Kalendárny rok sa v mzdovej učtárni považuje aj za zdaňovacie obdobie, ktoré je potrebné uzatvoriť a otvoriť nové obdobie so zohľadnením výstupov z predchádzajúceho kalendárneho roka.
V tejto súvislosti majú zamestnanci ako daňovníci s príjmami zo závislej činnosti a zamestnávatelia ako platitelia týchto príjmov povinnosť sa daňovo vysporiadať s predchádzajúcim zdaňovacím obdobím a pripraviť sa na nové zdaňovacie obdobie.
Pri uzatváraní kalendárneho roka je zamestnávateľ povinný v oblasti mzdového účtovníctva každoročne vykonať úkony smerujúce k príprave ročnej mzdovej uzávierky a k príprave ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti.
Ide predovšetkým o doplnenie zákonom predpísaných evidencií a zabezpečenie, ich archiváciu a vystavenie potvrdení pre zamestnancov, ktoré obsahujú údaje o poskytnutom príjme zo závislej činnosti, o zrazených preddavkoch na daň z príjmov a o ďalších skutočnostiach potrebných pre vysporiadanie ich celoročnej daňovej povinnosti.
Povinnosť viesť evidenciu o dovolenke
Po vykonaní ročnej mzdovej uzávierky za príslušný kalendárny rok zamestnávateľ vypracuje na základe údajov zo mzdového listu ročný prehľad o nároku a čerpaní dovolenky za každého zamestnanca, ktorý bude obsahovať: počet dní nároku na dovolenku, počet dní čerpanej dovolenky, počet dní nevyčerpanej dovolenky a počet dní krátenej dovolenky. Na základe týchto údajov zamestnávateľ určí:
-
Prenesenie dovolenky,
ktorá sa z dôvodu jej nevyčerpania prenesie do nasledujúceho kalendárneho roka. Zamestnávateľ prenáša po ročnej mzdovej uzávierke nevyčerpanú dovolenku z predchádzajúceho roka (z roku 2020), ak si ju zamestnanec nemohol vyčerpať v kalendárnom roku preto, že zamestnávateľ neurčil jej čerpanie, alebo pre prekážky v práci na strane zamestnanca alebo nevyčerpanú dovolenku z predchádzajúcich rokov (z roku 2019 a zo starších rokov), ak si ju zamestnanec nemohol vyčerpať pre čerpanie materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky alebo preto, že bol uznaný za dočasne pracovne neschopného pre chorobu alebo úraz alebo pretože bol dlhodobo uvoľnený na výkon verejnej funkcie/odborovej funkcie.-
Preplatenie dovolenky,
t.j. zamestnávateľ v súlade s § 116 ods. 2 zákona č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce v z. n. p. (ďalej len "Zákonník práce alebo ZP") za časť dovolenky, ktorá presahuje štyri týždne základnej výmery dovolenky, ktorú zamestnanec nemohol vyčerpať ani do konca nasledujúceho kalendárneho roka, poskytne zamestnancovi náhrada mzdy v sume jeho priemerného zárobku. Z uvedeného vyplýva, že po vykonaní ročnej mzdovej uzávierky za rok 2020 je zamestnávateľ povinný vyplatiť zamestnancovi náhradu mzdy len za tú časť nevyčerpanej dovolenky (z roku 2019), ktorá presahuje štyri týždne základnej výmery dovolenky. Náhradu mzdy za túto časť dovolenky je zamestnávateľ povinný vyplatiť zamestnancovi pri spracovaní výplat za mesiac december 2020 (bez žiadosti zamestnanca!). Zvyšok nevyčerpanej dovolenky (z roku 2019) zamestnancovi k 31.12.2020 prepadne (okrem výnimiek ustanovených v § 113 ods. 3 až 5 ZP).Príklad č. 1:
Zamestnancovi vznikol v roku 2019 nárok na dovolenku v rozsahu 25 dní (5 týždňov). Počas roka 2019 si z nej vyčerpal 12 dní a v roku 2020 čerpal z minuloročnej dovolenky 5 dní, t.j. ku dňu 31.12.2020 mu zostala nevyčerpaná dovolenka:
-
z roku 2019 v rozsahu 8 dní,
-
z roku 2020 v rozsahu 25 dní.
V akom rozsahu zamestnávateľ preplatí zamestnancovi nevyčerpanú dovolenku?
Ak by pracovný pomer zamestnanca k 31.12.2020 neskončil a pokračoval ďalej, zamestnávateľ je povinný v zúčtovaní výplat za mesiac december 2020 preplatiť zamestnancovi 5 dní nevyčerpanej dovolenky z roku 2019 a preniesť 25 nevyčerpanej dovolenky z roku 2020 do roku 2021.
Z nároku dovolenky na rok 2019 vyčerpal z 25 dní len 17 dní, a preto sa mu 3 dni dovolenky prepadnú a 5 dní sa mu preplatí.