Smernica - Pracovné cesty a cestovné náhrady

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

S cieľom účinnej a jednotnej implementácie všeobecných zásad zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“) a § 57 Zákonníka práce na konkrétne podmienky spoločnosti sa vydáva táto smernica. Tento vykonávací predpis je súčasťou interného riadiaceho a kontrolného systému spoločnosti a slúži ako podpora na správne, úplné a preukazné zobrazenie príslušných skutočností na účely účtovníctva, ale aj ako jeden z nástrojov zabezpečenia starostlivosti spoločnosti o svojich zamestnancov. Táto smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti ABC, s. r. o.

2. Definícia pojmov

1. Pracovná cesta – čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko vrátane výkonu práce na tomto mieste do skončenia tejto cesty. V prípade osôb, ktoré k spoločnosti ABC, s. r. o. nie sú v pracovnoprávnom vzťahu, ale sú menované alebo zvolené do jej orgánov (t. j. členovia odborných komisií, poradných orgánov, štatutárnych orgánov, príp. ďalších orgánov spoločnosti), pracovnou cestou na účely tejto smernice sa rozumie cesta, ktorá trvá od nástupu takejto osoby na cestu na plnenie činností pre ňu vyplývajúcich z osobitného postavenia vrátane výkonu činností do skončenia tejto cesty. V podmienkach spoločnosti sa pracovná cesta zamestnanca uskutočňuje na základe dohody o vykonaní práce, v rámci ktorej je výkon práce dohodnutý na miesto mimo miesta bydliska, aj cesta z miesta jeho bydliska do miesta výkonu práce a späť.
2. Zahraničná pracovná cesta – čas pracovnej cesty v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty.
3. Pravidelné pracovisko – miesto výkonu práce dohodnuté so zamestnancom. Pre osobitnú kategóriu zamestnancov je pravidelným pracoviskom na účely tejto smernice miesto ich pobytu. Pojem osobitná kategória zamestnancov na účely tejto smernice zastrešuje v sebe stavebných pracovníkov, profesionálnych vodičov a revíznych technikov.
4. Zamestnanec – zamestnancom sa rozumie zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o. s uzavretým pracovným pomerom, fyzická osoba činná na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru pre spoločnosť ABC, s. r. o., ak je v rámci týchto dohôd dohodnuté poskytovanie cestovných náhrad, ako aj osoba vymenovaná alebo zvolená do orgánov spoločnosti ABC, s. r. o. a pritom nie je k nej v pracovnoprávnom vzťahu.
5. Rodina zamestnanca – manžel zamestnanca (v zmysle definície pojmu zamestnanec), vlastné deti, osvojené deti, deti zverené zamestnancovi do starostlivosti nahrádzajúcej starostlivosť rodičov na základe právoplatného rozhodnutia príslušného orgánu, vlastní rodičia, osvojitelia, opatrovníci, pestúni, prípadne ďalšie osoby žijúce v domácnosti so zamestnancom, ak majú trvalý pobyt na území SR.

3. Súvisiace predpisy

1. Aktívne derogácie – zrušuje sa Smernica č. 8/2018 o cestovných náhradách.
2. Pasívne derogácie – žiadne.
3. Nadradené predpisy – zákon o cestovných náhradách.

• Zákonník práce,
• zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „ZDP“),
• zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej len „zákon o účtovníctve“),
• opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92 zo 16. 12. 2002, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov (ďalej len „Postupy účtovania“),
• opatrenie MF SR, ktorým sa ustanovujú základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách v aktuálnom znení,
• opatrenie MPSVaR o sumách stravného v aktuálnom znení,
• opatrenie MPSVaR o sumách základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách v aktuálnom znení.

 

B. Všeobecné a osobitné ustanovenia

1. Prikazovanie a schvaľovanie tuzemských pracovných ciest

• Vychádzajúc z vymedzenia zodpovednosti a riadiacich kompetencií vedúcich pracovníkov spoločnosti ABC, s. r. o., ktoré je samostatnou prílohou organizačného poriadku spoločnosti, sú oprávnení v súlade s § 57 Zákonníka práce vyslať na vykonanie tuzemskej pracovnej cesty: generálny riaditeľ, vedúci kancelárie generálneho riaditeľa, odborní riaditelia úsekov, vedúci odboru ekonomického plánovania, vedúci odboru financií, vedúci odboru výroby, vedúci odboru techniky, vedúci odboru marketingu, vedúci odboru obchodu, vedúci odboru organizácie a riadenia, vedúci odboru personalistiky, vedúci odboru riadenia kvality, vedúci odboru kontroly kvality, riaditeľ OZ Martin, vedúci odboru ekonomiky v OZ Martin, vedúci odboru výroby v OZ Martin, riaditeľ OZ Rajecké Teplice, vedúci odboru ekonomiky v OZ Rajecké Teplice, vedúci odboru výroby OZ Rajecké Teplice.
• Vychádzajúc z vymedzenia zodpovednosti a riadiacich kompetencií vedúcich pracovníkov spoločnosti ABC, s. r. o., ktoré je samostatnou prílohou organizačného poriadku spoločnosti, sú oprávnení schváliť vykonanie tuzemskej pracovnej cesty priami nadriadení pracovníkov, ktorí zamestnancov na pracovnú cestu vyslali, t. j.: generálny riaditeľ, riaditeľ úseku ekonomiky a financovania, riaditeľ úseku výroby a techniky, riaditeľ úseku marketingu a obchodu, riaditeľ úseku riadenia ľudských zdrojov, riaditeľ úseku kvality, riaditeľ OZ Martin, riaditeľ OZ Rajecké Teplice.

2. Určenie podmienok pracovnej cesty

• Určenie podmienok pracovnej cesty v podmienkach spoločnosti ABC, s. r. o. sa realizuje prostredníctvom vyplnenia cestovného príkazu, ktorého vzor je uvedený v prílohe č. 1 (tuzemská pracovná cesta) a č. 2 (zahraničná pracovná cesta) k tejto smernici. Cestovný príkaz musí obsahovať všetky náležitosti účtovného dokladu podľa § 10 zákona o účtovníctve a údaje, ktoré vyplývajú zo zákona o cestovných náhradách.
• Zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o., ktorý je oprávnený vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, povinne určí:
• Miesto nástupu na pracovnú cestu, pričom podľa povahy pracovnej cesty to môže byť pravidelné pracovisko alebo byt zamestnanca.
• Miesto výkonu práce na pracovnej ceste, ktoré musí byť minimálne v určení obce a organizačnej jednotky.
• Čas trvania pracovnej cesty, pričom je potrebné určiť deň a hodinu nástupu na pracovnú cestu a deň, prípadne hodinu ukončenia pracovnej cesty.
• Spôsob dopravy pri pracovnej ceste, pričom v súlade so zásadou hospodárnosti je potrebné direktívne určiť, aký dopravný prostriedok má zamestnanec použiť, ako aj jeho bližšiu špecifikáciu. Môže ísť o: lietadlo + určenie triedy (v podmienkach spoločnosti ABC, s. r. o. sa tento spôsob dopravy môže sa použiť len pri zahraničných pracovných cestách), vlak + určenie špecifikácie (osobný + trieda, rýchlik, lôžkový vozeň a pod.), loď, autobus, firemný automobil, automobil zamestnanca, prenajatý automobil.
• Miesto skončenia pracovnej cesty, pričom podľa povahy pracovnej cesty to môže byť pravidelné pracovisko alebo byt zamestnanca.
• Spôsob ubytovania, pričom zamestnanec, ktorý je oprávnený vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, určí kategóriu ubytovania podľa charakteru pracovnej cesty (destinácia, pracovná funkcia zamestnanca, cenové relácie, účel pracovnej cesty atď.). V prípade, ak nie je si zaobstarať na pracovnej ceste možné určenú kategóriu ubytovania, zamestnanec môže využiť na ubytovanie typ ubytovania maximálne o dve kategórie vyšší.
• Zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o., ktorý je oprávnený vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, môže podľa vlastného uváženia určiť aj ďalšie podmienky pracovnej cesty. Ide napr. o spolucestujúce osoby, prácu nadčas a pod.
• Zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o., ktorý je oprávnený vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, je povinný pri určovaní podmienok pracovnej cesty prihliadať na oprávnené záujmy zamestnanca, ktorý má pracovnú cestu absolvovať. Za oprávnené záujmy zamestnanca v zmysle tejto smernice sa považuje choroba manžela zamestnanca, choroba dieťaťa zamestnanca, návšteva vopred objednaného zdravotného vyšetrenia.
• Na druhej strane je tento zamestnanec viazaný na podmienky pracovnej cesty určené oprávneným zamestnancom spoločnosti ABC, s. r. o. a nemôže ich svojvoľne meniť.
• Ak ide o osobitnú kategóriu zamestnancov, týmto môže zamestnanec spoločnosti ABC, s. r. o., ktorý je oprávnený vyslať zamestnancov na pracovnú cestu, určiť uvedené podmienky pracovnej cesty jedným rozhodnutím:
• pre viacerých zamestnancov,
• na viacero pracovných ciest zamestnanca.

3. Zásady poskytovania preddavkov na pracovné cesty

• Spoločnosť ABC, s. r. o. je povinná poskytnúť zamestnancovi preddavok na cestovné náhrady, a to do výšky predpokladaných náhrad iba v prípade, ak zamestnanec o jeho poskytnutie požiada. Zamestnanec podáva žiadosť na tlačive uvedenom v prílohe č. 2 k Smernici č. 7/202x – Vedenie pokladnice. Ak ide o osobitnú kategóriu zamestnancov, spoločnosť im môže poskytnúť preddavok jedným rozhodnutím:
• pre viacerých zamestnancov,
• na viacero pracovných ciest zamestnanca.
• V prípade zahraničnej pracovnej cesty spoločnosť ABC, s. r. o. je povinná poskytnúť zamestnancovi preddavok v cudzej mene v rozsahu a v sume podľa predpokladaného času trvania a podmienok zahraničnej pracovnej cesty. Za predpokladu dohody so zamestnancom spoločnosť môže poskytnúť tento preddavok v cudzej mene aj:
• zapožičaním vlastnej medzinárodnej bankovej platobnej karty,
• prevodom na účet (vedený v cudzej mene) zamestnanca vedený v banke alebo pobočke zahraničnej banky.

4. Zásady vyúčtovania pracovných ciest

• Zamestnanec je povinný do 10 pracovných dní po skončení pracovnej cesty predložiť zamestnancovi spoločnosti ABC, s. r. o., ktorý ho na pracovnú cestu vyslal, písomné doklady potrebné na vyúčtovanie pracovnej cesty prostredníctvom tlačiva uvedeného v prílohe č. 3 a taktiež vrátiť nevyúčtovaný preddavok. Na osobitnú kategóriu zamestnancov sa táto povinnosť vzťahuje do 30 kalendárnych dní po dni skončenia pracovnej cesty.
• Ak suma poskytnutého preddavku pri zahraničnej pracovnej ceste bola vyššia, ako sú nároky zamestnanca, tento rozdiel zamestnanec je povinný vrátiť v zahraničnej mene, ktorú mu spoločnosť poskytla. V inej mene zamestnanec môže vrátiť tento rozdiel iba po dohode so zamestnávateľom.
• V prípade včasného nevrátenia nevyúčtovaného preddavku spoločnosť je oprávnená zraziť ho zamestnancovi zo mzdy v súlade s § 131 ods. 2 písm. e) Zákonníka práce.
• Spoločnosť ABC, s. r. o. je povinná do 10 pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty zamestnanca a uspokojiť jeho nároky. Voči osobitnej kategórii zamestnancov táto povinnosť spoločnosti sa vzťahuje do 30 kalendárnych dní odo dňa predloženia písomných dokladov.
• Ak suma poskytnutého preddavku pri zahraničnej pracovnej ceste bola nižšia, ako sú nároky zamestnanca, tento rozdiel spoločnosť je povinná vyplatiť v inej mene ako je mena euro. V mene euro spoločnosť môže vyplatiť tento rozdiel iba po dohode so zamestnancom. Výsledná suma vyúčtovania preddavku poskytnutého pri zahraničnej pracovnej ceste v cudzej mene sa zaokrúhľuje k najbližšej vyššej hodnote platidla (bankovky alebo mince) bežne prijímaného a vydávaného bankami a pobočkami zahraničných bánk.

5. Náhrady pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu

5. 1.    Náhrada preukázaných cestovných výdavkov

• Náhrada preukázaných cestovných výdavkov patrí v zmysle zákona o cestovných náhradách medzi nárokové náhrady. Cestovnými výdavkami sa na účely tejto smernice rozumejú:
• výdavky na cestovné lístky (pri použití autobusu a vlaku),
• výdavky na letenky alebo palubné lístky (pri použití lietadla alebo lode),
• výdavky na ležadlá, lôžka, príp. kajuty,
• výdavky na MHD.
• Zamestnanec musí svoj nárok preukázať predložením cestovného lístka, letenky, účtu za ležadlo, a pod. Ak zamestnanec nie je schopný dostatočne preukázať svoje cestovné výdavky, spoločnosť ABC, s. r. o. mu poskytne náhrady v sume 50 % z náhrad príslušných určenému spôsobu dopravy pri pracovnej ceste.
• Ak zamestnanec použije na pracovnú cestu vlastné motorové vozidlo, patria mu náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách v zmysle § 7 zákona o cestovných náhradách.

5. 2.       Náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie

• Náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie patrí v zmysle zákona o cestovných náhradách medzi nárokové náhrady v prípade, ak spoločnosť ABC, s. r. o. nezabezpečila ubytovanie na vlastné náklady. Náhradu výdavkov za ubytovanie možno zamestnancovi poskytnúť len po predložení dokladov, ktoré obsahujú náležitosti účtovného dokladu v zmysle zákona o účtovníctve. Spoločnosť ABC, s. r. o. prijme od zamestnanca len taký doklad, ktorý je vydaný subjektom, ktorý v zmysle príslušných právnych predpisov disponuje živnostenským alebo obdobným oprávnením. Doklad preukazujúci výdavky na ubytovanie vydaný inou súkromnou osobou spoločnosť neakceptuje.
• V prípade straty dokladu o ubytovaní a ak sa napriek všetkému úsiliu nepodarí získať náhradný doklad, spoločnosť ABC, s. r. o. poskytne zamestnancovi náhradu výdavkov za ubytovanie v sume 50 % z náhrad príslušných určenému spôsobu ubytovania pri pracovnej ceste.

5. 3.       Stravné

• Spoločnosť ABC, s. r. o. poskytuje zamestnancom za každý kalendárny deň pracovnej cesty stravné. Suma stravného je ustanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni, pričom čas trvania pracovnej cesty je rozdelený na časové pásma:
• 5 až 12 hodín,
• nad 12 hodín až 18 hodín,
• nad 18 hodín.
• Suma stravného pre uvedené časové pásma vychádza z opatrení, ktoré vydáva Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny SR a v rámci tejto smernice je jej aktuálna výška uvádzaná v prílohe č. 4.
• Ak spoločnosť ABC, s. r. o. znemožní vyslaním na pracovnú cestu, ktorá trvá menej než 5 hodín, zamestnancovi stravovať sa obvyklým spôsobom, poskytne mu stravné vo výške sumy stravného ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín.
• Ak zamestnanec zaradený do osobitnej kategórie zamestnancov vykoná počas kalendárneho dňa viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, spoločnosť ABC, s. r. o. mu poskytne stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest.
• Ak zamestnanec zaradený do osobitnej kategórie zamestnancov vykoná počas dvoch kalendárnych dní pracovnú cestu, ktorá trvá 5 až 12 hodín, spoločnosť ABC, s. r. o. mu poskytne stravné v sume ustanovenej pre toto časové pásmo.
• Spoločnosť ABC, s. r. o. zamestnancovi neposkytuje stravné, ak má zamestnanec na pracovnej ceste preukázateľne zabezpečené bezplatné stravovanie v plnom rozsahu. Ak má zamestnanec preukázateľne zabezpečené bezplatné stravovanie čiastočne, spoločnosť ABC, s. r. o. mu stravné kráti takto:
• v prípade zabezpečených raňajok o 25 % z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín,
• v prípade zabezpečeného obeda o 40 % z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín
• v prípade zabezpečenej večere o 35 % z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín.

5. 4.       Náhrada nevyhnutných vedľajších výdavkov

• Náhradu nevyhnutných vedľajších výdavkov možno zamestnancovi poskytnúť len po predložení dokladov, ktoré obsahujú náležitosti účtovného dokladu v zmysle zákona o účtovníctve. Tieto výdavky musia byť vynaložené za účelom splnenia pracovnej cesty. Ide napr. o poplatky za telefón, poplatky za parkovanie, poplatky za použitie garáže, poplatky za použitie diaľnice alebo tunela, poplatky za úschovu batožín, výdavky za opravu a iné servisné služby, pokiaľ je to nevyhnutné.
• Vynaloženie spomínaných výdavkov však nesmie mať súkromný charakter. Za nevyhnutné vedľajšie výdavky nie je možné považovať tiež napr. výdavky na zaplatenie pokuty, výdavky za odtiahnutie motorového vozidla, výdavky za umytie vozidla.
• Za vynaložené vedľajšie výdavky zamestnanca sa považujú aj výdavky zamestnanca na obstaranie pohonných látok pri použití služobného motorového vozidla. Spoločnosť ABC, s. r. o. je povinná nahradiť zamestnancovi takéto výdavky. Keďže uvedené výdavky zamestnanec uhrádza buď z poskytnutého preddavku alebo zo svojich prostriedkov tak, akoby ich vynaložila priamo spoločnosť ABC, s. r. o., nejde na strane zamestnanca v zmysle § 5 ods. 5 písm. c) ZDP o príjem zo závislej činnosti.

5. 5.       Náhrada cestovných výdavkov na návštevu rodiny

• Náhradu cestovných výdavkov na návštevu rodiny spoločnosť poskytne zamestnancovi na náhradu výdavkov súvisiacich s cestou do miesta trvalého bydliska alebo do iného miesta pobytu rodiny vopred dohodnutého medzi spoločnosťou ABC, s. r. o. a zamestnancom. Uvedenú dohodu je potrebné písomne zachytiť do cestovného príkazu v rámci osobitných dojednaní. Uvedený nárok vznikne len za predpokladu, že pracovná cesta trvá 10 a viac po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to jedenkrát za každých 10 dní.

5. 6.       Náhrada za vedenie motorového vozidla pri pracovnej ceste

• Náhradu za vedenie motorového vozidla pri pracovnej ceste spoločnosť ABC, s. r. o. poskytuje svojim zamestnancom bez ohľadu na to, či pracovnú cestu absolvujú vlastným motorovým vozidlom alebo služobným motorovým vozidlom. Uvedená náhrada sa poskytuje v zmysle § 9 zákona o cestovných náhradách.

6. Náhrady pri vzniku pracovného pomeru

• V prípade vzniku pracovného pomeru spoločnosť ABC, s. r. o. poskytne zamestnancovi náhrady vo výške a rozsahu náhrad, ktoré sa poskytujú pri pracovnej ceste. Ak zamestnanec, ktorému vznikol pracovný pomer, je vyslaný na pracovnú cestu, spoločnosť ABC, s. r. o. rieši súbeh nárokov podľa § 6 ods. 3 zákona o cestovných náhradách, t. j. poskytuje takú náhradu, ktorá je pre zamestnanca výhodnejšia.
• Spoločnosť ABC, s. r. o. poskytne takémuto zamestnancovi aj náhradu preukázaných sťahovacích výdavkov vo výške 40 %. Za sťahovacie výdavky sa na tieto účely považujú cestovné výdavky súvisiace so sťahovaním, výdavky na prepravu, výdavky na poistenie prepravovaných vecí a výdavky na prípadnú úpravu bytu.
• Suma poskytnutej náhrady sťahovacích výdavkov podlieha na strane zamestnanca zdaneniu v zmysle § 5 ZDP a nie je daňovo uznateľným nákladom spoločnosti ABC, s. r. o.

7. Náhrady za použitie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách

• Ak sa zamestnanec so spoločnosťou ABC, s. r. o. dohodne, že pri pracovnej ceste použije cestné motorové vozidlo, okrem cestného motorového vozidla spoločnosti ABC, patrí mu základná náhrada za každý 1 km jazdy a náhrada za spotrebované pohonné látky. Uvedené platí tak pre vlastné ako aj pre cestné motorové vozidlo, keď zamestnanec nie je držiteľom zapísaným v technickom preukaze (napr. požičané, prenajaté, v bezpodielovom spoluvlastníctve manželov), avšak nesmie to byť vozidlo zamestnávateľa a ani vozidlo prenajaté zamestnávateľom.
• Na pracovnú cestu môže byť použité len také cestné motorové vozidlo, okrem cestného motorového vozidla spoločnosti ABC, s. r. o., ktoré je platne havarijne poistené.
• Okrem sadzby základnej náhrady zamestnanec nemôže uplatňovať už žiadne ďalšie výdavky vzťahujúce sa k zabezpečovaniu prevádzkyschopnosti a funkčnosti vozidla. V paušálnej sadzbe náhrad je zohľadnená amortizácia vozidla, drobné opravy, jeho údržba a pod.
• Na použitie cestného motorového vozidla zamestnanca na pracovnú cestu nie je potrebná osobitná písomná dohoda. Túto dohodu nahrádza uvedenie spôsobu dopravy v cestovnom príkaze v kolónke auto vlastné a následné schválenie pracovnej cesty kompetentným zamestnancom spoločnosti ABC, s. r. o.
• Náhrada za spotrebované pohonné látky patrí zamestnancovi podľa cien pohonných látok platných v čase použitia cestného motorového vozidla.
• Ak je pohonnou látkou plyn, elektrická energia alebo tieto pohonné látky v kombinácii s inou pohonnou látkou, spôsob výpočtu náhrad za spotrebované pohonné látky za jednotlivé pohonné látky sa dohodne medzi spoločnosťou ABC, s. r. o. a zamestnancom na základe
• podmienok pracovnej cesty,
• cien pohonných látok platných v čase použitia cestného motorového vozidla a
• spotreby

v rámci osobitných dojednaní v tlačive cestovného príkazu. Ak je v technickom preukaze cestného motorového vozidla uvedená spotreba oboch pohonných látok podľa smerníc ES, pri dohode medzi zamestnancom a spoločnosťou ABC, s. r. o. sa prihliadne aj na túto spotrebu.

• Spoločnosť ABC, s. r. o. nepožaduje od zamestnanca pri použití cestného motorového vozidla, okrem cestného motorového vozidla spoločnosti ABC, s. r. o., doklad o nákupe pohonných látok.
• Základná náhrada za každý 1 km jazdy a náhrada za spotrebované pohonné látky nie je z pohľadu zamestnanca v zmysle § 5 ods. 5 písm. a) ZDP posudzovaná ako zdaniteľný príjem zo závislej činnosti.

8. Prikazovanie a schvaľovanie zahraničných pracovných ciest

• Vychádzajúc z vymedzenia zodpovednosti a riadiacich kompetencií vedúcich pracovníkov spoločnosti ABC, s. r. o., ktoré je samostatnou prílohou organizačného poriadku spoločnosti, sú oprávnení vyslať zamestnanca na vykonanie zahraničnej pracovnej cesty: generálny riaditeľ na návrh vedúceho kancelárie GR, riaditeľ úseku výroby a techniky na návrh vedúcich odborov v rámci ním riadeného úseku, riaditeľ úseku ekonomiky a financovania na návrh vedúcich odborov v rámci ním riadeného úseku, riaditeľ úseku marketingu a obchodu na návrh vedúcich odborov v rámci ním riadeného úseku, riaditeľ úseku riadenia ľudských zdrojov na návrh vedúcich odborov v rámci ním riadeného úseku, riaditeľ úseku kvality na návrh vedúcich odborov v rámci ním riadeného úseku, riaditeľ OZ Martin na návrh vedúcich odborov v rámci ním riadeného závodu, riaditeľ OZ Rajecké Teplice na návrh vedúcich odborov v rámci ním riadeného závodu.
• Zahraničná pracovná cesta sa môže vykonať len po predchádzajúcom schválení generálneho riaditeľa spoločnosti alebo ním povereného pracovníka. Návrhy zahraničných pracovných ciest sa predkladajú na odsúhlasenie na porade vedenia.

9. Určenie podmienok zahraničnej pracovnej cesty

• Na určenie podmienok zahraničnej pracovnej cesty v podmienkach spoločnosti ABC, s. r. o. je potrebné aplikovať časť B.2. tejto smernice.

10. Náhrady pri zahraničných pracovných cestách

•  Na poskytovanie náhrad pri zahraničných pracovných cestách vrátane iných a vyšších náhrad sa vzťahujú úpravy stanovené v častiach B.2. až B.8. tejto smernice, ak v ďalších bodoch nie je stanovené inak.

  10.1.      Náhrada preukázaných výdavkov na poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí

• Zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste patrí náhrada preukázaných výdavkov na poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí. Vynaloženie tohto výdavku zamestnanec preukazuje poistnou zmluvou o poistení liečebných nákladov v zahraničí.
• Poistenie liečebných nákladov sa vzťahuje na nevyhnutné lekárske vyšetrenie a ošetrenie, zakúpenie liekov na lekársky predpis, prepravu do nemocnice, pobyt v nemocnici vrátane operačného zákroku, prepravu pacienta alebo telesných pozostatkov zosnulého na územie SR.
• V prípade, ak zamestnanca na nevyhnutné liečebné náklady v zahraničí poistila spoločnosť ABC, s. r. o., uvedená náhrada zamestnancovi nepatrí. Táto náhrada zamestnancovi takisto nepatrí v prípade, ak spoločnosť ABC, s. r. o. vydala zamestnancovi zahraničnú platobnú kartu, ktorá mu úhradu liečebných nákladov v zahraničí zaručuje.
• Náhrada preukázaných výdavkov na poistenie liečebných nákladov v zahraničí nepredstavuje pre zamestnanca zdaniteľný príjem.
• Spoločnosť ABC, s. r. o. môže výdavky na poistenie liečebných nákladov v zahraničí zahrnúť medzi daňové výdavky.

10.2.      Náhrada za cesty na návštevy rodiny

• Ak sa pri zahraničnej pracovnej ceste spoločnosť ABC, s. r. o. písomne dohodne so zamestnancom na návšteve rodiny zamestnanca, patria zamestnancovi náhrady za cesty na návštevy rodiny v tomto rozsahu a výške:
• náhrady za cestovné výdavky v rovnakej výške ako pri zahraničnej pracovnej ceste,
• stravné vo výške 50 % dennej sadzby stravného ako pri zahraničnej pracovnej ceste.
• Náhrada výdavkov za cesty na návštevu rodiny sa poskytne len za predpokladu písomnej dohody o jej výške a rozsahu medzi zamestnancom a spoločnosťou ABC, s. r. o.
• Náhradu je možné poskytnúť len pri návšteve rodiny v mieste jej trvalého pobytu. Nie je možné túto náhradu poskytnúť na inom mieste, napr. na mieste, kde sa rodina zdržuje počas dovolenky.
• Náhrada výdavkov za cesty na návštevu rodiny pri zahraničných pracovných cestách nie sú podmieňované dobou trvania pracovnej cesty.

10.3.      Stravné a vreckové

• Pri zahraničnej pracovnej ceste zamestnancovi patrí za každý kalendárny deň zahraničnej pracovnej cesty stravné v mene, tak ako je ustanovené opatrením Ministerstva financií SR, a to v závislosti od času trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia SR v kalendárnom dni, pričom čas trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia SR je rozdelený na časové pásma:
• do 6 hodín vrátane,
• nad 6 hodín až 12 hodín,
• nad 12 hodín.
• Vybrané aktuálne základné sadzby stravného v cudzej mene sú uvedené v prílohe č. 5 tejto smernice.
• Ak zahraničná pracovná cesta mimo územia SR trvá v kalendárnom dni:
• do 6 hodín vrátane, patrí zamestnancovi stravné vo výške 25 % zo základnej sadzby stravného, ak nie je v ďalšom texte ustanovené inak,
• nad 6 hodín až 12 hodín, patrí zamestnancovi stravné vo výške 50 % zo základnej sadzby stravného, ak nie je v ďalšom texte ustanovené inak,
• nad 12 hodín, patrí zamestnancovi stravné v sume 100 % základnej sadzby stravného, ak nie je v ďalšom texte ustanovené inak.
• Ak má zamestnanec na zahraničnej pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie v celom rozsahu, zamestnávateľ mu stravné neposkytuje.
• Ak má zamestnanec na zahraničnej pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie čiastočne, zamestnávateľ stravné kráti:
• o 25 % za bezplatne poskytnuté raňajky,
• o 40 % za bezplatne poskytnutý obed a
• o 35 % za bezplatne poskytnutú večeru z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín
• v súlade s § 9 zákona o cestovných náhradách spoločnosť ABC, s. r. o. poskytne zamestnancom diferencovane zvýšené sadzby stravného pri zahraničnej pracovnej ceste. Ak trvanie zahraničnej pracovnej cesty prekračuje 3 kalendárne dni, zvyšuje sa denná sadzba stravného takto:
• generálnemu riaditeľovi o 50 % základnej sadzby stravného,
• riaditeľom úsekov o 35 % základnej sadzby stravného,
• vedúcim odborov o 20 % základnej sadzby stravného,
• ostatným zamestnancom o 15 % základnej sadzby stravného.
• Pri zahraničnej pracovnej ceste do Českej republiky zvýšená sadzba stravného sa neposkytuje.
• Pri zahraničnej pracovnej ceste spoločnosť ABC, s. r. o. poskytne zamestnancovi popri náhrade preukázaných vedľajších výdavkov v zmysle časti B.5.4. tejto smernice vreckové v cudzej mene v týchto výškach:
• generálnemu riaditeľovi 35 % stravného,
• riaditeľom úsekov 30 % stravného,
• vedúcim odborov 25 % stravného,
• ostatným zamestnancom 20 % stravného.
• Vreckové je určené na úhradu osobných výdavkov zamestnanca v zahraničí. Vreckové sa nedokladuje, má paušálny charakter a zamestnanec ho nevracia. Vreckové nepredstavuje pre zamestnanca zdaniteľný príjem podľa § 5 ZDP.
• Spoločnosť ABC, s. r. o. výdavky na vreckové zahŕňa medzi daňové výdavky.

10.4.      Náhrada výdavkov pri použití cestného motorového vozidla pri zahraničných pracovných cestách

• Pri zahraničnej pracovnej ceste spoločnosť ABC, s. r. o. pri použití cestného motorového vozidla, s výnimkou vozidla spoločnosti, poskytne zamestnancovi základnú náhradu za každý 1 km jazdy a náhradu za spotrebované pohonné látky.
• Spoločnosť ABC, s. r. o. je povinná pred začiatkom zahraničnej pracovnej cesty upozorniť zamestnanca, že bude od neho vyžadovať doklady o nákupe pohonných látok v zahraničí. Z tohto dôvodu zamestnanec je povinný predložiť tieto doklady pri vyúčtovaní.

11. Vylúčenie súbehu náhrad poskytovaných v mene euro a v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách

• Pri zahraničnej pracovnej ceste patrí zamestnancovi za čas pracovnej cesty na území SR stravné v mene euro v rozsahu a za podmienok ustanovených v časti B.10.3. tejto smernice.
• Ak spoločnosť ABC, s. r. o. znemožní vyslaním na zahraničnú pracovnú cestu, ktorá trvá na území SR menej ako 5 hodín, zamestnancovi stravovať sa obvyklým spôsobom, poskytne mu stravné vo výške sumy stravného pri tuzemskej pracovnej ceste ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín.
• Pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá sa začína a končí na území SR, pre vznik nároku na náhrady poskytované v cudzej mene je rozhodujúci čas prechodu slovenskej štátnej hranice.
• Ak sa zahraničná pracovná cesta vykonáva leteckou dopravou, rozhodujúcim momentom pre náhradu výdavkov je odlet a prílet lietadla podľa letového poriadku.
• Ak sa zahraničná pracovná cesta vykonáva vodnou dopravou, rozhodujúcim momentom pre náhradu výdavkov je príchod a odchod lode z prístavu, v ktorom sa vykonáva vstupná alebo výstupná colná a pasová kontrola.
• Pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá sa začína a končí v zahraničí, na vznik nároku na náhrady poskytované v cudzej mene sú rozhodujúce podmienky pracovnej cesty určené zamestnávateľom v zmysle časti B.2. a B.9. tejto smernice.

12. Náhrady pri výkone práce v zahraničí

• Zamestnancovi s miestom výkonu práce v zahraničí patrí za dni cesty do miesta výkonu práce v zahraničí a späť a pri pracovných cestách v zahraničí náhrada výdavkov ako pri zahraničnej pracovnej ceste.
• Ak zamestnanca nasledujú do miesta výkonu práce v zahraničí aj osoby, ktoré sa považujú za rodinu zamestnanca, zamestnancovi spoločnosť ABC, s. r. o. poskytne za dni cesty do tohto miesta a späť náhradu preukázaných cestovných výdavkov, preukázaných ubytovacích výdavkov a preukázaných potrebných vedľajších výdavkov, ktoré vznikli týmto osobám. Toto sa nevzťahuje na zamestnanca s denným návratom do miesta pobytu.

13. Výkon práce na pracovnej ceste

• Čas, ktorý na pracovnej ceste spadá do pracovného času zamestnanca, strávený bez jeho zavinenia inak ako plnením pracovných úloh, na účely cestovných náhrad sa považuje za výkon práce.
• Ak zamestnanec na pracovnej ceste plní pracovné úlohy v čase, ktorý nespadá do jeho obvyklého pracovného času, ide o prácu nadčas.
• Čas, ktorý na pracovnej ceste nespadá do obvyklého pracovného času zamestnanca a ktorý je strávený inak ako plnením pracovných úloh (samotná doprava do, resp. z miesta výkonu práce sa nepovažuje za plnenie pracovných úloh), nepovažuje sa za výkon práce.

17. Účtovanie cestovných náhrad

• Náhrady výdavkov pri tuzemských a zahraničných pracovných cestách, ktoré sú poskytované v zmysle tejto smernice, a to len zamestnancom v zmysle definície pojmu zamestnanec, účtujú sa na ťarchu účtu 512 – Cestovné. Náhrady výdavkov pri pracovných cestách poskytované týmto osobám do nákladov na spomínanom účte sa účtujú vrátane DPH.
• Spoločnosť ABC, s. r. o. v súlade so Smernicou č. 2/202x – Účtový rozvrh sleduje v rámci účtu 512 osobitne v analytickej evidencii:
• cestovné náhrady poskytované vo výške podľa zákona o cestovných náhradách, t. j. nárokovateľné náhrady, ktoré predstavujú pre spoločnosť daňovo uznateľné výdavky,
• cestovné náhrady poskytované nad rámec zákona o cestovných náhradách alebo náhrady, ktoré nespĺňajú podmienky ZDP.
• Pri vyplácaní cestovných náhrad v cudzej mene pri prepočte cudzej meny na menu euro v rámci účtovníctva spoločnosti postupuje sa podľa zákona o účtovníctve. Za deň uskutočnenia účtovného prípadu sa na tieto účely považuje deň predloženia dokladov na vyúčtovanie pracovnej cesty. Poskytnutie preddavku v cudzej mene však predstavuje na tieto účely samostatný účtovný prípad.

C. Záverečné ustanovenia

1. Záväznosť: Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti ABC, s. r. o.
2. Platnosť a účinnosť: Smernica nadobúda účinnosť dňom vydania.
3. Zodpovednosť za kontrolu: Kontrolou dodržiavania smernice je poverený riaditeľ úseku riadenia ľudských zdrojov.
4. Sankcie: Nedodržiavanie smernice sa klasifikuje ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami podľa pracovného poriadku.

Prílohy:

• Príloha č. 1 – Príkaz na tuzemskú pracovnú cestu
• Príloha č. 2 – Príkaz na zahraničnú pracovnú cestu
• Príloha č. 3 – Vyúčtovanie pracovnej cesty
• Príloha č. 4 – Sadzby stravného pri tuzemských pracovných cestách
• Príloha č. 5 – Vybrané základné sadzby stravného pri zahraničných pracovných cestách

 

 

Príloha č. 1:                                                    Príkaz na tuzemskú pracovnú cestu

 

Príloha č. 2:                                     Príkaz na zahraničnú pracovnú cestu

 

Príloha č. 3:                                                    Vyúčtovanie pracovnej cesty

Nárok na cestovné náhrady v mene eur .......... .....

Titul	Nárok
Ubytovanie
Stravné
Cestovné, resp. náhrada za spotrebu PHL
Vedľajšie výdavky
Vreckové
Vedenie motorového vozidla
Výdavky na sťahovanie
Iné ............................
Nárok celkove
Preddavky celkove
Rozdiel (doplatok, preplatok)

Nárok na cestovné náhrady v cudzej mene .......... .....

Titul	Nárok
Ubytovanie
Stravné
Cestovné (na území SR + do 350 km, resp. 500 km v zahraničí)
Základná sadzba za prejdené km celkove
Vedľajšie výdavky
Vreckové
Vedenie motorového vozidla
Výdavky na sťahovanie
Iné ............................
Nárok celkove
Preddavky celkove
Rozdiel (doplatok, preplatok)

Vyhlasujem, že som všetky údaje uviedol úplne a správne.

Vyúčtoval:          dňa ..........................                                                       .......................................

Schválil:              dňa ..........................                                                       .......................................

 

Príloha č. 4:                                     Sadzby stravného pri tuzemských pracovných cestách

Časové pásmo
5 až 12 hodín	nad 12 až 18 hodín	nad 18 hodín	Účinnosť
5,10 eur	7,60 eur	11,60 eur	1. 7. 2019 – 30. 4. 2022
6 eur	9 eur	13,70 eur	od 1. 5. 2022

 

Príloha č. 5:       Vybrané základné sadzby stravného v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách

Krajina	Základné sadzby stravného
	od 1. 1. 2013
Belgicko	45 EUR
Česko	600 CZK
Grécko	42 EUR
Chorvátsko	40 EUR
Maďarsko	39 EUR
Nemecko	45 EUR
Poľsko	37 EUR
Rakúsko	45 EUR
Slovinsko	38 EUR
Taliansko	45 EUR

Smernica Pracovné cesty a cestovné náhrady