Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 515/2003 Z. z., ktorý nadobudol účinnosť od 1. januára 2003, ukladá povinnosť právnickej osobe a fyzickej osobe, z činnosti ktorej vzniká registratúra, zabezpečovať správu tejto registratúry (dokumentácie). V zákone sú vymedzené práva a povinnosti pôvodcov registratúr, zriaďovateľov archívov, ako aj povinnosti správcov registratúr a správcov archívov. Na zákon nadväzuje vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov Blíži sa termín (30. jún 2005) na povinné vypracovanie registratúrnych poriadkov a registratúrnych plánov podnikateľských subjektov – pôvodcov registratúr.
Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 515/2003 Z. z. (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“), ktorý nadobudol účinnosť od 1. januára 2003, ukladá povinnosť právnickej osobe (PO) a fyzickej osobe (FO), z činnosti ktorej vzniká registratúra, zabezpečovať správu tejto registratúry (dokumentácie). V zákone sú vymedzené práva a povinnosti pôvodcov registratúr, zriaďovateľov archívov, ako aj povinnosti správcov registratúr a správcov archívov. Na zákon nadväzuje vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov (ďalej len „vyhláška č. 628/2002 Z. z.“). Blíži sa termín (30. jún 2005) na povinné vypracovanie registratúrnych poriadkov a registratúrnych plánov podnikateľských subjektov – pôvodcov registratúr. MV SR však oznámilo, že pripravuje novelu vyhlášky č. 628/2002 Z. z., ktorá by termín na predkladanie registratúrnych poriadkov a registratúrnych plánov posunula o dva roky, t. j. do 30. 6. 2007. Do termínu uzávierky tohto čísla však nebola uvedená novela vyhlášky uverejnená.
Pôvodcom registratúry je každá FO alebo PO, z činnosti ktorej vzniká registratúra, čo sú vlastne všetky dokumenty súvisiace s predmetom činnosti daného subjektu vrátane obchodnej, účtovnej, daňovej agendy, ako aj agendy vzniknutej v rámci personálnych vzťahov s vlastnými zamestnancami. Zákonom sa tak ukladá povinnosť pôvodcovi registratúry zabezpečovať správu dokumentácie (registratúry), čo znamená zabezpečiť metodicko-organizačné podmienky na takýto výkon najmä vypracovaním registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu, zabezpečením personálnych a priestorových podmienok, pravidelným vyhodnocovaním registratúrnych záznamov a odovzdávaním archívnych dokumentov vo vyraďovacom konaní do archívu.
Vo vyhláške č. 628/2002 Z. z. sa ukladá pôvodcovi registratúry povinnosť upraviť svoj registratúrny poriadok a predložiť ho na schválenie príslušnému štátnemu archívu najneskôr do 30. júna 2005 tak, aby schválený registratúrny poriadok bol účinný najneskôr od 1. 1. 2006. Táto povinnosť pôvodcov registratúr súvisí najmä s nevyhnutnosťou úprav registratúrnych plánov a s označovaním registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou znakom hodnoty A. Nový registratúrny plán je dôležitý aj pre úpravu lehôt uloženia pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov bez ohľadu na znak hodnoty so zreteľom na skutočnosť, že hodnota je určovaná buď osobitným zákonom alebo interným posúdením pôvodcu záznamu. Predmetom samotného registratúrneho poriadku je stanovenie spôsobu evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístup k nim a ich vyraďovanie. Tomu, kto zničí registratúrne záznamy alebo registratúru bez vyraďovacieho konania, môže byť uložená pokuta v súlade so zákonom o archívoch a registratúrach (§ 31) až do výšky 1 mil. Sk, alebo tomu, kto nevypracuje registratúrny poriadok a registratúrny plán, alebo ho nepredloží na posúdenie a schválenie do 30. júna 2005, môže byť uložená pokuta až do výšky 100 tis. Sk.
Povinnosťou každej PO a FO je:
- vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán najneskôr do 30. 6. 2005,
- zaslať na schválenie štátnemu archívu registratúrny poriadok a plán do 30. 6. 2005,
- zabezpečiť personálne a priestorové podmienky,
- spravovať registratúru najneskôr od 1. 1. 2006,
- pravidelne vyraďovať registratúrne záznamy a odovzdávať archívne dokumenty vo vyraďovacom konaní do archívu.
Pozn.: Na internetovej stráne MV SR www.minv.sk je uvedené, že živnostníci nemusia predkladať svoje registratúrne plány a poriadky na schválenie, ak pri ich tvorbe postupovali podľa metodického návodu vypracovaného odborníkmi z MV SR uverejneného na www.civil.gov.sk. Tento metodický návod je najjednoduchšou formou registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu. Ak sa živnostník od neho výrazne odkloní, musí si ho nechať schváliť. Tento postup je však prinajmenšom diskutabilný, keďže jeho aplikácia pre malých podnikateľov nevyplýva zo žiadneho všeobecne záväzného predpisu. Tie jednoznačne stanovujú, že registratúrne poriadky a plány musia byť predložené na schválenie príslušnému štátnemu archívu, bez ohľadu na to, kto je ich spracovateľom.
Podstata registratúrneho systému
Základné pojmy, ako sú predarchívna starostlivosť, správa registratúry, registratúra, registratúrny záznam, pôvodca registratúry, vyraďovanie registratúrneho záznamu a lehota uloženia, uvedené v zákone o archívoch a registratúrach sú nové vzhľadom na terminológiu používanú v minulosti. Možno zjednodušene konštatovať, že zaužívaný pojem správna služba sa nahradzuje pojmom správa registratúry a pojem písomnosť sa nahrádza pojmom registratúrny záznam.
Registratúrny záznam a správa registratúry
Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenávaná informácia, ktorá pochádza z činnosti organizácie, alebo bola organizácii doručená (vnútorná a vonkajšia korešpondencia, účtovné a daňové doklady, plány, rozpočty, zápisnice, správy, hlásenia, projektová a iná dokumentácia, CD disky, diskety, zvukové záznamy a pod.).
Registratúrny záznam je informácia zaznamenaná v registratúrnom denníku. Súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti organizácie a všetkých záznamov doručených do organizácie predstavujú registratúru.
Súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a organizácia ich zaevidovala v registratúrnom denníku, predstavuje spis. Neoddeliteľnou súčasťou spisu je spisový obal. Do spisového obalu sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy spolu s prílohami, ktoré k danej veci prichádzajú, ako aj tie, ktoré k tejto veci v organizácii vznikajú. Môže to byť dvojhárok z papiera, PVC obal alebo zložka s predtlačou, ktorá obsahuje základné údaje o spise. Musí obsahovať minimálne tieto údaje: názov organizácie, názov organizačného útvaru, ktorý spis vybavuje, číslo spisu, podacie (evidenčné) čísla, vec, registratúrnu značku, znak hodnoty, lehotu uloženia, priezvisko alebo kód zamestnanca, ktorý spis vybavuje, lehotu na vybavenie, spôsob uloženia.
Pre určitý spis alebo skupinu spisov je potrebné ustanoviť tzv. registratúrnu značku. Registratúrna značka je numerický, alfanumerický alebo alfabetický symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý registratúrny záznam alebo skupinu registratúrnych záznamov (napr. pre došlé faktúry – DF).
Napr. kompletné číslo registratúrneho záznamu: 12 / EU.DF / 050105, čo znamená:
- EU.DF / 05 – označenie spisu (organizačný útvar EU, došlé faktúry DF, kalendárny rok 05),
- 0105– v rámci spisu pridelené každému registratúrnemu záznamu interné číslo podľa účtovníctva (interné číslo došlej faktúry 0105),
- 12 / – označenie poradového čísla z registratúrneho denníka.
Správa registratúry zabezpečuje akúkoľvek manipuláciu s registratúrnymi záznamami, komplexnú starostlivosť o ich uloženie a ochranu až do uplynutia potrebnej lehoty. Manipulácia s registratúrnymi záznamami zahŕňa prijímanie, triedenie, evidovanie, tvorbu, obeh, vybavovanie, odosielanie záznamov, ukladanie, ochranu, vyraďovanie týchto záznamov. Predmetom správy registratúry je aj personálne obsadenie (stanovenie zodpovedných osôb) a materiálno-technické zabezpečenie re- gistratúry.
Pôvodca registratúry je oprávnený zveriť správu registratúry inej osobe, pričom povinnosti pôvodcu registratúry voči vlastnej registratúre zostávajú zachované. Vzhľadom na skutočnosť, že zákon o archívoch a registratúrach ukladá pôvodcovi registratúry zabezpečiť, aby jej správu vykonávali osoby s ustanoveným vzdelaním, zákon o archívoch a registratúrach ukladá aj zmluvným správcom registratúry povinnosť spĺňať podmienku vzdelania a praxe. Je nutné zabezpečiť, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie v súlade s § 8 ods. 2 a § 59 zákona č. 29/1984 Zb.o sústave základných a stredných škôl (školský zákon) v znení neskorších predpisov.
Dňom 1. júla 2002 bola zákonom č. 284/2002 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 126/1998 Z. z. o Slovenskej živnostenskej komore a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 279/2001 Z. z. a o zmene a doplnení niektorých ďalších zákonov doplnená príloha č. 2 zákona č. 455/1991 Zb. o živnostens