Smernica - Controlling pohľadávok

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

S cieľom určenia jednotného postupu pri vedení evidencie pohľadávok, pri zabezpečovaní vymáhania pohľadávok, pri realizácii postúpení a zápočtov pohľadávok v spoločnosti ABC, s. r. o. sa vydáva táto smernica upravujúca zásady práce s pohľadávkami. Smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti ABC, s. r. o.

2. Definícia pojmov

1. Pohľadávka – časť aktív účtovnej jednotky, ktorá je výsledkom minulých udalostí a dôsledkom poskytovania určitej doby splatnosti obchodným partnerom.
2. Záväzok – povinnosť účtovnej jednotky, ktorá vznikla z minulých udalostí, od jej splnenia sa očakáva zníženie ekonomických úžitkov účtovnej jednotky.
3. Dlhodobá pohľadávka – pohľadávka s dohodnutou dobou splatnosti pri vzniku účtovného prípadu dlhšou ako 1 rok.
4. Krátkodobá pohľadávka – pohľadávka s dohodnutou dobou splatnosti pri vzniku účtovného prípadu najviac 1 rok.

3. Súvisiace predpisy

1. Aktívne derogácie – žiadne
2. Pasívne derogácie – žiadne
3. Nadradené predpisy – Občiansky zákonník

• Obchodný zákonník
• zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92 zo 16. 12. 2002, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov (ďalej len „Postupy účtovania“),
• zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.

B. Všeobecné a osobitné ustanovenia

1. Systém vykazovania stavu pohľadávok

• Súčasťou controllingových postupov v oblasti riadenia pohľadávok je hodnotenie pozitívnych a negatívnych dopadov obchodnej úverovej politiky. Hodnotia sa dopady predajnej úverovej politiky na:
• obrat,
• pohľadávky,
• náklady kapitálu,
• riziká strát z nedobytných pohľadávok.
• O obchodnej úverovej politike rozhoduje rada riaditeľov na základe prístupu odberateľov, konkurencie, úrokovej miery (ceny peňazí), zmluvného dojednania a pod. Rôznou voľbou doby splatnosti úveru, výšky poskytnutého skonta za promptné platenie, obdobia poskytnutej zľavy sa ovplyvňuje objem predaja, náklady na predaj, využitie skonta, straty z neuhradených pohľadávok, náklady na viazaný kapitál. Controllingové aktivity sa zameriavajú predovšetkým na:
• evidenciu a kontrolu objemu pohľadávok (stanovenie úverových limitov voči odberateľom a ich kontrola),
• verifikáciu dôveryhodnosti odberateľov,
• produkčnosť pohľadávok (vzťah pohľadávok k objemu tržieb),
• lehoty splatnosti pohľadávok (kontrola pohľadávok po lehote splatnosti a iniciatíva následných opatrení),
• sledovanie pohľadávok (obrátka, doba splatnosti, vek pohľadávok),
• komunikáciu s marketingovým oddelením Obchodného úseku.
• V rámci finančného controllingu sa sleduje stav tržieb a pohľadávok týždenne. Zodpovedný zamestnanec za účelom informovanosti o pohľadávkach predkladá riaditeľovi Úseku ekonomiky a financovania vždy v stredu do 9.30 hod. zostavu neuhradených pohľadávok za účty 311.ABXY, 314.0AXY, 315.ABXY, 378.ABXY v štruktúre pohľadávky po lehote splatnosti do 7 dní, do 20 dní a nad 20 dní, ako aj zostavu nezaplatených záväzkov za účty 321.0AXY, 324.0AXY, 325.0AXY, 379.ABXY v štruktúre po lehote splatnosti do 7 dní, do 20 dní a nad 20 dní.
• Porada k monitoringu pohľadávok za účasti riaditeľa Obchodného úseku, riaditeľa Úseku ekonomiky a financovania, riaditeľov divízií, vedúceho Právneho útvaru a generálneho riaditeľa sa koná každý piatok o 9.00 hod. Riaditeľ Úseku ekonomiky a financovania predkladá správu o stave pohľadávok a záväzkov spolu s návrhom na riešenie aktuálneho stavu v oblasti pohľadávok po lehote splatnosti.
• Osobitnú úlohu v procese správy pohľadávok má Právny útvar, ktorý je povinný:
• Sledovať všetky pohľadávky po lehote splatnosti nad 20 dní odovzdané na Právny útvar.
• Intenzívne spolupracovať s riaditeľmi divízií a riaditeľom Obchodného úseku na vymáhaní pohľadávok a uhrádzaní záväzkov a viesť o postupe a stave riešenia tejto problematiky podrobnú vecnú a časovú evidenciu.
• Intenzívne komunikovať s riaditeľom Úseku ekonomiky a financovania. Pred odoslaním pohľadávky na súdne vymáhanie vyžiadať stanovisko zodpovedného zamestnanca Oddelenia účtovnej evidencie, či nie sú pohľadávky uhradené.
• Po obdržaní pozitívneho stanoviska na súdne vymáhanie a predložení všetkých potrebných podkladov spracovať do 10 dní návrh riešenia a predložiť ho generálnemu riaditeľovi.

2. Zmluvné pokuty

• Pokyn na vystavenie zmluvných pokút predkladá riaditeľ divízie, resp. odborný riaditeľ vedúcemu Oddelenia účtovnej evidencie. Komplexná evidencia vystavených zmluvných pokút sa vedie na Oddelení účtovnej evidencie.
• Mesačne do 7. pracovného dňa v mesiaci zodpovedný zamestnanec Oddelenia účtovnej evidencie predloží riaditeľovi pre ekonomiku a financovanie prehľad všetkých navrhovaných zmluvných pokút za oneskorene uhradené faktúry.
• Zmluvné pokuty, ktoré boli uplatnené voči partnerom a nebudú uhradené do 30 dní po lehote splatnosti, postúpi zodpovedný zamestnanec Úseku ekonomiky a financovania v druhý pracovný deň po skončení mesiaca Právnemu útvaru na stanovenie ďalšieho postupu.

3. Postúpenie pohľadávok po lehote splatnosti nad 20 dní

• Jednou z dôležitých činností Právneho útvaru je zabezpečovanie vymáhania pohľadávok po lehote splatnosti od odberateľov, dodávateľov, zamestnancov, ako aj iných právnických a fyzických osôb. Riaditeľ Úseku ekonomiky a financovania spracuje a postúpi aktuálne mesačné zostavy pohľadávok po lehote splatnosti nad 20 dní podľa jednotlivých analytických účtov Právnemu útvaru do 3. pracovného dňa po skončení kalendárneho mesiaca.
• Zodpovedný zamestnanec Právneho útvaru je povinný do 10. pracovného dňa príslušného mesiaca vypracovať prehľad mesačných pohybov pohľadávok po lehote splatnosti nad 20 dní podľa jednotlivých analytických účtov za predchádzajúci mesiac, z ktorého bude zrejmé, o akú sumu sa pohľadávky na jednotlivých analytických účtoch znížili, príp. zvýšili. Pri zvýšení pohľadávok po lehote splatnosti nad 20 dní v sledovanom mesiaci oproti mesiacu predchádzajúcemu tento zamestnanec je povinný predložiť zdôvodnenie zvýšenia objemu týchto pohľadávok. O znížení pohľadávok po lehote splatnosti nad 20 dní v sledovanom mesiaci oproti mesiacu predchádzajúcemu je povinný spracovať správu o znížení pohľadávok, z ktorej bude zrejmé, ktoré konkrétne pohľadávky sa na konkrétnom analytickom účte znížili a z akého dôvodu (napr. uskutočnený zápočet, úhrada pohľadávky, pohľadávka vymožená súdnou cestou, pohľadávka vymožená exekútorom, úhrada pohľadávky a pod.). Informácie potrebné k tejto správe mu do 2 dní od požiadania poskytnú odborní riaditelia, resp. riaditelia divízií, resp. iní zodpovední zamestnanci útvarov, kde tieto pohľadávky vznikli. Kompletne spracované údaje budú predložené rade riaditeľov.
• Vedúci Právneho útvaru po rokovaní rady riaditeľov spracuje návrh na postúpenie pohľadávok po lehote splatnosti nad 20 dní vybranej spoločnosti. Súčasťou návrhu je spracovanie zmluvy o postúpení pohľadávok a kompletný register sporových spisov. Návrh musí byť do ustanoveného termínu predložený Rade riaditeľov. Po schválení návrhu sa kompletná evidencia postupovaných pohľadávok odovzdá zodpovedným zamestnancom vybranej spoločnosti.
• Zamestnanci Právneho útvaru sú povinní pripraviť oznámenie o postúpení pohľadávok na každého dlžníka, voči ktorému bola pohľadávka predmetom zmluvy o postúpení pohľadávok. Zamestnanci Právneho útvaru sú povinní zaslať doporučenou poštou jednotlivým dlžníkom, voči ktorým boli postúpené pohľadávky, oznámenie o postúpení pohľadávok, ktoré tvorí prílohu č. 1 tejto smernice. V zložitých právnych prípadoch rozhodne vedúci Právneho útvaru o tom, či toto oznámenie bude zaslané alebo nie.
• V prípadoch, o ktorých rozhodne rada riaditeľov, bude spoločnosť ABC, s. r. o. zastupovaná externým právnikom na základe uzatvorenej zmluvy o právnej pomoci. Pri poskytovaní právnej pomoci externým právnikom v zmysle predmetu zmluvy je vedúci Právneho útvaru oprávnený odsúhlasiť na konkrétny prípad tieto odmeny:
• špecifickú odmenu k vyriešeniu sporu do dohodnutého časového limitu,
• limit nákladov na daný spor,
• podielovú odmenu určenú v percentách z výšky vymoženej istiny,
• individuálne dohodnuté odmeny.
• V zmluve o právnej pomoci s externým právnikom musí byť jasne stanovený spôsob vzájomnej komunikácie pri poskytovaní právno-poradenskej služby, pričom požiadavky na poskytnutie stanoviska externého právnika musia byť predkladané v písomnej forme Právnemu útvaru a musia byť jasne špecifikované.
• Pri vymáhaní pohľadávok po lehote splatnosti prostredníctvom súdnych exekútorov Právny útvar v zmluve o vykonaní exekúcie môže dohodnúť s exekútorom najdlhšiu dobu platnosti zmluvy 18 mesiacov. Ak je potrebné uzavrieť zmluvu na dlhšie časové obdobie, musí byť zaslaná generálnemu riaditeľovi na schválenie.
• V zmluvách o právnej pomoci s externými právnikmi a v zmluvách o vykonaní exekúcie uzatváraných so súdnymi exekútormi nie je v kompetencii Právneho útvaru dohodnúť poskytnutie preddavkov na riešenie sporových vecí a vykonanie exekúcie.

3. Započítanie pohľadávok

• O realizácii vzájomných zápočtov pohľadávok a záväzkov evidovaných voči tomu istému subjektu rozhoduje rada riaditeľov na základe predložených zostáv neuhradených pohľadávok a nezaplatených záväzkov na svojich pravidelných poradách k monitoringu pohľadávok podľa bodu B.1. tejto smernice. Toto rozhodnutie (jednostranné započítanie pohľadávok a záväzkov, dohodu o započítaní pohľadávok a záväzkov) realizuje Právny útvar. Právny útvar pripraví všetky doklady k započítaniu pohľadávok a bezodkladne ich odošle organizačnej jednotke spoločnosti, ktorej sa zápočet týka a vedúcemu Oddelenia účtovnej evidencie. Originály si ponechá vo vlastnej evidencii.
• V prípade, že sa v účtovníctve nachádzajú pohľadávky po lehote splatnosti do 20 dní, pričom sa v účtovnej evidencii nenachádzajú záväzky voči uvedenému dlžníkovi, riaditeľ Úseku ekonomiky a financovania je kompetentný dať príkaz na pozastavenie platieb dlžným partnerom. O tejto skutočnosti je povinný informovať Právny útvar, vedúceho organizačnej jednotky spoločnosti, ktorej sa uvedená situácia týka, ako aj dlžného partnera. Po vyčlenení dostatočného objemu záväzkov na účely zápočtov najneskôr do 24 hodín je povinný uvoľniť blokáciu platieb a informovať o tejto skutočnosti všetky osoby ako pri pozastavení platieb.

4. Inventarizácia pohľadávok, tvorba opravných položiek a odpis pohľadávok

• Riadna inventarizácia pohľadávok sa realizuje v súlade so Smernicou č. 6/202x – Inventarizácia majetku a záväzkov, a to jedenkrát ročne ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.
• Tvorba opravných položiek k pohľadávkam sa realizuje v súlade Postupmi účtovania a Smernicou č. 5/202x – Rezervy a opravné položky.
• Odpis pohľadávok sa realizuje v súlade s Postupmi účtovania na základe rozhodnutia rady riaditeľov.

C. Záverečné ustanovenia

1. Záväznosť: Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti ABC, s. r. o.

2. Platnosť a účinnosť: Smernica nadobúda účinnosť dňom vydania.

3. Zodpovednosť za kontrolu: Kontrolou dodržiavania tejto smernice je poverený vedúci Právneho útvaru. Za komplexnú kontrolnú činnosť dodržiavania a uplatňovania sústavy organizačných noriem zodpovedá Útvar kontroly.

4. Sankcie: Nedodržiavanie tejto smernice sa klasifikuje ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami podľa Pracovného poriadku.

Prílohy:

• Príloha č. 1 – Prehľad mesačných pohybov pohľadávok po lehote splatnosti 20 dní
• Príloha č. 2 – Vzor oznámenia o postúpení pohľadávky
• Príloha č. 3 – Započítanie pohľadávok jednostranným právnym úkonom

Príloha č. 1:                     

Prehľad mesačných pohybov pohľadávok po lehote splatnosti nad 20 dní

Kalendárny mesiac: .............................. (prehľad ku dňu .....................)

 

Účet: ..............

1. Popis a stav pohľadávky: .............................................................................................

• Menovitá hodnota pohľadávky: ............................................................................
• Príslušenstvo: ........................................................................................................

2. Popis a stav pohľadávky: .............................................................................................

• Menovitá hodnota pohľadávky: ............................................................................
• Príslušenstvo: ........................................................................................................

3. Popis a stav pohľadávky: .............................................................................................

• Menovitá hodnota pohľadávky: .............................................................................
• Príslušenstvo: .........................................................................................................

 

Vypracoval: .................................................                               Dátum: .................................

 

Príloha č. 2:   

Vzor oznámenia o postúpení pohľadávky

Oznámenie o postúpení pohľadávky sa realizuje na hlavičkovom papieri spoločnosti ABC, s. r. o., Poprad takto:

Vec: Oznámenie o postúpení pohľadávky

V zmysle zmluvy o postúpení pohľadávok uzavretej dňa ............. podľa § 524 a nasl. Občianskeho zákonníka v platnom znení bola pohľadávka, ktorú obchodná spoločnosť ABC, s. r. o., Poprad evidovala voči Vám, postúpená spoločnosti XXX.

Na základe uvedeného Vám oznamujeme, že pohľadávka, ktorú evidovala obchodná spoločnosť ABC, s. r. o. voči Vám, prešla dňom ............. vo výške ............. eur s príslušenstvom na spoločnosť XXX.

Týmto Vás zároveň vyzývame, aby ste svoj záväzok, ktorý ste mali voči spoločnosti ABC, s. r. o., plnili obchodnej spoločnosti XXX ako novému veriteľovi, adresa: XXX, bankové spojenie: Banka XY, a. s., číslo účtu: XXX.

S úctou

                                                                                                               .................................................

                                                                                                                          Mgr. Miroslav Dudoň

   vedúci Právneho útvaru

Príloha č. 3:                      Započítanie pohľadávok jednostranným právnym úkonom (vzor)

Informácia o započítaní pohľadávky sa realizuje na hlavičkovom papieri spoločnosti ABC, s. r. o., Poprad takto:

V .......................dňa .............

Vec: Započítanie pohľadávky kompenzačnou námietkou

Obdržali sme Vašu faktúru č. XXX zo dňa XXX na sumu XXX, splatnú dňa XXX, ktorou ste nám vyfakturovali nákup tovaru v zmysle kúpnej zmluvy zo dňa XXX. Proti tejto pohľadávke uplatňujeme na započítanie našu faktúru č. XXX zo dňa XXX na sumu XXX, splatnú dňa XXX, ktorou sme Vám vyfakturovali služby v zmysle zmluvy o dielo zo dňa XXX. Rozdiel z tohto započítania v sume XXX zaplatíme na Váš účet v termíne do XXX.

               S úctou

 .................................................

Mgr. Miroslav Dudoň, vedúci Právneho útvaru

Smernica Controlling pohľadávok