Zamestnávatelia často zabúdajú na to, že pri cestovných náhradách je potrebné správne daňovo zaradiť každú vyplatenú cestovnú náhradu. Účelom príspevku je priblížiť poskytovanie cestovných náhrad zamestnancom, resp. ich rodinným príslušníkom podľa osobitných predpisov, v prepojení na daňové hľadisko. Poskytovanie cestovných náhrad upravujú viaceré predpisy, napr. zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v z. n. p. (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“) alebo zákon č. 73/1998 Z. z. o štátnej službe príslušníkov Policajného zboru, Slovenskej informačnej služby, Zboru väzenskej a justičnej stráže Slovenskej republiky a Železničnej polície v z. n. p.
Najviac publikovaný a verejnosti vykladaný je zákon o cestovných náhradách, jeden zo základných pracovnoprávnych predpisov, daňové hľadisko vysvetlíme na tomto zákone. Prepojíme sa na zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p. (ďalej len „ZDP“) tak, aby boli zodpovedané otázky, ktoré súvisia so správnym daňovým zaradením jednotlivých cestovných náhrad, či sú alebo nie sú u zamestnanca predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti.
Podľa § 5 ods. 5 písm. a) ZDP predmetom dane nie je cestovná náhrada poskytovaná v súvislosti s výkonom závislej činnosti do výšky, na ktorú vznikne zamestnancovi nárok podľa osobitných predpisov, okrem vreckového poskytovaného pri zahraničnej pracovnej ceste.
Na základe uvedeného znenia ustanovenia ZDP len „nároková“ (povinná, obligatórna) cestovná náhrada poskytovaná v súvislosti s výkonom závislej činnosti podľa osobitných predpisov nie je predmetom dane z príjmov, nepodlieha zdaneniu.
O ostatných „nenárokových“(nepovinných, fakultatívnych)cestovných náhradách platí, že sú predmetom dane z príjmov, zdaniteľným príjmom zo závislej činnosti zamestnanca. V týchto prípadoch ide o peňažný príjem zamestnanca.
Cestovná náhrada vyplatená nad rámec ZDP – peňažný príjem zo závislej činnosti
Ustanovenie § 35 ZDP vymedzuje spôsob vyberania a platenia dane z príjmov zo závislej činnosti, spôsob výpočtu mesačného preddavku na túto daň. Platiteľom dane je osoba, ktorá je povinná zraziť alebo vybrať daň alebo preddavok na daň od daňovníka a ktorá je povinná daň alebo preddavok na daň vybraný od daňovníka alebo zrazený daňovníkovi odvádzať správcovi dane a majetkovo za ne zodpovedá.
Zamestnávateľ vyberie preddavok na daň zo zdaniteľnej mzdy. Zdaniteľnou mzdou je úhrn zdaniteľných príjmov (peňažných aj nepeňažných) zo závislej činnosti, zúčtovaných a vyplatených zamestnancovi za kalendárny mesiac alebo zdaňovacie obdobie (ustanovenie § 35 ods. 1 ZDP).
Preddavok na daň sa zrazí pri výplate alebo pri poukázaní alebo pri pripísaní zdaniteľnej mzdy zamestnancovi k dobru bez ohľadu na to, za ktoré obdobie sa táto zdaniteľná mzda vypláca (§ 35 ods. 3 ZDP).
Zamestnávateľ odvedie preddavky na daň znížené o úhrn daňového bonusu najneskôr do piatich dní po dni výplaty, poukázania alebo pripísania zdaniteľnej mzdy zamestnancovi k dobru, ak správca dane na žiadosť zamestnávateľa, ktorý je platiteľom dane, neurčí inak (§ 35 ods. 6 ZDP).
Citované ustanovenia ZDP sa vzťahujú aj na nenárokové cestovné náhrady, peňažný príjem zamestnanca poskytovaný v súvislosti s príjmami zo závislej činnosti. To znamená, že zamestnávateľ uplatní štandardný spôsob zdanenia príjmov zo závislej činnosti preddavkovým spôsobom zdanenia. Nenárokovú cestovnú náhradu zahrnie do úhrnu zdaniteľných príjmov zamestnanca za príslušný kalendárny mesiac.
Zákon o cestovných náhradách taxatívne ustanovuje, ktoré výdavky poskytnuté na pracovné cesty majú charakter nárokových náhrad, ktoré je zamestnávateľ povinný poskytnúť a ktoré výdavky poskytnuté na pracovné cesty majú charakter nenárokových náhrad, ktoré môže zamestnávateľ poskytnúť. Je potrebné, aby účtovná jednotka (zamestnávateľ) túto skutočnosť, rozlíšenie cestovných náhrad premietla aj do účtovníctva prostredníctvom vytvorenia analytických účtov k účtu 512 – Cestovné. Na tomto účte sa účtujú cestovné náhrady bez ohľadu na to, či sú poskytované podľa ustanovení zákona o cestovných náhradách, nárokové aj nenárokové, alebo sú poskytované nad rámec uvedeného zákona.
Analytické členenie účtu 512 – Cestovné je nutné z h