Komentár k § 7 a § 15 zákona o cestovných náhradách

I. Podmienky použitia cestného motorového vozidla na pracovnej ceste

Ust. § 7 ods. 1 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v z. n. p. (ďalej len „ZCN“) uvádza dve základné podmienky pre použitie cestného motorového vozidla (MV) pri pracovnej ceste, a to že:

• zamestnanec použije pri pracovnej ceste akékoľvek cestné MV s výnimkou vozidla poskytnutého zamestnávateľom a
• zamestnávateľ sa písomne dohodol so zamestnancom o použití tohto vozidla.

1. Cestné motorové vozidlo použité na pracovnej ceste

Vozidlom použitým pri pracovnej ceste môže byť akékoľvek cestné MV, okrem vozidla poskytnutého zamestnávateľom, môže ísť napr. o vozidlo vo vlastníctve zamestnanca, či jeho manželky, poprípade inej osoby. Nie je teda vylúčené, aby zamestnanec použil na pracovnej ceste cestné MV, ktorého nie je držiteľom podľa technického preukazu alebo podľa osvedčenia o evidencii cestného MV, pokiaľ s tým zamestnávateľ bude súhlasiť.

Podľa § 7 ods. 1 ZCN môže zamestnávateľ použiť aj vozidlo, ktoré nie je v jeho vlastníctve (môže byť teda evidované napr. aj na manželku) a to za predpokladu, že zamestnávateľ, bude s použitím takéhoto vozidla písomne súhlasiť. Vozidlo sa použije za podmienok, ktoré určí zamestnávateľ (napr. uzavretie havarijného poistenia). Ak zamestnávateľ nevyžaduje pre dohodu o použití cestného MV splnenie žiadnych podmienok, na tento účel nemusí zamestnanec predložiť žiadny doklad. Pre vyúčtovanie náhrad zamestnávateľ potrebuje technický preukaz vozidla vo väzbe s uvedenou spotrebou pohonnej látky (PHL) alebo iný doklad preukazujúci spotrebu. Ak sa zamestnanec so zamestnávateľom písomne dohodli na náhrade v cene cestovného lístka za pravidelnú verejnú dopravu, nemusí dokladovať spotrebu PHL. V každom prípade je potrebná písomná dohoda o použití cestného MV na pracovnej ceste.

***

Z hľadiska typového odlíšenia môže ísť o jednostopové vozidlo, trojkolku, o osobné cestné MV, nákladné vozidlo, traktor alebo autobus. Tieto pojmy ZCN nešpecifikuje a preto je potrebné pri prípadných pochybnostiach analogicky použiť pojmy podľa príslušných právnych predpisov a príslušné štátne normy.

2. Písomná dohoda o použití cestného motorového vozidla pri pracovnej ceste

Zákon o cestovných náhradách neustanovil obsah dohody medzi zamestnancom a zamestnávateľom o použití cestného MV ani žiadne podmienky pre používanie vozidiel pri pracovných cestách. V praxi ako jedna zo základných a rozhodných podmienok použitia cestného MV zo strany zamestnávateľa býva uzavretie havarijnej poistky vo väzbe na všeobecnú zodpovednosť zamestnávateľa podľa § 192 ods. 3 Zákonníka práce. Určenie podmienok pre dohodu na použitie cestného MV je vecou zamestnávateľa a vnútorného predpisu.

Z judikatúry: R 18/1983
Ak zamestnanec koná pracovnú cestu vlastným MV a utrpí pracovný úraz a na vozidle dôjde ku škode, ide o škodu, ktorá zamestnancovi vznikla pri plnení pracovných úloh. To však neplatí v prípade, keď zamestnanec v súvislosti s pracovnou cestou neplní pracovné úlohy, ani neuskutočňuje úkony súvisiace priamo s výkonom práce, ktorá je účelom pracovnej cesty.

ZCN neukladá zamestnávateľovi povinnosť overiť si, či má napr. zamestnanec oprávnenie riadiť cestné MV, či je cestné MV havarijne poistené a či je použitie vozidla hospodárne. Tieto, poprípade iné hľadiská môže zamestnávateľ vyžadovať podľa svojho uváženia predovšetkým s ohľadom na možné dôsledky, napríklad z hľadiska zodpovednosti, prípadnej škody, pracovného úrazu a pod.

Zákon o cestovných náhradách ustanovil písomnú formu dohody o použití cestného MV na pracovnej ceste, a to predovšetkým ako podklad k zahŕňaniu výdavkov za použitie MV do daňových nákladov (výdavkov), ako aj vo väzbe na § 192 ods. 3 Zákonníka práce týkajúce sa všeobecnej zodpovednosti zamestnávateľa za škodu.

ZCN ustanovil písomnú formu dohody aj o inej výške náhrady za použitie cestného MV na pracovnej ceste, a to vo výške ceny cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy (§ 7 ods. 10).

Podľa § 3 ZCN má zamestnanec povinnosť v rámci podmienok pracovnej cesty určiť aj spôsob dopravy – použitie cestného MV, ktoré neposkytol zamestnancovi zamestnávateľ, ale modifikácia je tu v tom, že použitie takého cestného MV je založené na písomnej dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom. Zamestnávateľ teda nemôže použitie takéhoto vozidla nariadiť jednostranne a zamestnanec tak isto nemôže použiť vozidlo svojvoľne. V tejto súvislosti treba upozorniť na § 192 ods. 3 Zákonníka práce, podľa ktorého zamestnávateľ nezodpovedá zamestnancovi za škodu na MV, vlastnom náradí, vlastnom zariadení a vlastných predmetoch potrebných na výkon práce, ktoré použil pri plnení pracovných úloh alebo v priamej súvislosti s ním bez písomného súhlasu zamestnávateľa.

Ak by písomná dohoda o použití súkromného vozidla mala byť súčasťou cestovného príkazu, je potrebné aby cestovný príkaz, v ktorom bude ako druh dopravy uvedené cestné MV, ktoré neposkytol zamestnancovi zamestnávateľ, pred pracovnou cestou podpísal tak zamestnávateľ, ako aj zamestnanec na znak dohody s jeho použitím (bez podpisu zamestnanca by to bola jednostranná podmienka zo strany zamestnávateľa).

Zamestnávateľ nemusí písomnú dohodu o použití súkromného vozidla uzatvárať pred každou pracovnou cestou, ale dohoda sa môže písomne uzatvoriť na dlhšie časové obdobie, napr. pre také pracovné cesty, pri ktorých zamestnávateľ predpokladá, že ich zamestnanec bude pravidelne a často vykonávať takýmto cestným MV (napr. kontrolór, inšpektor, logistik, obchodný zástupca a pod.).

Upozornenie: Z písomnej dohody o použití cestného MV musí byť zrejmé, na koho žiadosť sa cestné MV pri pracovnej ceste použilo, t. j. či na žiadosť zamestnávateľa alebo na žiadosť zamestnanca. Uvedené je potrebné pre správne posúdenie nárokov zamestnanca na rozsah náhrad za použitie cestného MV, a to vo väzbe na § 7 ods. 1 ZCN, ktorý vylučuje možnosť dohodnúť sa na inej výške náhrady v cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy (§ 7 ods. 10 cit. zákona) v prípade, ak sa cestné MV použilo pri pracovnej ceste na žiadosť zamestnávateľa.

Písomná dohoda o použití cestného MV na pracovnej ceste medzi zamestnancom a zamestnávateľom musí byť uzatvorená v každom prípade, a to bez ohľadu na to, akým spôsobom sa zamestnancovi poskytuje náhrada výdavkov za jeho použitie. Nie je podstatné, či sa zamestnancovi:

• poskytuje suma základnej náhrady a náhrada výdavkov za PHL,
• poskytuje na základe písomnej dohody iná výška náhrady, a to náhrada vo výške ceny cestovného lístka za pravidelnú verejnú dopravu.

Tak isto nie je podstatné, či sa náhrada výdavkov za použitie cestného MV poskytuje:

• jednorazovo po každej pracovnej ceste na základe preukázateľnosti,
• za nejaké obdobie vo väzbe na spôsob vyslania a vyúčtovania na základe preukázateľnosti (napr. raz mesačne),
• náhrada výdavkov poskytuje paušálnou sumou bez preukázania (napr. raz mesačne).

II. Náhrady za použitie cestného motorového vozidla pri pracovnej ceste

Ak sú splnené podmienky uznania nákladov v prípade použitia cestného motorového vozidla (ďalej len „súkromné vozidlo“) pri pracovnej ceste uvedené v § 7 ods. 1 ZCN zamestnanc

ovi patrí náhrada výdavkov, a to:

• suma základnej náhrady (§ 7 ods. 2 a 3) a
• náhrada za spotrebované PHL (§ 7 ods. 4 až 8, § 15).

Tento spôsob uznania výdavkov platí pre prípady, ak sa súkromné vozidlo použije na žiadosť zamestnanca alebo na žiadosť zamestnávateľa.

Zamestnancovi v súvislosti s použitím súkromného vozidla patria aj potrebné vedľajšie výdavky na základe § 4 ods. 1 písm. a) ZCN, ako je napr. poplatok za parkovanie, za diaľnicu, za použitie tunela a pod.

Tieto náhrady sú nárokovým plnením pre zamestnanca. Vo svojej podstate ide o náhradu cestovných výdavkov.

Upozornenie: Ak zamestnanec použije súkromné vozidlo na žiadosť zamestnávateľa, zamestnávateľ nemôže využiť § 7 ods. 10 ZCN, t. j. dohodnúť sa so zamestnancom na inej výške náhrady, a to vo výške ceny cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy. V tomto prípade musí poskytnúť zamestnancovi sumu základnej náhrady a náhradu za spotrebované PHL.

Ak zamestnanec použije súkromné vozidlo na svoju žiadosť, zamestnávateľ má dve možnosti uznania výdavkov, a to:

• poskytne zamestnancovi sumu základnej náhrady za 1 km jazdy a náhradu výdavkov za spotrebované PHL, alebo
• využije § 7 ods. 10 ZCN a dohodne sa so zamestnancom na inej výške náhrady, a to vo výške ceny cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy.

Pri uznávaní výdavkov za použitie cestného MV pri pracovnej ceste je potrebné riadiť sa § 7 ZCN.

Zamestnancovi, ktorý použil na pracovnej súkromné vozidlo v súlade s § 7 ods. 1 ZCN (t. j. MV neposkytol zamestnávateľ a zamestnanec