Právnická osoba (spoločnosť s r. o.) podnikajúca na základe živnostenského oprávnenia bola založená v roku 2010. Od tohto roku archivuje všetky účtovné doklady – (faktúry, bankové výpisy, účtovné uzávierky a pod.) Ktoré roky účtovných dokladov môže k dnešnému dňu vyradiť, skartovať? Je potrebné o tom informovať aj okresný či štátny archív?
Podľa § 35 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve sa účtovné záznamy od 1. januára 2018 uchovávajú spravidla počas 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorých sa týkajú. Podľa prechodného ustanovenia § 39p sa táto lehota použije aj pre účtovné záznamy, pri ktorých ich doba uchovávania začala plynúť pred 1. januárom 2018 a neuplynula do 31. decembra 2017. Do 31. decembra 2017 platná doba uchovávania účtovných záznamov počas 5 rokov nasledujúcich po roku, ktorých sa týkajú, uplynula pre účtovné záznamy za rok 2012. Doba uchovávania 10 rokov teda platí pre účtovné záznamy za rok2013 aďalšie.
Z uvedeného vyplýva, že účtovná jednotka zo zadania otázky môže v roku 2022 skartovať účtovné doklady týkajúce sa rokov 2010, 2011 a 2012.
S ohľadom na § 16 ods. 5 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach na podnikateľské subjekty, z činnosti ktorých nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, sa nevzťahuje ods. 2 písm. i) zákona, t. j. povinnosť vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom ministerstva. Znamená to, že podnikateľské subjekty, z činnosti ktorých nevznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu a nie sú povinné vypracovať registratúrny poriadok ani registratúrny plán, nie sú povinné pred vyradením dokumentov túto skutočnosť oznámiť príslušnému archívu, dokumenty môžu vyradiť (skartovať) po uplynutí lehôt uchovania podľa osobitných predpisov, napr. zákona o účtovníctve.