Účtovné uzavieranie roka je proces, ktorý zahŕňa celý rad činností nadväzujúcich na seba, počnúc inventarizáciou všetkého majetku a záväzkov a končiac zostavením účtovnej závierky v podobe dokumentov stanovených v § 17 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
Účtovné uzavieranie roka je proces, ktorý zahŕňa celý rad činností nadväzujúcich na seba, počnúc inventarizáciou všetkého majetku a záväzkov a končiac zostavením účtovnej závierky v podobe dokumentov stanovených v § 17 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“). Zdrojom údajov na zostavenie výkazov účtovnej závierky sú uzavreté účtovné knihy. Ich predpokladom je zaúčtovanie tzv. uzávierkových účtovných operácií, ktoré sú neoddeliteľnou súčasťou procesu uzavierania jedného účtovného obdobia. To znamená, že v sústave jednoduchého účtovníctva (JÚ), ako aj v sústave podvojného účtovníctva (PÚ) je potrebné realizovať pred zostavovaním účtovnej závierky účtovanie množstva rôznych, predovšetkým nefinančných účtovných prípadov. Pri ich účtovaní treba dbať na ustanovenia príslušných všeobecne záväzných právnych predpisov upravujúcich finančné hospodárenie, daňové povinnosti, ktoré je potrebné zohľadniť v účtovníctve.
Jednoznačným cieľom všetkých uzávierkových účtovných operácií je pritom zabezpečiť, aby účtovníctvo a účtovná závierka splnili požiadavky a zásady určené zákonom. Správne a úplné zaúčtovanie všetkých uzávierkových účtovných operácií je najnáročnejšou činnosťou účtovnej závierky aj z toho dôvodu, že ich automaticky a komplexne nevykoná žiadny účtovný softvér. Je preto potrebné dôsledne poznať, aké účtovné prípady a prečo sa účtujú v rámci uzávierkových prác. Zoznam uzávierkových účtovných operácií nie je taxatívne stanovený ani v JÚ ani v PÚ. Kým v JÚ pri účtovaní uzávierkových účtovných operácií je potrebné striktne dodržiavať zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „ZDP“), v PÚ ide skôr o striktné naplnenie základných zásad účtovníctva – časová a vecná súvislosť, zásada opatrnosti, zásada vernosti a pravdivosti účtovnej závierky (pozn.: uzávierkovým účtovným operáciám v PÚ sa budeme venovať v budúcom čísle časopisu).
Ako vyplýva z § 4 ods. 2 opatrenia MF SR č. 23586/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní položiek účtovnej závierky, obsahovom vymedzení položiek a rozsahu údajov určených z účtovnej závierky na zverejnenie pre účtovné jednotky účtujúce v sústave JÚ, ktoré podnikajú, alebo vykonávajú inú samostatne zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „Postupy účtovania v JÚ“), za uzávierkové účtovné operácie v JÚ možno považovať najmä účtovné zápisy, ktoré sa uvádzajú za posledný zápis v peňažnom denníku, napriek tomu, že nemajú charakter finančných operácií. V peňažnom denníku sa teda uvádzajú z dôvodu, že tieto operácie vplývajú na základ dane a údaje zo stĺpcov príjmov a výdavkov peňažného denníka sú podkladom na výpočet základu dane a na spracovanie daňového priznania k dani z príjmov fyzických osôb (FO).
Uzávierkové účtovné operácie v JÚ uvádzané v peňažnom denníku teda upravujú základ dane z príjmov v súlade s daňovými zákonmi. Ide o:
- zvýšenie príjmov o sumy dovtedy nezaúčtované v peňažnom denníku, ktoré sa zahrnujú do základu dane z príjmov podľa ZDP do položky príjmy celkove a do položiek podľa ich druhového členenia,
- zníženie príjmov o sumy, ktoré sa nezahrnujú do základu dane z príjmov podľa ZDP do položky príjmov celkove a príjmov podľa ich druhového členenia,
- zvýšenie výdavkov o sumy dovtedy nezaúčtované v peňažnom denníku, ktoré sa zahrnujú do základu dane z príjmov do položky výdavky celkove a podľa ich druhového členenia,
- zníženie výdavkov o sumy, ktoré sa nezahrnujú do základu dane z príjmov podľa ZDP do položky výdavkov celkove a výdavkov podľa ich druhového členenia.
Hmotný majetok vytvorený vlastnou činnosťou
Príklad č. 1:
Podnikateľ sa rozhodol postaviť si vo vlastnej réžii dielňu pre potreby svojho podnikania. Na výstavbu čiastočne využil bankový úver vo výške 500 000 Sk. V priebehu roka 2005 (máj až november) na výstavbu dielne postupne nakúpil stavebný materiál v hodnote 850 000 Sk. Dopravu materiálu si zabezpečoval čiastočne súkromným motorovým vozidlom, ktoré nemá zaradené v obchodnom majetku a čiastočne nákladným automobilom, ktorý má zaradený v obchodnom majetku a využíva ho pri svojej podnikateľskej činnosti. Súkromným vozidlom tiež zabezpečoval všetky administratívne činnosti súvisiace s výstavbou. Samotnú výstavbu realizoval v spolupráci s manželkou, synom a dvoma zamestnancami. So synom mal uzavretú pracovnú zmluvu a s dvoma zamestnancami mal uzavretú dohodu o vykonaní práce. Elektroinštalačné a vodoinštalačné práce mu vykonali na objednávku podnikateľské subjekty v okolí. Po splnení všetkých technických požiadaviek a ďalších podmienok stanovených právnymi predpismi SR zaradil dielňu v decembri 2005 do obchodného majetku.
Výdavky súvisiace s výstavbou v priebehu roku vynaložil v tejto štruktúre:
- stavebný materiál vrátane nevyhnutných pracovných pomôcok 850 000 Sk,
- mzda syna (ale iba príslušná časť zodpovedajúca prácam pri výstavbe; nie je možné započítať sem časť mzdy súvisiacu s ostatnou pracovnou náplňou) 24 000 Sk,
- mzda dvoch zamestnancov na dohodu o vykonaní práce, ktorí sa priamo podieľali na samotnej výstavbe dielne 48 000 Sk,
- poistné odvody z príslušnej časti mzdy 8 448 Sk,
- spotreba elektrickej energie (vyčíslená na základe času využívania a spotreby používaného elektrického náradia a pod.) 3 500 Sk,
- doprava súkromným vozidlom [vyčíslená v súlade s § 19 ods. 2 písm. e) ZDP a so zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov vo výške náhrady výdavkov na spotrebované PHL a sadzby základnej náhrady] 2 800 Sk,
- doprava nákladným automobilom (vyčíslená na základe odjazdených kilometrov v súvislosti s výstavbou v prepočte podľa spotreby v technickom preukaze) 2 400 Sk,
- úhrada faktúr dodávateľským firmám pri dodávke elektroinštalačných a vodoinštalačných prác 96 000 Sk,
- príslušná časť odpisov nákladného automobilu (vyčíslená v pomere kilometrov odjazdených v súvislosti s výstavbou a celkove najazdených kilometrov v priebehu roka) 2 500 Sk,
- správne poplatky súvisiace s výstavbou (povolenia, notár, kataster nehnuteľností a pod.) 9 300 Sk,
- úroky z bankového úveru (platené mesačne) prislúchajúce k obdobiu do zaradenia do obchodného majetku (máj až december) 2 900 Sk (podnikateľ sa rozhodol, že úroky z úveru bude do času uvedenia majetku do užívania považovať za náklady súvisiace s obstaraním budovy).
Akým spôsobom má podnikateľ zaúčtovať tento majetok?
Celkove teda podnikateľ vynaložil na výstavbu dielne sumu 1 049 848 Sk, čo je potrebné považovať za vlastné náklady. V tejto sume vytvorený dlhodobý hmotný majetok treba zaradiť do evidencie dlhodobého hmotného majetku. Za týmto účelom podnikateľ zaevidoval majetok v knihe dlhodobého majetku podľa § 16 Postupov účtovania v JÚ. Keďže všetky výdavky podnikateľ v priebehu roka účtoval v peňažnom denníku do príslušných stĺpcov výdavkov vynaložených na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov, je potrebné, aby vyčíslenú sumu vlastných nákladov z týchto výdavkov vyňal. V rámci uzávierkových účtovných operácií na konci roka 2005 uvedie teda túto sumu s mínusovým znamienkom v peňažnom denníku do stĺpca Výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov – celkove a v druhovom členení podľa jednotlivých zaúčtovaných položiek. Zároveň uvedie sumu 1 049 848 Sk do stĺpca Výdavky neovplyvňujúce základ dane – v druhovom členení Obstaranie dlhodobého majetku.