Spoločnosť plánuje v blízkej budúcnosti prejsť na vyplácanie preddavkov na služobné cesty bezhotovostnou formou / na účet zamestnanca. Ako by mala postupovať v prípade, že bude musieť zamestnancovi vyplatiť cestovné náhrady v cudzej mene (CZK, USD, CHF, GBP...)? Platby zo strany spoločnosti budú zamestnancovi v tomto prípade prerátané zákonom stanoveným kurzom a vyplácané v mene euro. Je tento postup správny?
Odpoveď z hľadiska zákona o cestovných náhradách
Pri poskytovaní preddavku je potrebné aplikovať § 36 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v z. n. p. (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“).
Najbežnejšou formou poskytnutia preddavku na cestovné náhrady je poskytnutie preddavku v hotovosti. Okrem poskytnutia preddavku v hotovosti, môže zamestnávateľ podľa § 36 ods. 2 zákona o cestovných náhradách preddavok alebo jeho časť po dohode so zamestnancom poskytnúť aj formou:
- cestovného šeku,
- zapožičaním platobnej bankovej karty zamestnávateľa alebo medzinárodnej platobnej bankovej karty zamestnávateľa,
- prevodom na účet zamestnanca vedený v banke alebo pobočke zahraničnej banky v eurách alebo prevodom na účet zamestnanca vedený v banke alebo pobočke zahraničnej banky v cudzej mene.
Poskytnutie preddavku v hotovosti je základná forma poskytnutia preddavku, pri ktorej sa nevyžaduje súhlas zamestnanca. Iné formy poskytnutia preddavku (cestovný šek, platobná karta zamestnávateľa, prevod preddavku na účet zamestnanca) predstavujú doplnkové formy, pri ktorých zákon o cestovných náhradách vyžaduje súhlas zamestnanca, t. j. zamestnávateľ sa musí so zamestnancom na takejto forme poskytnutia preddavku alebo jeho časti dohodnúť.
Pri vyslaní zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu je pri poskytovaní preddavku vo vzťahu k mene potrebné rozlišovať aj štáty, do ktorých je zamestnanec vyslaný.
Pri vyslaní zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu do štátu eurozóny / tretieho štátu je zamestnávateľ povinný podľa § 36 ods. 4 zákona o cestovných náhradách poskytnúť preddavok v eurách, na základe dohody so zamestnancom môže zamestnávateľ poskytnúť preddavok alebo jeho časť aj v cudzej mene (§ 36 ods. 4).
Pri vyslaní zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu do štátu, ktorý nie je štátom eurozóny / tretieho štátu je zamestnávateľ povinný poskytnúť preddavok v cudzej mene. Na základe dohody so zamestnancom môže zamestnávateľ poskytnúť preddavok / jeho časť aj v eurách (§ 36 ods. 5). Ak banka alebo zmenáreň nedisponuje príslušnou cudzou menou, ktorú zamestnávateľ potrebuje, môže zamestnávateľ jednostranne, t. j. aj bez dohody so zamestnancom, pri týchto skutočnostiach poskytnúť preddavok na náhrady alebo jeho časť aj v inej cudzej mene alebo v eurách.
Poskytnutie stravného
Preddavok na stravné zamestnávateľ poskytuje v mene ustanovenej pre jednotlivé krajiny opatrením Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 401/2012 Z. z., ktorým sa ustanovujú základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách (ďalej len „opatrenie MFR“). Zamestnávateľ sa v prípade potreby môže so zamestnancom dohodnúť na poskytnutí preddavku na stravné v inej mene ako je mena ustanovená pre jednotlivé krajiny podľa opatrenia MF SR. Pri vyúčtovaní náhrad sa pri prepočte sumy stravného ustanoveného v eurách na cudziu menu a naopak použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na stravné začala (§ 36 ods. 6).
Upozornenie: Kurz ustanovený v § 36 ods. 6 zákona o cestovných náhradách sa nepoužíva na účtovanie cestovných náhrad. Neaplikuje pri vyúčtovaní náhrad v tom zmysle, že by sa stravné v každom prípade prepočítavalo týmto kurzom, resp. pre prípady, keď sa pri vyúčtovaní náhrad zamestnávateľ a zamestnanec dohodnú na vrátení preplatku, resp. na poskytnutí nedoplatku v inej mene, ako bol poskytnutý preddavok (§ 36 ods. 9 až 12). Tento kurz sa neaplikuje ani pri prepočte ostatných náhrad na inú menu. V týchto prípadoch sa celá suma nedoplatku, resp. preplatku poskytuje v inej dohodnutej mene a pre prepočet sa použije kurz ustanovený v zákone č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p., zákon o cestovných náhradách na tento účel neustanovil žiadny kurz.
V kontexte uvedeného sa zamestnávateľ musí so zamestnancom dohodnúť na:
- poskytovaní preddavku na náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste v inej mene (§ 36 ods. 4 a 5),
- poskytovaní preddavku na stravné pri zahraničnej pracovnej ceste v inej mene, ako je mena ustanovená pre danú krajinu opatrením MF SR (§ 36 ods. 6),
- forme poskytovania preddavku (tuzemská pracovná cesta, zahraničná pracovná cesta), a to prevodom na jeho účet [§ 36 ods. 2 písm. c), vrátane vyúčtovania], ak sa bude vykonávať bezhotovostne – poskytnutie nedoplatku zo strany zamestnávateľa, resp. vrátenie preplatku zo strany zamestnanca).