Každá osoba, ktorá je zamestnávateľom, si musí plniť viacero povinností. Jednou z nich je, že zamestnávateľ pre svojich zamestnancov vedie mzdový list, v ktorom eviduje údaje o jednotlivých zamestnancoch za každý kalendárny mesiac, resp. za celé zdaňovacie obdobie. Mzdový list je zamestnávateľ povinný viesť v súlade s § 39 ods. 1 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p. (ďalej len „ZDP“).
Údaje na mzdovom liste slúžia nielen na daňové účely, ale sú dôležitým podkladom na vystavenie niektorých tlačív, ktoré je zamestnávateľ povinný vystaviť v súlade s inými osobitnými predpismi. Ustanovenie § 39 ods. 2 ZDP špecifikuje údaje na mzdovom liste, ktoré slúžia na daňové účely, pričom na mzdovom liste sú rozsiahlejšie údaje, nakoľko mzdový list:
-
Je aj dôležitým účtovných dokladom v súvislosti s poberaním príjmov zo závislej činnosti, ktoré sú vymedzené v § 5 ZDP. Mzdový list musí zobrazovať verný a pravdivý obraz o skutočnostiach súvisiacich s nárokmi zamestnanca na príjmy zo závislej činnosti a ich vyplatením. Mzda, ktorú je zamestnávateľ povinný vyplatiť zamestnancovi za vykonanú prácu je v súlade s ustanoveniami zákona č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce v z. n. p. (ďalej len "Zákonník práce") splatná pozadu za mesačné obdobie a to najneskôr do konca nasledujúceho kalendárneho mesiaca, ak sa v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve nedohodlo inak. Zamestnávateľ, bez ohľadu na to, či vyplatí alebo nevyplatí zamestnancovi mzdu za príslušný mesiac, je povinný mesačne vykonať zúčtovanie mzdy so zamestnancom a orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia v súlade s osobitnými predpismi. Ministerstvo financií SR vydalo podľa § 4 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z.z.o účtovníctve v z. n. p. opatrenie zo 16. decembra 2002 č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva. V súlade s § 51 ods. 1 tohto opatrenia na účte
331 - Zamestnanci
, sa účtujú záväzky z pracovnoprávnych vzťahov vrátane sociálneho poistenia voči zamestnancom alebo iným fyzickým osobám a ich zúčtovanie, okrem záväzkov voči spoločníkom a členom družstiev zo závislej činnosti. Analytická evidencia sa vedie podľa jednotlivých zamestnancov na mzdových listoch. Znamená to, že zamestnávateľ je povinný mesačne viesť analytickú evidenciu o tejto mzde na mzdovom liste.-
Môže slúžiť ako doklad, ktorý na žiadosť zamestnanca zamestnávateľ predloží k nahliadnutiu, na ktorom základe bola mzda vypočítaná. Takýto doklad je povinný viesť zamestnávateľ v súlade s ustanoveniami Zákonníka práce. Pri vyúčtovaní mzdy je zamestnávateľ povinný zamestnancovi vydať doklad obsahujúci najmä údaje o jednotlivých zložkách mzdy, o jednotlivých plneniach poskytovaných v súvislosti so zamestnaním, o stave účtu konta pracovného času, ak je zavedené konto pracovného času, o vykonaných zrážkach zo mzdy a o celkovej cene práce. Celkovú cenu práce tvorí mzda vrátane náhrady mzdy a náhrady za pracovnú pohotovosť a osobitne v členení preddavok poistného na zdravotné poistenie, poistné na nemocenské poistenie, poistné na starobné poistenie, poistné na invalidné poistenie, poistné na poisten