej operácii treba uviesť (pozri vzor zápisu v prílohe č. 1 tejto smernice):

1. dátum uskutočnenia pokladničných operácií,
2. číslo pokladničného dokladu,
3. stručný opis pokladničnej operácie,
4. sumu prijatej alebo vydanej hotovosti.

Pokladničná kniha musí byť zviazaná, musí byť označená názvom Pokladničná kniha a stránky musia byť očíslované.

• Výdavkové a príjmové pokladničné doklady – Všetky výdavkové aj príjmové pokladničné doklady musia obsahovať tieto náležitosti:

1. označenie účtovného dokladu,
2. opis obsahu účtovného prípadu,
3. označenie účastníkov účtovného prípadu,
4. peňažnú sumu,
5. údaj o množstve,
6. dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
7. dátum uskutočnenia účtovného prípadu,
8. podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad, príp. pokladníka,
9. označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje (tzv. predkontácia na účtovnom doklade).

Každý výdavkový aj príjmový pokladničný doklad musí byť očíslovaný vzostupne, a to podľa poradia zápisov v Pokladničnej knihe priebežnou formou. Číselné rady, ktoré sa používajú na číslovanie príjmových a výdavkových pokladničných dokladov, sú predmetom úpravy Smernice č. 1/202x – Systém vedenia účtovníctva a obehu účtovných dokladov.

• Opravy pokladničných dokladov a zápisov v pokladničných knihách sa môžu uskutočňovať výlučne v súlade s § 34 zákona o účtovníctve. Opravy sa budú uskutočňovať tak, aby bolo možné vždy určiť osobu, ktorá vykonala opravu, dátum vykonania opravy a aby z vykonanej opravy bolo možné zistiť obsah pôvodného účtovného zápisu. Opravy nemožno robiť zatretím bieliacou zmesou alebo prelepením. Vždy treba pôvodný zápis prečiarknuť a k nemu pripojiť nový doklad s potrebnými náležitosťami. Ak je chybná len suma, túto postačuje prečiarknuť a nad ňu napísať novú sumu s poznámkou, kto a kedy opravu vykonal.

 

2. Náplň činnosti pokladníka

Zamestnancovi vykonávajúcemu svoju prácu na pracovnom mieste pokladníka prináležia v súvislosti s touto pracovnou pozíciou tieto základné pracovné aktivity:

• Vedenie evidencie o pohybe finančného majetku v pokladnici. Evidencia pohybu finančného majetku v pokladnici sa vedie v evidenčných knihách pre každú menu osobitne. Evidenčné knihy musia byť priepisné, pričom kópiu odovzdáva pokladník spolu s pokladničnými dokladmi do finančnej učtárne.
• Vyhotovovanie príjmových a výdavkových pokladničných dokladov a zodpovednosť za ich formálnu správnosť. Pokladničný doklad musí spĺňať všetky náležitosti podľa § 10 zákona o účtovníctve (pozri bod 1 tejto smernice). Pokladník nesmie vystaviť príjmový ani výdavkový pokladničný doklad bez schválenia vecnej správnosti prvotného dokladu, na základe ktorého príjmový alebo výdavkový pokladničný doklad vystavuje. Osoby zodpovedné za schvaľovanie vecnej správnosti prvotných dokladov a ich podpisové vzory sú predmetom úpravy Smernice č. 1/202x – Systém vedenia účtovníctva a obehu účtovných dokladov.
• Zabezpečenie priebežného číslovania príjmových a výdavkových pokladničných.
• Zabezpečenie doplňovania pokladničnej hotovosti. Doplňovanie pokladničnej hotovosti pokladník zabezpečuje v hodinách od 9.00 h do 11.00 h pred otvorením pokladnice na základe predpokladaných výdavkov. V prípade, že niektorá z divízií spoločnosti ABC, s. r. o. predpokladá pre daný deň výdavky v hotovosti, ktoré prekračujú bežnú úroveň, odovzdá požiadavku (schválenú zodpovedným pracovníkom) príslušnému pokladníkovi do 8.30 hod.
• Zabezpečenie odvodov pokladničnej hotovosti na účty do bánk. Odvod pokladničnej hotovosti nad stanovený pokladničný limit do príslušnej banky zabezpečuje pokladník v čase od 16.00 h do 17.00 h Pokladničný limit je predmetom úpravy bodu 4 tejto smernice.
• Odovzdávanie príjmových a výdavkových pokladničných dokladov na zaúčtovanie. Príjmové a výdavkové pokladničné doklady pokladník odovzdáva do finančnej učtárne denne, a to do 8,00 h dňa nasledujúceho po dni, za ktorý boli doklady vyhotovené.

3. Vyplácanie prostriedkov z pokladnice

• Každé prevzatie vyplácanej sumy (vrátane preddavkov) potvrdí príjemca svojím podpisom. V prípadoch, keď vyplatenú sumu nemôže prevziať príslušný pracovník a splnomocní iného pracovníka alebo člena rodiny, je potrebné, aby splnomocnenie obsahovalo jasnú totožnosť splnomocneného, t. j. meno, priezvisko, číslo občianskeho preukazu a dátum narodenia.
• Každé vyplatenie prostriedkov z pokladnice musí byť doložené účtovným dokladom. Stav peňažných prostriedkov v pokladnici nesmie byť nahradený potvrdenkami a úpismi.
• Na poskytnutie preddavku zamestnanec použije formulár Žiadosť o preddavok uvedený v prílohe č. 2, ktorý musí byť schválený zodpovedným pracovníkom. Tento formulár je zároveň prílohou k výdavkovému pokladničnému dokladu.
• Pri vyúčtovaní preddavkov je potrebné dodržiavať tento postup:
• Jednorazové preddavky (preddavok na pracovnú cestu, na drobný nákup a pod.) sa musia vyúčtovať do 5 dní odo dňa ukončenia pracovnej cesty alebo prevzatia preddavku na drobný nákup.
• Stále preddavky (preddavok na nákup PHL) sa musia vyúčtovať do 5 dní po uplynutí kalendárneho mesiaca.

Jednorazové alebo stále preddavky treba ku koncu účtovného obdobia vyúčtovať tak, aby sa výdavky uskutočnené z preddavku mohli zúčtovať do nákladov tohto účtovného obdobia.

3. Vykazovanie zostatku v pokladnici

• Zostatok v pokladnici sa bude vykazovať vždy, keď sa uskutoční finančná operácia. Vykazovanie zostatku v pokladnici jedenkrát denne, týždenne alebo len k poslednému dňu každého mesiaca nie je prípustné.

4. Limit v pokladnici

• Maximálny limit v pokladnici (stanovený spoločnosťou napr. na základe poistnej zmluvy) je 10 000 eur. Každé prekročenie tohto limitu pokladník je povinný odvádzať na bankový účet spoločnosti určený vedúcim oddelenia likvidity na úseku ekonomiky a financovania.
• Minimálny limit v pokladnici je 1 000 eur.

5. Bezpečnosť pri manipulácii, úschove a presune peňazí

• Problematika bezpečnosti pri manipulácii s peniazmi, pri ich úschove a presune je v spoločnosti ABC, s. r. o. obsiahnutá v rámci dodržiavania týchto zásad:
• za úschovu a manipuláciu peňazí v rámci spoločnosti ABC, s.  r. o. zodpovedá pokladník,
• za manipuláciu a presun peňazí mimo spoločnosti ABC, s. r. o. zodpovedá príslušný člen strážnej služby,
• peniaze musia byť uložené v bezpečných pokladničných skriniach (v trezore),
• kľúče od pokladnice bude vlastniť pokladník, náhradné kľúče budú uložené na sekretariáte generálneho riaditeľa v zapečatenej obálke, ktorú zapečatí pokladník,
• Na zabezpečenie pokladničnej hotovosti pokladník používa firemný trezor. Pri presunoch hotovosti pri doplňovaní pokladničnej hotovosti a odvodoch hotovosti do banky pokladník je povinne sprevádzaný členom strážnej služby, ktorého každý deň menuje veliteľ ochrany spoločnosti. Pri týchto presunoch pokladník používa špeciálny kufrík na prevoz hotovosti, ktorý je súčasťou inventára pokladnice.
• S osobami hmotne zodpovednými za nakladanie s finančným majetkom v pokladnici v hotovosti (t. j. pokladníkom a všetkými členmi strážnej služby, ktorí majú v náplni práce sprevádzanie pokladníka pri presunoch v hotovosti) musí byť uzatvorená dohoda o hmotnej zodpovednosti.

6. Inventarizácia pokladnice a vysporiadanie pokladničných rozdielov

• Inventarizáciu pokladnice vykonáva inventarizačná komisia v súlade so Smernicou č. 6/202x – Inventarizácia majetku a záväzkov.
• Ak vznikne rozdiel medzi nižším stavom pokladničnej hotovosti a zostatkom vykázaným v pokladničnej knihe, v pokladnici vzniká schodok. Schodok hradí v plnej výške hmotne zodpovedná osoba a zúčtováva sa ako pohľadávka voči tejto osobe účtovným zápisom 335 / 211.XY.
• Ak vykázaný stav v pokladnici je vyšší ako vykázaný zostatok v pokladničnej knihe, vzniká pokladničný prebytok. Tento sa zúčtováva do výnosov účtovným zápisom 211.XY / 668.

7. Kontrola vykonávania a dokumentácie pokladničných operácií

• Kontrola vykonávania a dokumentácie pokladničných operácií spočíva v spoločnosti ABC, s. r. o. v týchto aktivitách:
• kontrola zostatku v pokladnici,
• kontrola náležitostí príjmových pokladničných dokladov,
• kontrola náležitostí výdavkových pokladničných dokladov,
• kontrola vkladov a výberov podľa výpisov z účtu,
• preskúmanie prípustnosti vykonaných pokladničných operácií,
• kontrola opodstatnenosti a výšky poskytovaných preddavkov,
• preskúmanie správnosti vedenia pokladničnej knihy,
• kontrola dodržiavania bezpečnosti pri ich úschove a manipulácii s hotovosťami.
• Kontrolu vykonávania a dokumentácie pokladničných operácií v rámci spoločnosti ABC, s. r. o. Je oprávnený vykonávať útvar kontroly a ekonomický riaditeľ.

C. Záverečné ustanovenia

1. 1.      Záväznosť: Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti ABC, s. r. o.
2. 2.      Platnosť a účinnosť: Smernica nadobúda účinnosť dňom vydania.
3. 3.      Zodpovednosť za kontrolu: Kontrolou dodržiavania tejto smernice je poverený ekonomický riaditeľ a útvar kontroly.
4. 4.      Sankcie: Nedodržiavanie tejto smernice sa klasifikuje ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami podľa Pracovného poriadku.

Prílohy:

Príloha č. 1 – Vzor zápisu v pokladničnej knihe

Príloha č. 2 – Žiadosť o preddavok

 

Príloha č. 1:    

                                                Vzor zápisu v pokladničnej knihe

Dátum uskutočnenia pokladničnej operácie	Popis pokladničnej operácie	Číslo pokladničného dokladu	Príjem	Výdavok	Zostatok	Poznámka
					3 245 eur
12. 10. 202x	Preddavok na drobný nákup	V 10/6	–	15 eur	3 230 eur	žiadosť o preddavokp. M. Chorvát

 

Príloha č. 2:    

                                                Žiadosť  o preddavok

Meno a priezvisko žiadateľa: ..................................................................................................................

Pracovné miesto: .................................................................................................................................

Žiadam o vyplatenie preddavku finančnej hotovosti vo výške .................................. na účely ................................ 

Preddavok bude vyúčtovaný v termíne: ........................................................................................................

 

________________________

  podpis zamestnanca

 

Vyjadrenie príslušného vedúceho zamestnanca:

Súhlasím – Nesúhlasím* s vyplatením preddavku.

* Nehodiace sa preškrtnúť.

 

 ________________________

podpis vedúceho zamestnanca

 

 

Smernica Vedenie pokladnice