Spracovanie ročnej uzávierky a začiatok ďalšieho kalendárneho roka, kedy nadobúda účinnosť viacero legislatívnych zmien, je jedným z náročnejších období v mzdovej učtárni. Okrem spracovania výplat za mesiac december, ktorý je spojený s výpočtom mzdy, odvodov na zdravotné a sociálne poistenie a odvodu daňovej povinnosti, musí mzdová učtáreň vykonať ďalšie, predovšetkým uzávierkové činnosti, ktoré jej vyplývajú zo súčasnej právnej úpravy.
Povinnosti vykonávané v ročnej uzávierke v mzdovej učtárni sú ustanovené predovšetkým v uvedených zákonoch:
- zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p. (ďalej len „Zákonník práce“),
- zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p. (ďalej len „ZDP“),
- zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v z. n. p. (ďalej len „zákon o zdravotnom poistení“),
- zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v z. n. p. (ďalej len „zákon o sociálnom poistení“),
- ďalšie právne normy, napr. zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“), zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v z. n. p. (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“), zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde v z. n. p. (ďalej len „zákon o sociálnom fonde“), zákon o štátnej štatistike č. 540/2001 Z. z. v z. n. p.
Zamestnávatelia v mzdovej učtárni sú po skončení roku 2015 povinní najmä:
- Spracovať a archivovať mzdové listy, resp. pre osoby poberajúce len nepeňažný príjem viesť predpísanú evidenciu (§ 39 ZDP).
Zamestnávateľ má povinnosť viesť mzdový list pre každú fyzickú osobu, ktorá má nárok na príjem zo závislej činnosti podľa § 5 ZDP. Týka sa to príjmov, ktoré sú vyplácané aj bývalým zamestnancom (napr. doplatky miezd), príjmy vyplácané na základe príkazných alebo mandátnych zmlúv a príjmy, ktoré sú vyplácané zamestnancom (dohodárom), ktorí vykonávajú zárobkovú činnosť na základe dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.
Po spracovaní výplat za mesiac december 2015 zamestnávateľ vyčísli k 31. 12. 2015 súčty jednotlivých položiek na mzdových listoch, vykázaných za príslušné kalendárne mesiace a mzdové listy uzatvorí. Sú to:
- súčty dní výkonu práce za zdaňovacie obdobie,
- súčty vyplatených zdaniteľných miezd,
- súčty súm oslobodených od dane,
- súčty súm poistného a príspevkov, ktoré bol povinný platiť zamestnanec,
- súčty súm základu dane,
- súčty súm uplatnených nezdaniteľných častí základu dane,
- súčty súm zdaniteľnej mzdy,
- súčty súm preddavkov na daň,
- súčty súm priznaného daňového bonusu,
- súčty súm dobrovoľného príspevku na starobné dôchodkové sporenie (II. pilier), ktoré odvádza zamestnávateľ.
- Skompletizovať evidencie dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru [§ 224 ods. 2 písm. d) Zákonníka práce].
Zamestnávateľ má povinnosť viesť evidenciu uzatvorených dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru v poradí, v akom boli uzatvorené; uvedené sa vzťahuje na všetky druhy dohôd: dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov.
- Vypracovať prehľad o