Archivácia

Vláda SR schválila novelu zákona o povinnom zmluvnom poistení (PZP), ktorú predložilo MF SR. Novela okrem transpozície smernice EÚ prináša aj viacero zmien, ktoré pozitívne privítajú najmä klienti poisťovní a ktoré zabezpečia vyššiu ochranu poškodených osôb.

Spoločnosť počas trvania pri svojej činnosti vytvára rôznu dokumentáciu, ktorú je potrebné aj uchovávať. V rámci tejto dokumentácie ide o rôzne druhy dokumentov týkajúcich sa založenia spoločnosti - napr. stanovy, spoločenská zmluva, rôzne zápisnice z valného zhromaždenia, či účtovné doklady, alebo aj o personálnu a mzdovú dokumentáciu, ak spoločnosť zamestnáva zamestnancov. Mnohé z týchto dokumentov obsahujú aj osobné údaje - či už zamestnancov, spoločníkov, akcionárov, štatutárnych zástupcov, klientov a pod.

Právnická osoba (spoločnosť s r. o.) podnikajúca na základe živnostenského oprávnenia bola založená v roku 2010, čiže od tohto roku archivuje účtovné doklady – faktúry, bankové výpisy, pokladničné doklady, účtovné uzávierky a pod. Ktoré roky účtovných dokladov môže k dnešnému dňu vyradiť a skartovať? Je potrebné o tom informovať aj okresný alebo štátny archív?

Právnická osoba (spoločnosť s r. o.) podnikajúca na základe živnostenského oprávnenia bola založená v roku 2010. Od tohto roku archivuje všetky účtovné doklady – (faktúry, bankové výpisy, účtovné uzávierky a pod.) Ktoré roky účtovných dokladov môže k dnešnému dňu vyradiť, skartovať? Je potrebné o tom informovať aj okresný či štátny archív?

Právnická osoba (s. r. o.) podnikajúca na základe živnostenského oprávnenia bola založená v roku 2010, čiže od tohto roku archivuje účtovné doklady - faktúry, banka, pokladnica, účtovné uzávierky a pod. Ktoré roky účtovných dokladov môže k dnešnému dňu vyradiť, skartovať? Je potrebné o tom informovať aj okresný či štátny archív?

Podľa registratúrneho plánu a poriadku spoločnosti sa majú bankové výpisy uchovávať 5 rokov a potom sa môžu skartovať. Na niektorých výpisoch sú ale úhrady bankovou kartou, kde si spoločnosť  uplatňovala odpočítanie DPH (napr. za nákup PHM). Mali by byť tieto výpisy aj s dokladmi z elektronickej registračnej pokladnice uchovávané 10 rokov, tak ako je to uvedené v § 76  zákona č. 222/2004 o dani z pridanej hodnoty v z. n. p. (ďalej len „zákon o DPH“). Spoločnosť, ktorá sa stará o archív, ale tvrdí, že to nie je potrebné a môžu sa dané bankové výpisy skartovať. Na prípadnú daňovú kontrolu má potom slúžiť dokument zo Štátneho archívu, ktorý skartáciu schváli. Nie je to ale je v rozpore so zákonom o DPH?

Aká doba archivácie sa vzťahuje na mzdové listy?

Spracovanie účtovnej závierky predstavuje komplex činností, ktorých výsledkom je uzavretie účtovných kníh a zostavenie účtovnej závierky, ktorú v jednoduchom účtovníctve predstavuje Výkaz o majetku a záväzkoch a Výkaz o príjmoch a výdavkoch.

V príspevku sú mnohé odpovede na otázky súvisiace s evidenciou miezd, s ich archiváciou, s účtovaním miezd, odvodov a sociálneho fondu v sústave jednoduchého účtovníctva vyplývajúce z pracovnoprávnych vzťahov medzi zamestnávateľom a zamestnancom.

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 515/2003 Z. z., ktorého ústredným orgánom štátnej správy na danom úseku je Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky, vyhodnotilo predložené požiadavky najmä podnikateľskými subjektmi, ktorí sú pôvodcami registratúry, t. j. sú povinní viesť evidenciu došlých a vlastných záznamov. Po vyhodnotení požiadavky z hľadiska jej dopadu na činnosť štátnych archívov a budovanie archívneho dedičstva Slovenskej republiky pripravilo návrh novely zákona, kde uplatnenú požiadavku zohľadňuje nielen vo vzťahu k podnikateľským subjektom, ale aj vo vzťahu k ďalším pôvodcom registratúr.

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 515/2003 Z. z., ktorý nadobudol účinnosť od 1. januára 2003, ukladá povinnosť právnickej osobe a fyzickej osobe, z činnosti ktorej vzniká registratúra, zabezpečovať správu tejto registratúry (dokumentácie). V zákone sú vymedzené práva a povinnosti pôvodcov registratúr, zriaďovateľov archívov, ako aj povinnosti správcov registratúr a správcov archívov. Na zákon nadväzuje vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov Blíži sa termín (30. jún 2005) na povinné vypracovanie registratúrnych poriadkov a registratúrnych plánov podnikateľských subjektov – pôvodcov registratúr.