Účtovná závierka sa do registra účtových závierok ukladá ako zostavená alebo ako zostavená a schválená, ak účtovná závierka pred uložením do registra účtovných závierok bola aj schválená príslušným orgánom spoločnosti. Ak sa účtovná závierka ukladá len ako zostavená, musí účtovná jednotka zabezpečiť jej schválenie a následne do registra účtovných závierok uložiť oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky. Ak účtovná jednotka má povinnosť overenia účtovnej závierky audítorom, musí zabezpečiť jej overenie audítorom a vypracovanie výročnej správy pretože, ak má účtovná jednotka povinnosť overenia účtovnej závierky audítorom, musí vypracovať aj výročnú správu a obidva tieto dokumenty, t. j. správu audítora a výročnú správu, uložiť do registra účtovných závierok.
Schválenie účtovnej závierky
Povinnosť schvaľovania účtovnej závierky ustanovuje zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v z. n. p. (ďalej len „Obchodný zákonník“). Schválenie účtovnej závierky valným zhromaždením pre akciové spoločnosti je ustanovené v § 187 ods. 1 písm. e) Obchodného zákonníka. Podľa § 192 ods. 2 Obchodného zákonníka účtovnú závierku na schválenie valnému zhromaždeniu predkladá predstavenstvo akciovej spoločnosti. Schválenie účtovnej závierky valným zhromaždením pre spoločnosť s ručením obmedzeným je ustanovené v § 125 ods. 1 písm. b) Obchodného zákonníka. Podľa § 135 ods. 2 Obchodného zákonníka účtovnú závierku na schválenie valnému zhromaždeniu predkladajú konatelia.
Verejnej obchodnej spoločnosti a komanditnej spoločnosti Obchodný zákonník neustanovuje povinnosť schvaľovania účtovnej závierky. Práva a povinnosti k zostavenej účtovnej závierke sú vo verejnej obchodnej spoločnosti a komanditnej spoločnosti upravené spoločenskou zmluvou. Záleží na spoločníkoch, aké práva a povinnosti si v spoločenskej zmluve stanovia vo vzťahu k účtovnej závierke.
Termín schválenia účtovnej závierky
Akciová spoločnosť, jednoduchá spoločnosť na akcie, spoločnosť s ručením obmedzeným, družstvo a štátny podnik sú podľa § 40 ods. 1 Obchodného zákonníka povinné predložiť účtovnú závierku na schválenie príslušnému orgánu tak, aby ju tento orgán schválil do 12 mesiacov odo dňa, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje.
Oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky
Ak účtovná jednotka do registra účtovných závierok uložila neschválenú účtovnú závierku, potom do registra účtovných závierok musí uložiť oznámenie o dátume schválenia účtovnej zvierky. Oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky sa podľa § 23a ods. 4 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve) ukladá do registra do 15 pracovných dní (nie kalendárnych) od jej schválenia.
Krajný termín na uloženie oznámenia
Zákon o účtovníctve v § 23a ods. 7 ustanovuje, že oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky musí účtovná jednotka uložiť do registra účtovných závierok najneskôr do jedného roka od skončenia účtovného obdobia, za ktoré sa účtovná závierka zostavuje.
Vzor oznámenia stanovilo MF SR, jeho vydanie bolo vyhlásené v Zbierke zákonov. Oznámenie je zverejnené na stránkach MF SR www.finance.gov.sk; v časti Dane, clá a účtovníctvo / Účtovníctvo a audit / Legislatíva SR / Účtovníctvo pre podnikateľov / Vzory tlačív a tiež aj na finančnej správe www.financnasprava.sk v časti Formuláre – Elektronické formuláre a Účtovné dokumenty. Účtovné jednotky tlačivo vyplnia podľa predtlače a uvedú dátum, kedy bola účtovná závierka schválená. K oznámeniu sa neprikladá žiadny dokument, t. j. ani účtovná závierka, ani zápisnica zo zasadnutia valného zhromaždenia a pod.
♦ Príklad č. 1:
Do registra účtovných závierok spoločnosť uložila účtovnú závierku, ktorá bola zostavená aj schválená. Má sa do registra uložiť aj oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky?
Ak účtovná jednotka do registra účtovných závierok uloži