Smernica k mankám a škodám

ABC, spol. s r. o., Žilina

Smernica č. 21/200x – Manká a škody

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

S cieľom určenia jednotného postupu pri vysporiadaní mánk a škôd v spoločnosti ABC, s. r. o., Žilina (ďalej len „spoločnosť“) sa vydáva táto smernica ustanovujúca konkrétne postupy po zistení škôd a inventarizačných rozdielov, spôsob účtovania mánk a škôd v súvzťažnosti na ich klasifikáciu, ako aj vytvorenie a pôsobenie likvidačnej komisie. Smernica je považovaná za účtovný záznam, je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti a súčasťou riadiaceho a kontrolného systému spoločnosti.

2. Definícia pojmov

1. Manko – inventarizačný rozdiel, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav účtovný a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.
2. Schodok – inventarizačný rozdiel pri peniazoch alebo ceninách, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav účtovný a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.
3. Škoda – majetková ujma, ktorá nastala v majetkovej sfére spoločnosti a je objektívne vyjadriteľná peniazmi ako všeobecným ekvivalentom. Ide o neodstrániteľné poškodenie alebo zničenie majetku spoločnosti.
4. Prevádzková škoda – škoda na dlhodobom hmotnom majetku a zásobách (nad normu prirodzených úbytkov), ak došlo k úplnému zničeniu alebo neodstrániteľnému poškodeniu majetku alebo zásob.
5. Finančná škoda – škoda na dlhodobom finančnom majetku a krátkodobom finančnom majetku.
6. Mimoriadna škoda – škoda vzniknutá na majetku z mimoriadnych príčin, napr. v dôsledku živelnej pohromy.
7. Oprava majetku – aktivity, pri ktorých sa odstraňuje čiastočné fyzické opotrebovanie alebo poškodenie za účelom uvedenia do predchádzajúceho alebo prevádzkyschopného stavu. Uvedením do prevádzkyschopného stavu sa rozumie vykonanie opravy aj s použitím iných než pôvodných materiálov, náhradných dielcov, súčastí alebo technológií, ak nedôjde k zmene technických parametrov alebo zvýšeniu výkonnosti majetku a ani k zmene účelu použitia.
8. Údržba majetku – aktivity, uskutočnením ktorých sa spomaľuje fyzické opotrebovanie, predchádza sa jeho následkom a odstraňujú sa drobnejšie závady.
9. Zmarená investícia – prevádzková škoda, ktorá ovplyvňuje výsledok hospodárenia z prevádzkovej činnosti súvisiacej s predmetom podnikania spoločnosti, alebo sa vykonáva na podporu prevádzkovej činnosti a súvisí s hospodárskou činnosťou spoločnosti.
10. Normy prirodzených úbytkov zásob – normy ustanovené spoločnosťou na základe viacročných zisťovaní vo svojich konkrétnych podmienkach, pričom je zohľadnený spôsob skladovania týchto zásob, ochrana obalmi, spôsob skladovania a distribúcie a pod. Pod pojem prirodzené úbytky nie je možné zahrnúť také úbytky, ktoré možno znížiť, alebo im možno zamedziť riadnym hospodárením, t. j. primeraným zabezpečením skladovacích priestorov, opatreniami proti krádežiam, neodbornej manipulácii a pod.
11. Živelná pohroma – úkaz spôsobený silami, ktoré nie sú ovládateľné a nemožno pri nich určiť osobu zodpovednú za škodu. Živelnú pohromu predstavuje nezavinený požiar a výbuch, blesk, víchrica s rýchlosťou vetra nad 75 km/hod., povodeň, záplava, krupobitie, zosuv pôdy a zrútenie skalných zrúcanín, pokiaľ k nim nedošlo v dôsledku priemyselnej alebo stavebnej činnosti, zosúvanie alebo zrútenie lavín a zemetrasenie.

3. Súvisiace predpisy

1. Aktívne derogácie – zrušuje sa Smernica č. 7/2000 o škodách.
2. Pasívne derogácie – žiadne.
3. Nadradené predpisy 

• zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,
• opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcove účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.

B. Všeobecné a osobitné ustanovenia

• Manká, škody a zmarené investície v podmienkach spoločnosti sa považujú z účtovného hľadiska za mimoriadny úbytok majetku spoločnosti, ktorý vzniká ako neželaný jav v rámci výkonu hospodárskej činnosti. Vznik manka a škody, prípadne zmarená investícia znamená pre spoločnosť majetkovú ujmu, resp. škodovú udalosť.
• Pre potreby likvidácie škôd vzniknutých na zásobách obchodného tovaru v maloobchodných jednotkách, pri veľkoobchodnej činnosti a počas prepravy je vytvorená likvidačná komisia. Táto komisia je najmenej trojčlenná. Povinným členom komisie je poverený zamestnanec Útvaru kontroly. Členov likvidačnej komisie ustanovuje do funkcie generálny riaditeľ. O likvidácii znehodnoteného tovaru likvidačná komisia spisuje Záznam o likvidácii znehodnoteného tovaru (príloha č. 1). Záznam o likvidácii znehodnoteného tovaru sa spisuje až pri vyvážaní poškodeného tovaru z priestorov maloobchodnej jednotky (ďalej len „MOJ“), resp. skladu. Je neprípustné ponechať v priestoroch MOJ, resp. skladu tovar, na ktorý bol už spísaný Záznam o likvidácii znehodnoteného tovaru. Poškodený tovar sa nesmie vyhadzovať do odpadových nádob, príp. na iné nepovolené miesta. Spôsob fyzickej likvidácie určuje poverený zamestnanec Útvaru kontroly, resp. Štátna veterinárna a potravinová správa, Slovenská inšpekcia životného prostredia. Z časového hľadiska sa likvidácia organizuje tak, aby nedochádzalo k veľkému nahromadeniu poškodeného tovaru, resp. k rozkladu tovarov rýchlo podliehajúcich skaze a bola zabezpečená hospodárnosť odvozu poškodeného tovaru.
• Z účtovníctva sa dlhodobý hmotný a dlhodobý nehmotný majetok vyradí po uskutočnení vyraďovacieho konania na základe Protokolu o vyradení dlhodobého hmotného a dlhodobého nehmotného majetku do užívania podľa vzoru uvedeného v prílohe č. 4 Smernice č. 3/2003 – Dlhodobý hmotný a dlhodobý nehmotný majetok (pozri Dane a účtovníctvo v praxi č. 9/2003, s. 48), pri ktorom musia byť priložené všetky dokumenty o obstaraní majetku. Vyraďovacie konanie zabezpečuje komisia (poradný orgán generálneho riaditeľa) v zložení – zástupca Odboru správy majetku, zástupca Úseku ekonomiky a financovania, zástupca Útvaru controllingu, zástupca Právneho útvaru, zástupca Útvaru vyraďujúceho majetok, zástupcovia odborných útvarov podľa rozhodnutia vedúceho Odboru správy majetku.
• Za uskutočnenie vyraďovacieho konania a za odovzdanie úplnej dokumentácie vedúcemu Oddelenia účtovnej evidencie zodpovedá Ing. Peter Mokrý – vedúci Odboru správy majetku.
• Pri vzniku škody sa vykonáva mimoriadna inventarizácia; táto sa vykonáva aj pri iných situáciách, ktoré sa môžu vyskytnúť v súvislosti s podnikateľskou činnosťou, a to pri uzavretí dohody o hmotnej zodpovednosti so zamestnancom. Pri vzniku mimoriadnej udalosti spojenej so živelnou pohromou, vlámaním, krádežou a pod. sa vykoná inventarizácia toho druhu majetku, ktorého sa táto udalosť týka.
• V prípade manka je potrebné posúdiť mieru zavinenia hmotne zodpovedného pracovníka. V prípade zistenia, že za manko je zodpovedný v plnej miere hmotne zodpovedný pracovník, bude sa postupovať v súlade s existujúcimi právnymi normami (napr. Zákonník práce, Občiansky zákonník) až po hmotnú a trestnoprávnu zodpovednosť hmotne zodpovedného pracovníka.

1. Škody zistené v MOJ

1.1. Škody zistené pri kvalitatívnej a kvantitatívnej prebierke tovaru

• V prípade nedostatkov zistených pri prebierke tovaru – poškodený tovar, chýbajúci tovar, poškodené kontrolné pásky, tovar dodaný po dátume spotreby alebo dodaný po dohodnutej zostávajúcej dobe minimálnej trvanlivosti:
  • Pri dodávke tovaru z veľkoobchodu spoločnosti – zamestnanec MOJ zodpovedný za príjem tovaru je povinný žiadať Doklad o úprave dodacieho listu od zamestnanca hospodárskeho strediska (HS) Doprava, ktorý vykoná opravu na skutočne dodané množstvá a opraví hodnotu v Sk. Doklad o úprave dodacieho listu pripojí k dokladu Dodací list a faktúra. Tovar zamestnanec MOJ vracia do veľkoobchodu.
  • Pri dodávke tovaru od ostatných dodávateľov (priame dodávky) – zamestnanec MOJ zodpovedný za príjem tovaru nie je oprávnený podpísať prevzatie poškodeného tovaru, je povinný požiadať zamestnanca zodpovedného za dodávku tovaru o opravu dodacieho listu a je povinný tovar vrátiť.

1.2. Skryté vady tovaru zistené počas manipulácie s tovarom, skladovania a predaja

• Ak počas manipulácie s tovarom v priebehu doby minimálnej trvanlivosti zamestnanec MOJ zistí skrytý nedostatok tovaru (nedostatok v kvalite tovaru), je povinný okamžite ho oznámiť vedúcemu MOJ.
• Vedúci MOJ uplatňuje reklamáciu na skryté nedostatky:
  • Z veľkoobchodu spoločnosti:

1. Pri ďalšej nasledujúcej dodávke tovaru vedúci MOJ, resp. jeho zástupca je povinný spísať Reklamačný list maloobchodu (príloha č. 2), pričom je povinný na tento doklad zreteľne vyznačiť – tovar prevzatý na posúdenie. Osádka dodávateľského vozidla (zamestnanci HS Doprava) potvrdí prevzatie reklamovaného tovaru.
2. Vrátenie tovaru na základe reklamačného listu do skladu prostredníctvom obchodných zástupcov a vedúceho veľkoobchodnej prevádzky kompetentných na posúdenie reklamácie.

Reklamačný list maloobchodu musí obsahovať tieto údaje: názov a adresu MOJ, odberateľské číslo, dátum prevzatia reklamácie, číslo nadobúdacieho dokladu (číslo faktúry, ktorou bol daný tovar fakturovaný odberateľovi), dátum dodania reklamovaného tovaru, registračné číslo tovaru, názov tovaru, nákupná cena za mernú jednotku bez DPH, reklamované množstvo tovaru, dôvod reklamácie, pečiatka MOJ, meno a podpis zodpovedného zamestnanca MOJ, pečiatka osádky vozidla, ktorá reklamáciu prevzala, čitateľné meno a podpis zamestnanca, ktorý reklamáciu prevzal. Ak ide o tovar s viazaným obalom, je nutné vyplniť na reklamačnom liste aj tieto údaje: názov obalu – prepravky, fľaše a množstvo obalov.

V prípade uznania reklamácie na základe reklamačného listu dodávateľom z veľkoobchodu je spracovaný dobropis, ktorý je zaslaný odberateľovi – na ekonomický úsek, ktorý zabezpečí pri uznaní reklamácie zaslanie kópie dobropisu vedúcemu MOJ.

Ak nie je uznaná opodstatnenosť reklamácie, vedúci tovarovej obchodnej divízie je p