Pred uzatvorením účtovných kníh a pred samotným zostavením účtovnej závierky uskutočňuje účtovná jednotka (ÚJ) v rámci účtovnej analýzy viacero uzávierkových prác. Jednou z nich je aj inventarizácia, ktorá je základom všetkých uzávierkových prác. Zabezpečuje sa ňou preukázateľnosť a správnosť účtovníctva a ÚJ ňou overuje, či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov (t. j. vlastného imania) zaznamenaný v účtovníctve zodpovedá skutočnosti. Inventarizáciou sa overuje vecná správnosť účtovníctva, t. j.:
Pred uzatvorením účtovných kníh a pred samotným zostavením účtovnej závierky uskutočňuje účtovná jednotka (ÚJ) v rámci účtovnej analýzy viacero uzávierkových prác. Jednou z nich je aj inventarizácia, ktorá je základom všetkých uzávierkových prác. Zabezpečuje sa ňou preukázateľnosť a správnosť účtovníctva a ÚJ ňou overuje, či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov (t. j. vlastného imania) zaznamenaný v účtovníctve zodpovedá skutočnosti.
Inventarizáciou sa overuje vecná správnosť účtovníctva, t. j.:
- či stav majetku, záväzkov a vlastného imania v účtovníctve zodpovedá skutočnosti (posudzuje sa existencia majetku, záväzkov a vlastného imania),
- či ocenenie majetku, záväzkov, vlastného imania, nákladov a výnosov v účtovnej závierke zodpovedá skutočnosti (posudzuje sa reálnosť ocenenia).
Podľa § 29 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) ÚJ vykonáva inventarizáciu ku dňu, ku ktorému zostavuje riadnu, mimoriadnu alebo priebežnú účtovnú závierku. V prípade riadnej a mimoriadnej účtovnej závierky inventarizácia sa musí vykonať v plnom rozsahu tak, ako to ustanovuje zákon o účtovníctve. Pri zostavovaní priebežnej účtovnej závierky inventarizácia sa vykoná len na účely ocenenia majetku a záväzkov v účtovnej závierke so zohľadnením predpokladaných rizík a strát, ktoré sú známe ku dňu zostavenia priebežnej účtovnej závierky. Zákon o účtovníctve stanovuje odlišné lehoty na vykonanie inventarizácie pre určité druhy majetku. Pri hmotnom majetku okrem zásob a peňažných prostriedkov v hotovosti ÚJ môže vykonať inventarizáciu v inej lehote ako ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. Táto lehota však nesmie prekročiť dva roky. Peňažné prostriedky v hotovosti ÚJ musí inventarizovať najmenej štyrikrát za účtovné obdobie.
Inventarizácia pozostáva z dvoch častí:
1. z inventúry,
2. z porovnania účtovného stavu so skutočným stavom.
Inventúra podľa § 30 zákona o účtovníctve je činnosť, pri ktorej sa zisťuje skutočný stav majetku, záväzkov a vlastného imania v peňažných jednotkách. Ak to vyžaduje charakter majetku, aj v jednotkách množstva. Skutočný stav majetku, záväzkov a vlastného imania sa môže zisťovať fyzickou inventúrou, dokladovou inventúrou alebo ich kombináciou.
Fyzickou inventúrou sa zisťuje skutočný stav majetku hmotného charakteru a majetku nehmotného charakteru, ktorý sa dá zistiť spočítaním,odvážením, odmeraním a pod. Skutočný stav záväzkov, vlastného imania a tých druhov majetku, pri ktorých nemožno vykonať fyzickú inventúru, sa zisťuje dokladovou inventúrou (napr. stav peňažných prostriedkov na bankových účtoch). Kombinovanou inventúrou sa zisťuje skutočný stav takých druhov majetku, kde je potrebné fyzické a dokladové overenie skutočnosti (napr. obhliadka pozemku a výpis z katastra nehnuteľností o jeho vlastníctve).
Fyzickú inventúru hmotného majetku okrem zásob, ktorú nemožno vykonať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, možno uskutočniť v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, príp. v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia.
Fyzickú inventúru zásob ÚJ môže vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia. Stav majetku sa však musí preukázať vždy ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. Vykoná sa to tak, že sa upravia údaje fyzickej inventúry o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od skončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa skončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia.
Pri inventúre pohľadávok a záväzkov sa používa v praxi tzv. odsúhlasovanie pohľadávok a odsúhlasovanie záväzkov, ktoré sa uskutočňuje písomným požiadaním jednotlivých odberateľov a dodávateľov o potvrdenie správnosti otvorených – nezinkasovaných alebo neuhradených – pohľadávok alebo záväzkov. Takýmto spôsobom by sa mali odsúhlasovať najmä pohľadávky po lehote splatnosti, z dôvodu tvorby opravných položiek k nevymožiteľným pohľadávkam.
Inventúra vlastného imania sa vykoná na základe príslušných dokumentov, ako napr. dokumentov o založení spoločnosti, výpisu z obchodného registra, zápisov z valných zhromaždení akcionárov, darovacích listín a pod.
Výsledky inventúry sa zaznamenajú v inventúrnom súpise. Inventúrny súpis je účtovný záznam, v ktorom sú zaznamenané skutočné stavy majetku, záväzkov a vlastného imania zistené inventúrou. Zákon o účtovníctve stanovuje náležitosti, ktoré musí inventúrny súpis obsahovať (pozri § 30 ods. 2 zákona o účtovníctve):
- obchodné meno alebo názov ÚJ (právnické osoby uvedú sídlo, fyzické osoby bydlisko a miesto podnikania, ak sa líši od miesta bydliska),
- deň začatia inventúry, deň, ku ktorému bola inventúra vykonaná, a deň skončenia inventúry,
- stav majetku s uvedením jednotiek množstva a ceny,
- miesto uloženia majetku,
- meno, priezvisko a podpisový záznam hmotne zodpovednej osoby za príslušný druh majetku,
- zoznam záväzkov a ich ocenenie podľa § 25 zákona o účtovníctve,
- zoznam skutočného stavu rozdielu majetku a záväzkov (vlastného imania),
- odporúčania na posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov k dátumu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, zistené pri vykonávaní inventúry