Smernica - Manká a škody

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

S cieľom určenia jednotného postupu pri vysporiadaní mánk a škôd v spoločnosti ABC, s. r. o., Poprad (ďalej len „spoločnosť“) sa vydáva táto smernica ustanovujúca konkrétne postupy po zistení škôd a inventarizačných rozdielov, spôsob účtovania mánk a škôd v súvzťažnosti na ich klasifikáciu, ako aj vytvorenie a pôsobenie likvidačnej komisie. Smernica je považovaná za účtovný záznam, je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti a súčasťou riadiaceho a kontrolného systému spoločnosti.

2. Definícia pojmov

1. Manko – inventarizačný rozdiel, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav účtovný a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.
2. Schodok – inventarizačný rozdiel pri peniazoch alebo ceninách, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav účtovný a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.
3. Škoda – majetková ujma, ktorá nastala v majetkovej sfére spoločnosti a je objektívne vyjadriteľná peniazmi ako všeobecným ekvivalentom. Ide o neodstrániteľné poškodenie alebo zničenie majetku spoločnosti.
4. Prevádzková škoda – škoda na dlhodobom hmotnom majetku a zásobách (nad normu prirodzených úbytkov), ak došlo k úplnému zničeniu alebo neodstrániteľnému poškodeniu majetku alebo zásob.
5. Finančná škoda – škoda na dlhodobom finančnom majetku a krátkodobom finančnom majetku.
6. Mimoriadna škoda – škoda vzniknutá na majetku z mimoriadnych príčin, napr. v dôsledku živelnej pohromy.
7. Oprava majetku – aktivity, pri ktorých sa odstraňuje čiastočné fyzické opotrebovanie alebo poškodenie za účelom uvedenia do predchádzajúceho alebo prevádzkyschopného stavu. Uvedením do prevádzkyschopného stavu sa rozumie vykonanie opravy aj s použitím iných než pôvodných materiálov, náhradných dielcov, súčastí alebo technológií, ak nedôjde k zmene technických parametrov alebo zvýšeniu výkonnosti majetku a ani k zmene účelu použitia.
8. Údržba majetku – aktivity, uskutočnením ktorých sa spomaľuje fyzické opotrebovanie, predchádza sa jeho následkom a odstraňujú sa drobnejšie závady.
9. Zmarená investícia – prevádzková škoda, ktorá ovplyvňuje výsledok hospodárenia z prevádzkovej činnosti súvisiacej s predmetom podnikania spoločnosti, alebo sa vykonáva na podporu prevádzkovej činnosti a súvisí s hospodárskou činnosťou spoločnosti.
10. Normy prirodzených úbytkov zásob – normy ustanovené spoločnosťou na základe viacročných zisťovaní vo svojich konkrétnych podmienkach, pričom je zohľadnený spôsob skladovania týchto zásob, ochrana obalmi, spôsob skladovania a distribúcie a pod. Pod pojem prirodzené úbytky nie je možné zahrnúť také úbytky, ktoré možno znížiť, alebo im možno zamedziť riadnym hospodárením, t. j. primeraným zabezpečením skladovacích priestorov, opatreniami proti krádežiam, neodbornej manipulácii a pod.
11. Živelná pohroma – úkaz spôsobený silami, ktoré nie sú ovládateľné a nemožno pri nich určiť osobu zodpovednú za škodu. Živelnú pohromu predstavuje nezavinený požiar a výbuch, blesk, víchrica s rýchlosťou vetra nad 75 km/h, povodeň, záplava, krupobitie, zosuv pôdy a zrútenie skalných zrúcanín, pokiaľ k nim nedošlo v dôsledku priemyselnej alebo stavebnej činnosti, zosúvanie alebo zrútenie lavín a zemetrasenie.

3. Súvisiace predpisy

1. Aktívne derogácie – zrušuje sa Smernica č. 7/2018 o škodách
2. Pasívne derogácie – žiadne
3. Nadradené predpisy – zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,

• opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.

B. Všeobecné a osobitné ustanovenia

• Manká, škody a zmarené investície v podmienkach spoločnosti sa považujú z účtovného hľadiska za mimoriadny úbytok majetku spoločnosti, ktorý vzniká ako neželaný jav v rámci výkonu hospodárskej činnosti. Vznik manka a škody, prípadne zmarená investícia znamená pre spoločnosť majetkovú ujmu, resp. škodovú udalosť.
• Pre potreby likvidácie škôd vzniknutých na zásobách obchodného tovaru v maloobchodných jednotkách, pri veľkoobchodnej činnosti a počas prepravy je vytvorená likvidačná komisia. Táto komisia je najmenej trojčlenná. Povinným členom komisie je poverený zamestnanec Útvaru kontroly. Členov likvidačnej komisie ustanovuje do funkcie generálny riaditeľ. O likvidácii znehodnoteného tovaru likvidačná komisia spisuje Záznam o likvidácii znehodnoteného tovaru (príloha č. 1). Záznam o likvidácii znehodnoteného tovaru sa spisuje až pri vyvážaní poškodeného tovaru z priestorov maloobchodnej jednotky (ďalej len „MOJ“), resp. skladu. Je neprípustné ponechať v priestoroch MOJ, resp. skladu tovar, na ktorý bol už spísaný Záznam o likvidácii znehodnoteného tovaru. Poškodený tovar sa nesmie vyhadzovať do odpadových nádob, príp. na iné nepovolené miesta. Spôsob fyzickej likvidácie určuje poverený zamestnanec Útvaru kontroly, resp. Štátna veterinárna a potravinová správa, Slovenská inšpekcia životného prostredia. Z časového hľadiska sa likvidácia organizuje tak, aby nedochádzalo k veľkému nahromadeniu poškodeného tovaru, resp. k rozkladu tovarov rýchlo podliehajúcich skaze a bola zabezpečená hospodárnosť odvozu poškodeného tovaru.
• Z účtovníctva sa dlhodobý hmotný a dlhodobý nehmotný majetok vyradí po uskutočnení vyraďovacieho konania na základe Protokolu o vyradení dlhodobého hmotného a dlhodobého nehmotného majetku do užívania podľa vzoru uvedeného v prílohe č. 4 Smernice č. 3/202x – Dlhodobý hmotný a dlhodobý nehmotný majetok, pri ktorom musia byť priložené všetky dokumenty o obstaraní majetku. Vyraďovacie konanie zabezpečuje komisia (poradný orgán generálneho riaditeľa) v zložení – zástupca Odboru správy majetku, zástupca Úseku ekonomiky a financovania, zástupca Útvaru controllingu, zástupca Právneho útvaru, zástupca Útvaru vyraďujúceho majetok, zástupcovia odborných útvarov podľa rozhodnutia vedúceho Odboru správy majetku.
• Za uskutočnenie vyraďovacieho konania a za odovzdanie úplnej dokumentácie vedúcemu Oddelenia účtovnej evidencie zodpovedá Ing. Peter Suchý – vedúci Odboru správy majetku.
• Pri vzniku škody sa vykonáva mimoriadna inventarizácia. Mimoriadna inventarizácia sa vykonáva aj pri iných situáciách, ktoré sa môžu vyskytnúť v súvislosti s podnikateľskou činnosťou, a to pri uzavretí dohody o hmotnej zodpovednosti so zamestnancom. Pri vzniku mimoriadnej udalosti spojenej so živelnou pohromou, vlámaním, krádežou a pod. sa vykoná inventarizácia toho druhu majetku, ktorého sa táto udalosť týka.
• V prípade manka je potrebné posúdiť mieru zavinenia hmotne zodpovedného pracovníka. V prípade zistenia, že za manko je zodpovedný v plnej miere hmotne zodpovedný pracovník, bude sa postupovať v súlade s existujúcimi právnymi normami (napr. Zákonník práce, Občiansky zákonník) až po hmotnú a trestnoprávnu zodpovednosť hmotne zodpovedného pracovníka.

1. Škody zistené v MOJ

1.1.  Škody zistené pri kvalitatívnej a kvantitatívnej prebierke tovaru

• V prípade nedostatkov zistených pri prebierke tovaru – poškodený tovar, chýbajúci tovar, poškodené kontrolné pásky, tovar dodaný po dátume spotreby alebo dodaný po dohodnutej zostávajúcej dobe minimálnej trvanlivosti:
• Pri dodávke tovaru z veľkoobchodu spoločnosti – zamestnanec MOJ zodpovedný za príjem tovaru je povinný žiadať Doklad o úprave dodacieho listu od zamestnanca hospodárskeho strediska (HS) Doprava, ktorý vykoná opravu na skutočne dodané množstvá a opraví hodnotu v Eur. Doklad o úprave dodacieho listu pripojí k dokladu Dodací list a faktúra. Tovar zamestnanec MOJ vracia do veľkoobchodu.
• Pri dodávke tovaru od ostatných dodávateľov (priame dodávky) – zamestnanec MOJ zodpovedný za príjem tovaru nie je oprávnený podpísať prevzatie poškodeného tovaru, je povinný požiadať zamestnanca zodpovedného za dodávku tovaru o opravu dodacieho listu a je povinný tovar vrátiť.

1.2. Skryté vady tovaru zistené počas manipulácie s tovarom, skladovania, predaja

• Ak počas manipulácie s tovarom v priebehu doby minimálnej trvanlivosti zamestnanec MOJ zistí skrytý nedostatok tovaru (nedostatok v kvalite tovaru), je povinný okamžite ho oznámiť vedúcemu MOJ.
• Vedúci MOJ uplatňuje reklamáciu na skryté nedostatky:

Z veľkoobchodu spoločnosti:

1. Pri ďalšej nasledujúcej dodávke tovaru vedúci MOJ, resp. jeho zástupca je povinný spísať Reklamačný list maloobchodu (príloha č. 2), pričom je povinný na tento doklad zreteľne vyznačiť – tovar prevzatý na posúdenie. Osádka dodávateľského vozidla (zamestnanci HS Doprava) potvrdí prevzatie reklamovaného tovaru.
2. Vrátenie tovaru na základe reklamačného listu do skladu prostredníctvom obchodných zástupcov a vedúceho veľkoobchodnej prevádzky kompetentných na posúdenie reklamácie.

Reklamačný list maloobchodu musí obsahovať tieto údaje: názov a adresu MOJ, odberateľské číslo, dátum prevzatia reklamácie, číslo nadobúdacieho dokladu (číslo faktúry, ktorou bol daný tovar fakturovaný odberateľovi), dátum dodania reklamovaného tovaru, registračné číslo tovaru, názov tovaru, nákupná cena za mernú jednotku bez DPH, reklamované množstvo tovaru, dôvod reklamácie, pečiatka MOJ, meno a podpis zodpovedného zamestnanca MOJ, pečiatka osádky vozidla, ktorá reklamáciu prevzala, čitateľné meno a podpis zamestnanca, ktorý reklamáciu prevzal.

Ak ide o tovar s viazaným obalom, je nutné vyplniť na reklamačnom liste aj tieto údaje: názov obalu – prepravky, fľaše a množstvo obalov.

V prípade uznania reklamácie na základe reklamačného listu dodávateľom z veľkoobchodu je spracovaný dobropis, ktorý je zaslaný odberateľovi – na ekonomický úsek, ktorý zabezpečí pri uznaní reklamácie zaslanie kópie dobropisu vedúcemu MOJ.

Ak nie je uznaná opodstatnenosť reklamácie, vedúci tovarovej obchodnej divízie je povinný do 5 pracovných dní oznámiť vedúcemu MOJ stanovisko o zamietnutí reklamácie, pričom musí uviesť dôvody jej zamietnutia. Zároveň je povinný zabezpečiť vrátenie tohto tovaru pri najbližšom rozvoze tovaru na maloobchodnú prevádzku.

• Od ostatných dodávateľov (priame dodávky): vedúci MOJ je povinný uplatniť reklamáciu u dodávateľa prostredníctvom Reklamačného listu maloobchodu bez zbytočného odkladu po tom, ako nedostatky na tovare zistil (v zmysle Obchodného zákonníka). V prípade uznania reklamácie na základe reklamačného listu dodávateľom je spracovaný dobropis, ktorý je zaslaný odberateľovi – na Ekonomický úsek. Ekonomický úsek zabezpečí pri uznaní reklamácie zaslanie kópie dobropisov vedúcemu MOJ. Povinnosť dodávateľa v prípade, ak nie je uznaná opodstatnenosť reklamácie sa rieši individuálne podľa podmienok dohodnutých v kúpnej zmluve s dodávateľom. V prípade, ak dodávateľ reklamáciu neuzná, vedúci MOJ, v ktorej škoda vznikla, spracuje v dvoch vyhotoveniach Protokol o poškodení, zničení a strate tovaru (príloha č. 3) a okamžite informuje vedúceho príslušného úseku o vzniknutej škode. Originál dokladu odovzdá vedúci MOJ poverenému zamestnancovi Útvaru kontroly. Vedúci príslušného úseku, v ktorom škoda vznikla, je povinný do 24 hod. po zistení škody predložiť Hlásenie o škode poverenému zamestnancovi Útvaru kontroly. Poverený zamestnanec Útvaru kontroly najneskôr do 5 pracovných dní po vzniku škody podá komplexnú informáciu o vzniku škody vedúcemu Odboru správy majetku.

1.3. Škody vzniknuté pri bežnej manipulácii s tovarom počas príjmu, skladovania, predaja

• Pri zistení škody na tovare vedúci MOJ, v ktorej škoda vznikla, je povinný spracovať v troch vyhotoveniach Protokol o poškodení, zničení a strate tovaru a okamžite informovať vedúceho príslušného úseku o vzniknutej škode.
• Originál dokladu odovzdá vedúci MOJ poverenému zamestnancovi Útvaru kontroly, ktorý vykoná kontrolu daného tovaru.
• V prípade škody, ktorá spĺňa podmienky poistnej zmluvy, zamestnanec Právneho útvaru je povinný nahlásiť škodu na predpísanom tlačive do príslušnej poisťovne. V prípade, že zamestnanec bude uplatňovať náhradu škody poisťovňou, v ktorej je poistený, poškodené tovary musia byť skladované až do doby obhliadky vykonanej zamestnancom príslušnej poisťovne.
• Vedúci príslušného strediska, v ktorom škoda vznikla, je povinný do 24 hod. po zistení škody predložiť Hlásenie o škode poverenému zamestnancovi Útvaru kontroly. Poverený zamestnanec Útvaru kontroly najneskôr do 5 pracovných dní po vzniku škody podá komplexnú informáciu o vzniku škody vedúcemu Odboru správy majetku, ktorý vydá rozhodnutie o ďalšom postupe a vysporiadaní škody do 5 pracovných dní.
• Poškodený tovar sa uskladňuje oddelene od ostatného tovaru, pokiaľ vedúci Odboru správy majetku nedá pokyn na fyzickú likvidáciu tovaru likvidačnou komisiou.
• Vedúci MOJ je oprávnený v prípade tovarov s ohrozenou dobou minimálnej trvanlivosti realizovať precenenie pod nákupnú cenu bez DPH, ktorého výšku mesačne vyhodnocuje. Toto vyhodnotenie s príslušnými dokladmi precenenia vedúci MOJ je povinný doručiť tretí pracovný deň po skončení mesiaca riaditeľovi Obchodného úseku.
• Precenenie pod nákupnú cenu bez DPH na jednej MOJ nesmie prekročiť hodnotu 0,1 % z dosiahnutej tržby za hodnotený mesiac. V prípade, že precenenie pod nákupnú cenu bez DPH za inventarizačné obdobie presiahne výšku 0,1 % z tržby za uvedené obdobie, suma prekročenia bude považovaná za škodu.
• V prípade, ak výška precenenia pod nákupnú cenu bez DPH na jednej MOJ za inventarizačné obdobie presiahne výšku 0,1 % z tržby, príslušný vedúci MOJ spracuje v dvoch vyhotoveniach Protokol o poškodení, zničení a strate tovaru a originál dokladu odovzdá poverenému zamestnancovi Útvaru kontroly. Poverený zamestnanec Útvaru kontroly najneskôr do 5 pracovných dní po vzniku škody podá komplexnú informáciu o vzniku škody vedúcemu Odboru správy majetku, ktorý vydá rozhodnutie o ďalšom postupe a vysporiadaní škody do 5 pracovných dní.
• V prípade nedostatkov zistených pri prebierke tovaru (poškodený tovar, chýbajúci tovar) zodpovedným zamestnancom skladu, resp. veľkoobchodnej predajne, tento zamestnanec je povinný:

1.4. Precenenie tovaru v MOJ pod nákupnú cenu bez DPH

2.    Škody zistené vo veľkoobchodných jednotkách a skladoch

2.1. Škody zistené pri kvalitatívnej a kvantitatívnej prebierke tovaru

• v prípade, že dopravu tovaru vykonáva priamo dodávateľ, tovar okamžite vrátiť dodávateľovi, pričom na vrátený tovar vedúci skladu je povinný vystaviť Protokol o vrátení tovaru dodávateľovi, ktorý potvrdí osádka vozidla, ktorá tovar doviezla a zároveň odviezla,
• v prípade, že doprava je vykonávaná externým prepravcom a tovar nie je možné v žiadnom prípade po tomto prepravcovi zaslať späť dodávateľovi, vedúci skladu je povinný tento tovar prijať na sklad do úschovy, pričom je povinný vystaviť na tento tovar doklad Príjem tovaru do úschovy. Na vystavenom doklade musí byť potvrdenie o nedostatkoch na dovezenom tovare podpísané osádkou vozidla, ktorá tovar doviezla.

• Tieto doklady spolu so sprievodnými dokladmi k tovaru od dodávateľa vedúci HS, v ktorom vznikla škoda, je povinný doručiť na Obchodný úsek najneskôr v nasledujúci pracovný deň do 8.00 hod. V prípade vzdialenej veľkoobchodnej jednotky (VOJ), resp. skladu je povinný zabezpečiť doručenie dokladov v spolupráci s vedúcim HS Doprava najneskôr v nasledujúci deň po zistení vady do 10.00 hod.
• Zodpovedný zamestnanec Obchodného úseku na základe predložených dokladov v deň ich obdržania je povinný vyžiadať u dodávateľa opravu faktúry na základe skutočne dodaného nepoškodeného množstva. Kópiu listu zaslaného dodávateľovi je povinný odovzdať v deň zaslania na Ekonomický úsek zamestnancovi zodpovednému za likvidáciu dodávateľských faktúr.
• Ak počas manipulácie s tovarom v priebehu doby minimálnej trvanlivosti zamestnanec HS zistí skrytú vadu tovaru (nedostatok v kvalite tovaru), je povinný okamžite to oznámiť vedúcemu HS, ktorý je povinný bezodkladne vyplniť Zápis o nedostatkoch zistených v rámci doby spotreby v troch vyhotoveniach. Vedúci HS je povinný zabezpečiť doručenie tohto zápisu v dvoch vyhotoveniach na Obchodný úsek najneskôr v nasledujúci pracovný deň do 8.00 hod.
• V prípade vzdialenej VOJ, resp. skladu je povinný zabezpečiť doručenie dokladu v spolupráci s vedúcim HS Doprava najneskôr v nasledujúci deň po zistení vady do 10.00 hod. Na základe zápisu zodpovedný zamestnanec Obchodného úseku spracuje doklad o presune tovaru na príslušný reklamačný sklad. Doklad o presune tovaru zamestnanec Obchodného úseku v deň spracovania je povinný odovzdať proti podpisu vedúcemu HS, na ktorom bola škoda zistená a tento je povinný zabezpečiť presun tovaru do priestorov reklamačného skladu vyčlenených na daný účel najneskôr nasledujúci pracovný deň do 8.00 hod. po obdržaní dokladu. Vedúci HS je povinný zachovať tovar aj po nahlásení nedostatku v pôvodnom stave – to znamená v obchodnom a spotrebiteľskom balení, ako aj v stave, v ktorom sa tovar nachádzal v momente zistenia nedostatku.
• Na základe Zápisu o nedostatkoch zamestnanec Obchodného úseku spracuje v dvoch vyhotoveniach Reklamačný list veľkoobchodu (príloha č. 4), ktorý musí obsahovať tieto údaje: poradové číslo, názov a sídlo dodávateľskej firmy, interné číslo dodávateľskej faktúry, číslo príjemky na sklad, dátum prijatia zásielky tovaru, odberné miesto (VOJ, sklad), číslo vozidla alebo vagónu, ktorým bol tovar dodaný, číslo sprievodného dokladu dodávateľa (č. dodacieho listu, resp. dodávateľskej faktúry), presný názov reklamovaného tovaru, nákupná cena bez DPH za MJ, merná jednotka, množstvo reklamovaného tovaru, suma za jednotlivé druhy tovaru, celková hodnota reklamovaného tovaru bez DPH, sadzba DPH a hodnota DPH celkove za reklamovaný tovar, celková hodnota reklamovaného tovaru, popis závady, dátum uplatnenia reklamácie, meno zamestnanca, ktorý reklamáciu spracoval, mená svedkov, zástupcu vedúceho skladu a zástupcu dodávateľa, resp. prepravcu, meno a podpis vedúceho divízie, pečiatka firmy.

2.2. Skryté nedostatky tovaru zistené počas manipulácie s tovarom, skladovania a predaja

Originál reklamačného listu spolu s originálom Zápis o nedostatkoch zistených v rámci doby spotreby a zápisnicou vypracovanou Obchodným úsekom zodpovedný zamestnanec Obchodného úseku odošle doporučenou poštou dodávateľovi v zmysle kúpnej zmluvy.

• V prípade, že dodávateľ neuzná reklamáciu, uskladňuje sa tovar oddelene od ostatného tovaru dovtedy, kým je potrebná existencia poškodeného tovaru ako dôkazového materiálu pre vstúpenie do súdneho konania.
• Pri zistení škody na tovare vedúci HS, v ktorom škoda vznikla, je povinný spracovať v štyroch vyhotoveniach Protokol o poškodení, zničení a strate tovaru. Jedno vyhotovenie protokolu je povinný odovzdať zodpovednému zamestnancovi Obchodného úseku najneskôr v druhý pracovný deň po zistení škody do 8.00 hod.
• Originál dokladu vedúci HS odovzdá poverenému zamestnancovi Útvaru kontroly najneskôr druhý pracovný deň po zistení škody do 9.00 hod. Poverený zamestnanec Útvaru kontroly zabezpečí vykonanie kontroly daného tovaru takto:

2.3. Škody vzniknuté pri bežnej manipulácii s tovarom počas príjmu, skladovania, predaja

• v prípade, že škoda presiahne 50 eur, poverený zamestnanec Útvaru kontroly zabezpečí vykonanie kontroly do 24 hod.,
• v prípade, že jednorazová škoda nepresiahne sumu 50 eur, poverený zamestnanec Útvaru kontroly zabezpečí vykonanie kontroly do konca príslušného mesiaca, ak súčet škôd do 50 eur presiahne 500 eur, poverený zamestnanec Útvaru kontroly musí zabezpečiť obhliadku tovaru do 24 hod.

• Poverený zamestnanec Útvaru kontroly podá komplexnú informáciu o vzniku škody vedúcemu Odboru správy majetku takto:
• pri škode nad 50 eur najneskôr do 5 pracovných dní po vzniku škody,
• pri škode do 50 eur a pri súčte škôd do 50 eur, keď suma presiahne 500 eur najneskôr do 5 pracovných dní od vykonania obhliadky tovaru.
• Vedúci Odboru správy majetku vydá rozhodnutie o ďalšom postupe a vysporiadaní škody do 5 pracovných dní po predložení komplexnej správy od povereného zamestnanca Útvaru kontroly. Na základe tohto rozhodnutia poverený zamestnanec Útvaru kontroly zabezpečí spracovanie dokladov o škodách a likvidáciu úbytkov v informačnom systéme.
• Poškodený tovar sa uskladňuje oddelene od ostatného tovaru, pokiaľ poverený zamestnanec Útvaru kontroly nedá pokyn na fyzickú likvidáciu tovaru likvidačnou komisiou.
• Vedúci VOJ, resp. vedúci skladu je povinný poškodený tovar ihneď vyradiť z predaja, zabezpečiť jeho dočasné uskladnenie vo vyhradenom priestore a označenie výrazným nápisom NEPREDAJNÉ, kde bude uskladnený v pôvodnom poškodenom stave, do príchodu zamestnancov Útvaru kontroly, ktorí za prítomnosti vedúceho predajne, resp. skladu (príp. jeho zástupcu) zabezpečia fyzickú likvidáciu poškodeného tovaru.
• V prípade, že sa bude uplatňovať náhrada škody poisťovňou a poisťovňa nebude akceptovať fotodokumentáciu poškodeného tovaru, poškodené tovary musia byť skladované až do doby obhliadky vykonanej zamestnancom príslušnej poisťovne.
• Vedúci VOJ a skladových HS sú povinní:
• mesačne sledovať celkovú výšku škôd vzniknutých HS v nimi riadených,
• do 7. pracovného dňa nasledujúceho mesiaca vyčísliť vzniknuté škody do limitu na obchodnom tovare pre príslušné HS za predchádzajúci mesiac zaokrúhlených na celé stovky nahor a predložiť ho Obchodnému úseku na odsúhlasenie. Podkladom zúčtovania škôd do limitu vzniknutých pri bežnej manipulácii s obchodným tovarom v jednotlivých tovarových skladoch sú limity stanovené v obchodnom pláne HS a vyčíslené na základe skutočne vzniknutých škôd v minulom období.

2.4  Škody vzniknuté pri bežnej manipulácii s tovarom prepravy

• Za prepravovaný tovar sú zodpovedné osádky vozidiel prepravujúce tovar. Poškodený, resp. rozbitý tovar osádka motorového vozidla je povinná po návrate z rozvozu predložiť vedúcemu HS Doprava. Vedúci HS Doprava vystaví o škodách vzniknutých pri doprave Protokol o poškodení, zničení a strate tovaru v troch vyhotoveniach a predloží poverenému zamestnancovi Útvaru kontroly, ktorý obhliadkou tovaru zabezpečí overenie správnosti údajov uvedených v protokole takto:
• v prípade, že škoda presiahne 50 eur, zamestnanec Útvaru kontroly zabezpečí vykonanie kontroly do 24 hod.,
• v prípade, že jednorazová škoda nepresiahne sumu 50 eur, zamestnanec Útvaru kontroly zabezpečí vykonanie kontroly do konca príslušného mesiaca, ak súčet škôd do 50 eur presiahne 500 eur, musí poverený zamestnanec Útvaru kontroly zabezpečiť obhliadku tovaru do 24 hod.
• Ak sa nebude uplatňovať náhrada škody poisťovňou, alebo v prípade, že poisťovňa bude akceptovať fotodokumentáciu poškodeného tovaru, poverený zamestnanec Útvaru kontroly dá pokyn na okamžitú fyzickú likvidáciu poškodeného tovaru. Ak sa bude náhrada škody uplatňovať prostredníctvom poisťovne a poisťovňa nebude akceptovať fotodokumentáciu poškodeného tovaru, poškodené tovary musia byť skladované oddelene až do doby obhliadky vykonanej zamestnancom poisťovne.
• Poverený zamestnanec Útvaru kontroly podá komplexnú informáciu o vzniku škody vedúcemu Odboru správy majetku takto:
• pri škode nad 50 eur najneskôr do 5 pracovných dní po vzniku škody,
• pri škode do 50 eur a pri súčte škôd do 50 eur, keď suma presiahne 500 eur, najneskôr do 5 pracovných dní od obhliadky tovaru.
• Na základe rozhodnutia vedúceho Odboru správy majetku poverený zamestnanec Útvaru kontroly zabezpečí spracovanie dokladov o škodách a likvidáciu úbytkov v informačnom systéme.
• Všetky náklady spojené so vzniknutou škodou je nutné účtovať na HS, v ktorom došlo ku škode.
• Medzi škody zistené na ostatnom majetku spoločnosti patria škody spôsobené živelnou pohromou, krádež majetku, škoda na chladiacich a mraziacich zariadeniach, škody spôsobené zamestnancami, cudzími osobami a iné.
• Ak vedúci HS zistí škodu na majetku spoločnosti, nahlási ju ihneď poverenému zamestnancovi Útvaru kontroly. Vedúci HS spracuje v troch vyhotoveniach Protokol o poškodení, zničení a strate tovaru (s uvedením, že ide o ostatný majetok) a spíše zápis o škode s opisom vzniku škody. Vedúci príslušného strediska uvedie v zápise svoje stanovisko ku vzniknutej škode a tiež stanovisko zamestnanca, ktorý škodu spôsobil, alebo je za ňu zodpovedný. Súčasne spracuje návrhy na riešenie náhrady škody. Vedúci príslušného strediska spisuje protokol za účasti zamestnancov, ktorí sú oprávnení škodu odborne posúdiť, ako aj vyjadriť sa k príčine jej vzniku. Originál dokladov odovzdá vedúci HS do 24 hod. od zistenia škody poverenému zamestnancovi Útvaru kontroly, ktorý vykoná kontrolu a jednu kópiu zašle vedúcemu Odboru správy majetku.
• V prípade škody, ktorá spĺňa podmienky poistnej zmluvy, poverený zamestnanec Odboru správy majetku je povinný nahlásiť škodu na predpísanom tlačive do príslušnej poisťovne ako poistnú udalosť.
• Po oznámení rozhodnutia poisťovne o výške poistného plnenia vedúci Odboru správy majetku vyčísli rozdiel výšky poistného plnenia a celkovej výšky škody a vydá návrh na rozhodnutie o ďalšom postupe a vysporiadaní škody do 5 pracovných dní. Predloží ho na schválenie generálnemu riaditeľovi, ktorý vydá rozhodnutie o zúčtovaní výšky škody ako podklad pre Úsek ekonomiky a Právny útvar na uplatňovanie tejto škody a jej zúčtovanie voči zamestnancovi zrážkou zo mzdy.
• Vedúci Právneho útvaru podá najneskôr do 15 pracovných dní od obdržania podkladov návrh na súd, pokiaľ sa nedohodne inak. Ak rozhodnutie súdu nadobudne právoplatnosť, Právny útvar vyzve dlžníkov na zaplatenie dlžnej čiastky a najneskôr do 3 pracovných dní po potvrdení právoplatnosti rozhodnutia súdu oznámi túto skutočnosť Ekonomickému úseku. Zodpovedný zamestnanec Ekonomického úseku sleduje dodržiavanie dohodnutých alebo splátok stanovených súdom. V prípade, že dlžník napriek výzve dlžnú čiastku neuhradí v stanovenej lehote alebo so splátkami mešká, zodpovedný zamestnanec Ekonomického úseku do 15 pracovných dní odovzdá potrebné podklady Právnemu útvaru.
• Na čiastky, ktoré súd spoločnosti neprizná, Právny útvar v spolupráci s Odborom správy majetku vypracuje generálnemu riaditeľovi návrhy na ich odpisy.
• Manko vzniká vtedy, keď skutočný stav majetku je nižší ako účtovný stav a rozdiel medzi týmito stavmi nie je možné doložiť účtovným dokladom alebo preukázať iným spôsobom ustanoveným zákonom.
• Postup činností po zistení manka je takýto:

3.    Škody zistené na ostatnom majetku spoločnosti

4.    Inventarizačné rozdiely – manká

• V prípade rozhodnutia predpísať manko k náhrade zamestnancom príslušného HS poverení zamestnanci Útvaru kontroly vykonajú rozpis podielu náhrady jednotlivým hmotne zodpovedným zamestnancom na základe konečného vyčíslenia manka (konečné vyčíslenie inventarizačného rozdielu – inventarizačný rozdiel po zohľadnení opravných dokladov a dokladov, ktoré ešte neboli zúčtované a patria do príslušného účtovného obdobia), ktorý porovnajú s pôvodným vyčísleným mankom (pôvodne vyčíslený inventarizačný rozdiel – inventarizačný rozdiel zistený porovnaním skutočného stavu majetku a záväzkov so stavom účtovným). Rozpis podielu náhrady jednotlivým zamestnancom predloží spolu so zápisnicou zamestnanec Útvaru kontroly na zaúčtovanie ekonomickému úseku ako pohľadávky voči zamestnancom za manká.
• V prípade rozhodnutia predpísať inventarizačný rozdiel – manko k náhrade jednotlivým hmotne zodpovedným zamestnancom príslušného HS poverený zamestnanec Útvaru kontroly je povinný písomne informovať zamestnancov o celkovej výške manka zisteného inventarizáciou a o podiele úhrady vyčísleného manka predpísaného jednotlivým zamestnancom k úhrade najneskôr do 30 dní odo dňa vykonania inventarizácie.
• Oznámenie o výsledku inventarizácie, ktoré musí obsahovať aj podiel úhrady vyčísleného manka jednotlivým hmotne zodpovedným zamestnancom, musí byť zaslané každému písomne na doručenku. Zamestnancom podpísaná doručenka slúži ako doklad o tom, že zamestnanec bol s výsledkom inventarizácie oboznámený.
• O podiele úhrady vyčísleného manka jednotlivým hmotne zodpovedným zamestnancom poverený zamestnanec Útvaru kontroly je povinný informovať aj povereného zamestnanca Úseku riadenia ľudských zdrojov na založenie do osobného spisu zamestnanca.
• Pri kolektívnej hmotnej zodpovednosti za manko jednotlivým hmotne zodpovedným zamestnancom príslušného HS poverený zamestnanec Útvaru kontroly určí podiel náhrady manka podľa pomeru ich dosiahnutých hrubých zárobkov, pričom zárobok ich vedúceho a jeho zástupcu sa započítava v dvojnásobnej výške (§ 189 ods. 2 Zákonníka práce).
• Podiel náhrady manka nesmie u jednotlivých zamestnancov, s výnimkou vedúceho a jeho zástupcu, presiahnuť sumu rovnajúcu sa ich priemernému mesačnému zárobku pred vznikom manka. Ak sa takto určenými podielmi neuhradí celá škoda, zvyšok sú povinní uhradiť vedúci a zástupca HS podľa pomeru svojich dosiahnutých hrubých zárobkov.
• Ak sa zistí, že manko alebo jeho časť zavinil niektorý zo spoločne zodpovedných zamestnancov, uhradí manko tento zamestnanec podľa miery jeho zavinenia. Zvyšnú časť manka uhradia všetci spoločne hmotne zodpovední zamestnanci podielmi uvedenými v predchádzajúcom bode.
• Pri určovaní podielu náhrady manka jednotlivých hmotne zodpovedných zamestnancov, ktorí zodpovedajú spoločne za vzniknuté manko, vychádza poverený zamestnanec Útvaru kontroly z ich priemerných zárobkov za to isté obdobie, ako je inventarizačné obdobie, čiže obdobie od predchádzajúcej inventarizácie až do dňa zistenia manka. Pritom sa započítava zárobok za celý kalendárny mesiac, v ktorom bola predchádzajúca inventarizácia vykonaná a neprihliada sa na zárobok za kalendárny mesiac, v ktorom bolo manko zistené. Ak bol zamestnanec zaradený na pracovisko v priebehu tohto obdobia, započítava sa mu priemerný zárobok dosiahnutý odo dňa, keď bol na pracovisko zaradený, do dňa zistenia manka.
• Ak zamestnanec sa písomne odvolá voči výsledku inventarizácie, poverený zamestnanec Útvaru kontroly je povinný odpovedať zamestnancovi do 15 kalendárnych dní odo dňa doručenia odvolania.
• Právny útvar v spolupráci s riaditeľom Ekonomického úseku zabezpečia uspokojenie pohľadávky spoločnosti formou dohody o uznaní záväzku (príloha č. 5) v zmysle § 191 ods. 3 Zákonníka práce. Dohoda musí byť uzavretá písomne, inak je neplatná. Ak dlžník nemôže vykonať úhradu jednorazovo (do pokladnice alebo zloženkou ), vykoná sa zrážkami zo mzdy.
• Ak zamestnanec do 10 pracovných dní odo dňa prevzatia oznámenia o výške manka, ktoré mu je predpísané k náhrade, manko neuhradí a ani sa písomne nevyjadrí k spôsobu jeho úhrady, Útvar kontroly je povinný odovzdať dokumentáciu o vzniku manka Právnemu útvaru, ktorý vyzve zodpovedných zamestnancov, s ktorými je uzatvorená dohoda o spoločnej hmotnej zodpovednosti, k jednorazovej úhrade.
• Ak je dôvodné podozrenie, že manko bolo zapríčinené následkom trestnej činnosti, Právny útvar po písomnom oznámení z odborných útvarov, kde ku zisteniu došlo, podá trestné oznámenie do 5 pracovných dní od obdržania podkladov.

5.    Manká a škody v účtovníctve

5.1. Účtovanie manka

• Ak sa dajú zistené rozdiely doložiť účtovným dokladom alebo sa dajú zdôvodniť napr. prirodzenými úbytkami zásob v rámci noriem prirodzených úbytkov, ktoré vznikajú rozprášením, vyschnutím a pod. v rámci technologických úbytkov vo výrobnom, zásobovacom a odbytovom procese, nejde o manká.
• Záporné rozdiely, ku ktorým došlo neúmyselnou zámenou pri vyskladnení rovnakého druhu materiálu, tovaru a výrobkov sa nepovažujú za manká. V takýchto prípadoch ide o rozdiely, ktorých zdôvodnenie sa uvedie v inventarizačnom zápise a vysporiadajú sa v účtovníctve na základe vyhotoveného účtovného dokladu ako zníženie (úbytok) príslušných zásob so súvzťažným zápisom na ťarchu účtu 501 – Spotreba materiálu, 504 – Predaný tovar a účtov ÚS 61 – Zmeny stavu vnútroorganizačných zásob.
• Manká sa zaúčtujú do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku. Manká sa zaúčtujú na príslušné účty nákladov, ak nejde o tieto prípady:
• Účtovanie manka na materiáli a tovare – ak ide o zavinené manká materiálu alebo tovaru, resp. nezavinené manká materiálu alebo tovaru prevyšujúce normy ich prirodzených úbytkov, účtujú sa na ťarchu účtu 549 – Manká a škody. Úbytky materiálu a tovaru do výšky noriem prirodzených úbytkov sa nepovažujú za manká a účtujú sa na ťarchu účtov ÚS 50 – Spotrebované nákupy.
• Účtovanie manka na zásobách vlastnej výroby – manká zásob vlastnej výroby sa účtujú na ťarchu účtu 549. Úbytky zásob do výšky noriem prirodzených úbytkov sa za manká nepovažujú a účtujú sa na ťarchu účtov ÚS 61.
• Zosobnenie manka – pre všetkých zamestnancov spoločnosti, z ktorých náplne práce podľa Organizačného poriadku spoločnosti to vyplýva (prípadne iné zodpovedné osoby) a sú viazaní hmotnou zodpovednosťou za zásoby, platí, že v prípadoch, ak je pri inventúre zistené manko, toto manko sa predpíše príslušnému zamestnancovi, resp. inej zodpovednej osobe k náhrade. Uplatnenie zisteného manka voči zamestnancovi, ktorý prevzal hmotnú zodpovednosť nad zásobami, spoločnosť bude účtovať na ťarchu účtu 335 – Pohľadávky voči zamestnancom a v prospech účtu 648 – Ostatné výnosy z hospodárskej činnosti.
• Zosobnenie schodku – všetci zamestnanci spoločnosti, z ktorých náplne práce podľa Organizačného poriadku spoločnosti to vyplýva (prípadne iná zodpovedná osoba), musia byť viazaní hmotnou zodpovednosťou za finančnú hotovosť v pokladnici a ceniny. V prípadoch, ak je pri inventúre zistený schodok, tento schodok sa predpíše príslušnému zamestnancovi, resp. inej zodpovednej osobe k finančnej náhrade. Uplatnenie zisteného schodku voči zamestnancovi, ktorý prevzal hmotnú zodpovednosť nad zásobami, spoločnosť bude účtovať na ťarchu účtu 335 a v prípade inej zodpovednej osoby (nie zamestnanca) na ťarchu účtu 378 – Iné pohľadávky.
• Pri chýbajúcich cenných papieroch sa ich úbytok vykáže na analytickom účte „Cenné papiere v umorovacom konaní“ a začne sa umorovacie konanie.
• Schodok peňažných hotovostí a cenín sa zaúčtuje ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe.
• Úbytok zásob sa zaúčtuje na ťarchu účtov ÚS 50 – Spotrebované nákupy, avšak iba za oprávneného predpokladu, že k úbytku došlo chybným účtovaním pri ich vyskladnení.

5.2. Účtovanie škody

• Za škodu v podmienkach spoločnosti sa považuje neodstrániteľné poškodenie alebo zničenie majetku. Pod pojmom fyzické znehodnotenie sa chápe výlučne neodstrániteľné poškodenie alebo zničenie majetku. Za škodu sa nebude považovať také poškodenie majetku, ktoré je možné odstrániť opravou (napr. poškodenie dopravných prostriedkov pri dopravných nehodách). Náklady vznikajúce z titulu odstraňovania poškodenia majetku, t. j. v dôsledku opráv, nie sú škodou, ale nákladmi na opravy. To znamená, že ak ide o poškodenie alebo znehodnotenie, ktoré nemá za následok vyradenie majetku, ale poškodený majetok sa opravou uvedie do predchádzajúceho alebo prevádzkyschopného stavu, vzniká účtovný prípad až vykonaním opravy.
• Spoločnosť všetky vzniknuté škody, v dôsledku ktorých sa vyradí majetok, zaúčtuje ako úbytok svojho evidovaného majetku. Zaúčtovanie sa vykoná ku dňu fyzického vyradenia zničeného alebo neodstrániteľne poškodeného majetku a v prípade škôd spôsobených neznámym páchateľom ku dňu, kedy spoločnosť obdrží potvrdenie polície o neznámom páchateľovi.
• Pri škodách krytých poistením a pri škodách s preukázaným zavinením konkrétnou osobou spoločnosť zaúčtuje vznik pohľadávky z titulu náhrady vzniknutej škody od poisťovne alebo zodpovednej osoby k dátumu vzniku príslušnej pohľadávky. Zároveň zaúčtuje aj príjem z titulu náhrady vzniknutých škôd.
• Účtovanie prevádzkovej škody – spoločnosť účtuje prevádzkovú škodu na ťarchu účtu 549. V prípade, ak vznikne prevádzková škoda na dlhodobom odpisovanom majetku, spoločnosť ju zaúčtuje vo výške zostatkovej hodnoty predmetného majetku na ťarchu účtu 549 so súvzťažným zápisom v prospech príslušného účtu oprávok v ÚS 07 – Oprávky k dlhodobému nehmotnému majetku alebo 08 – Oprávky k dlhodobému hmotnému majetku. V prípade, ak ide o dlhodobý majetok neodpisovaný, zaúčtuje sa prevádzková škoda na ťarchu účtu 549 – Manká a škody so súvzťažným zápisom v prospech príslušného účtu ÚS 03 – Dlhodobý hmotný majetok – neodpisovaný. V prípade, ak vznikne prevádzková škoda na zásobách, zaúčtuje sa na ťarchu účtu 549 – Manká a škody so súvzťažným zápisom v prospech príslušného účtu zásob v ÚT 1 – Zásoby. Na týchto účtoch sa účtuje aj škoda v prípade mimoriadnych udalostí, ak je nejde o škodu spôsobenú na finančnom majetku.
• Účtovanie finančnej škody – spoločnosť účtuje finančnú škodu na ťarchu účtu 569 – Manká a škody na finančnom majetku, a to aj v prípade, ak je škoda na finančnom majetku spôsobená mimoriadnou udalosťou.

5.3. Účtovanie zmarených investícií

• V prípade rozhodnutia spoločnosti o zrušení pripravovanej alebo rozostavanej investície sumy vzťahujúce na tento účtovný prípad a zaúčtované na účte 041 – Obstaranie dlhodobého nehmotného majetku a na účte 042 – Obstaranie dlhodobého hmotného majetku sa jednorazovo odpíšu na ťarchu účtu 549 v deň rozhodnutia o zrušení prác na obstarávaní dlhodobého majetku, ak ide o škodu.
• V prípade rozhodnutia spoločnosti o zrušení pripravovanej alebo rozostavanej investície sumy vzťahujúce na tento účtovný prípad a zaúčtované na účte 041 a na účte 042 sa zaúčtujú na ťarchu účtu 548 – Ostatné náklady na hospodársku činnosť v deň rozhodnutia o zrušení prác na obstarávaní dlhodobého majetku, ak nejde o škodu.

C. Záverečné ustanovenia

1. Záväznosť: Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti.

2. Platnosť a účinnosť: Smernica nadobúda účinnosť dňom vydania.

3. Zodpovednosť za kontrolu: Kontrolou dodržiavania smernice je poverený vedúci Útvaru kontroly.

4. Sankcie: Nedodržiavanie smernice sa klasifikuje ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami podľa Pracovného poriadku.

Prílohy

• Príloha č. 1 – Záznam o likvidácii znehodnoteného tovaru
• Príloha č. 2 – Reklamačný list maloobchodu
• Príloha č. 3 – Protokol o poškodení, zničení a strate tovaru / majetku
• Príloha č. 4 – Reklamačný list veľkoobchodu
• Príloha č. 5 – Dohoda o uznaní záväzku
• Príloha č. 6 – Normy prirodzených úbytkov zásob pre rok 2005

Celá smernica Manká a škody s prílohami