Podľa § 17 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) účtovná jednotka zostavuje účtovnú závierku vždy keď uzavrie účtovné knihy najneskôr do 6 mesiacov od dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje, ak osobitný predpis neustanovuje inak. Osobitným predpisom je napr. zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p. (ďalej len „ZDP“), ktorý v § 49 ods. 11 ustanovuje pre daňovníka na účely podania daňového priznania povinnosť zostaviť účtovnú závierku ku koncu zdaňovacieho obdobia podľa zákona o dani z príjmov a v termíne na podanie daňového priznania ju uložiť podľa zákona o účtovníctve, ak osobitný predpis neustanovuje inak. To znamená, ak je lehota na podanie daňového priznania u daňovníka – účtovnej jednotky skoršia ako je lehota na zostavenie účtovnej závierky podľa § 17 zákona o účtovníctve, je účtovná jednotka povinná zostaviť a aj uložiť účtovnú závierku do registra účtovných závierok (ďalej len „register“) v tejto skoršej lehote.
Napríklad daňovník (účtovná jednotka), ktorého zdaňovacie (aj účtovné) obdobie je kalendárny rok, má stanovenú lehotu na podanie daňového priznania do 31. 3. (nebolo podané oznámenie o predĺžení lehoty na podanie daňového priznania), preto aj lehota na zostavenie účtovnej závierky a aj na uloženie účtovnej závierky do registra je do 31. 3. Ak by daňovník podal oznámenie o predĺžení lehoty na podanie daňového priznania podľa § 49 ods. 3 písm. a) ZDP, lehota sa predĺži o 3 mesiace, tzn. lehota na zostavenie účtovnej závierky a jej uloženie by sa posunula na 30. 6. Ak by daňovník podal oznámenie o predĺžení lehoty na podanie daňového priznania podľa § 49 ods. 3 písm. b) ZDP o 6 mesiacov, tzn. do 30. 9., účtovná jednotka je povinná účtovnú závierku zostaviť do 30. 6. (najneskôr do 6 mesiacov od skončenia účtovného obdobia), tzn. lehota na zostavenie účtovnej závierky podľa § 17 ods. 5 zákona o účtovníctve sa predĺžením lehoty na podanie daňového priznania podľa § 49 ods. 3 písm. b) ZDP nepredlžuje.
Po zostavení účtovnej závierky má účtovná jednotka nasledujúce povinnosti súvisiace s účtovnou závierkou:
- uloženie individuálnej účtovnej závierky do registra,
- overenie účtovnej závierky audítorom,
- vyhotovenie výročnej správy,
- schválenie účtovnej závierky príslušným orgánom spoločnosti,
- uloženie účtovných dokumentov súvisiacich s účtovnou závierkou do registra a ich zverejnenie,
- archivácia účtovných dokumentov.
Uloženie individuálnej účtovnej závierky do registra
Povinnosť uloženia individuálnej účtovnej závierky ako aj ostatných súvisiacich dokumentov do registra je jednou z podmienok na to, aby bolo účtovníctvo účtovnej jednotky úplné.
Podľa § 8 ods. 3 zákona o účtovníctve je účtovníctvo účtovnej jednotky je úplné, ak účtovná jednotka zaúčtovala v účtovnom období v účtovných knihách všetky účtovné prípady podľa § 3 a za toto účtovné obdobie zostavila individuálnu účtovnú závierku, konsolidovanú účtovnú závierku, ak ju má povinnosť zostaviť, vyhotovila výročnú správu podľa § 20, prípadne konsolidovanú výročnú správu, zverejnila údaje podľa § 23d, uložila dokumenty podľa § 23a a má o týchto skutočnostiach všetky účtovné záznamy.
Ustanovenie § 23a zákona o účtovníctve upravuje:
- uloženie individuálnej účtovnej závierky, ako aj ostatných účtovných dokumentov, ktoré sú uvedené v § 23 ods. 2 zákona o účtovníctve, do registra v elektronickej alebo v listinnej podobe, pričom ustanovuje, ktoré subjekty sú povinné ukladať dokumenty v elektronickej podobe (pozri ďalej),
- lehotu na uloženie účtovnej závierky ako aj ostatných dokumentov do registra.
Podľa § 23 ods. 2 zákona o účtovníctve sa do registra ukladajú:
- riadne individuálne účtovné závierky,
- mimoriadne individuálne účtovné závierky,
- riadne konsolidované účtovné závierky,
- mimoriadne konsolidované účtovné závierky,
- súhrnné účtovné závierky verejnej správy,
- výkazy vybraných údajov z účtovných závierok podľa § 17a a § 22,
- správy audítorov,
- individuálne výročné správy,
- konsolidované výročné správy,
- ročné finančné správy podľa osobitného predpisu,
- oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky.
Ďalej sa v texte tieto dokumenty označujú aj ako účtovné dokumenty.
Povinnosť uložiť účtovné dokumenty do registra v elektronickej podobe
Podľa § 23a ods. 2 zákona o účtovníctve sa v elektronickej podobe povinne ukladajú dokumenty:
- podľa § 23 ods. 2 písm. c) až j):
- riadne a mimoriadne konsolidované účtovné závierky,
- súhrnné účtovné závierky verejnej správy,
- výkazy vybraných údajov z účtovných závierok podľa § 17a a § 22 [ide o výkazy vybraných údajov z účtovných závierok zostavených podľa medzinárodných účtovných štandardov (IAS/IFRS) a výkazy vybraných údajov z konsolidovaných účtovných závierok],
- správy audítorov,
- individuálne a konsolidované výročné správy,
- ročné finančné správy podľa § 34 zákona č. 429/2002 Z. z. o burze cenných papierov v z. n. p.;
- ktoré sa účtovná jednotka rozhodla uložiť v cudzom jazyku;
Poznámka: Uvedené dokumenty bez ohľadu na to aký subjekt ich ukladá do registra, sa ukladajú len elektronicky (nie je možné ich uložiť v listinnej podobe).
- podľa § 23 ods. 2 písm. a), b) a k), tzn. riadne a mimoriadne individuálne účtovné závierky a oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky, a to:
- účtovná jednotka uvedená v § 17a ods. 1 a 3, tzn. účtovná jednotka, ktorá zostavuje účtovnú závierku podľa IAS/IFRS,
- Garančný fond investícií,
- Exportno-importná banka Slovenskej republiky,
- Fond ochrany vkladov,
- zdravotná poisťovňa,
- osoby podľa § 14 zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o