S účinnosťou od 1. januára 2015 zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice a o zmene a doplnení zákona Slovenskej národnej rady č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v z. n. p. (ďalej len „zákon o používaní ERP“) upravuje aj používanie virtuálnej registračnej pokladnice.
Virtuálnou registračnou pokladnicou (VRP) sa podľa § 2 písm. b) cit. zákona rozumie aplikácia programu (softvéru) vytvoreného finančným riaditeľstvom na evidenciu prijatých tržieb v hotovosti, ktorý poskytuje finančné riaditeľstvo na svojej web stránke pre podnikateľov pomocou prídavného, tzv. koncového zariadenia. Správca dane po zaregistrovaní VRP odovzdá podnikateľovi prihlasovacie údaje potrebné na prístup do VRP, ako je login a heslo určené pre každého podnikateľa osobitne.
Koncovým zariadením sa podľa § 2 písm. zg) cit. zákona rozumie elektronické zariadenie, ktorým je napr. počítač, notebook, tablet, mobilný telefón a ktoré umožňuje prístup do prostredia VRP. Ide o také koncové zariadenie technického charakteru, ktoré umožní aj tlač pokladničných dokladov, neplatných dokladov, vkladov, intervalovej uzávierky a prehľadovej uzávierky.
Vzájomné napojenie VRP s koncovým zariadením je možné len cez internet. Aby podnikateľ mohol používať na evidenciu prijatých tržieb v hotovosti VRP, musí byť napojený na internet, t. j. musí si obstarať jeho sprístupnenie cez uvedené technické zariadenia.
To znamená, že požadované údaje o evidencii tržieb sa pri VRP neukladajú do fiškálneho zariadenia ako je to u „klasickej“ ERP, ale sa ukladajú systémom on-line ihneď po ich zaevidovaní priamo do informačného systému finančnej riaditeľstva. Finančná správa má informáciu o výške tržieb daňovníka v každú hodinu, kontrolu výšky prijatých tržieb prostredníctvom VRP vykonáva preventívne a priebežne a výberovým systémom.
Tento systém evidencie prijatých tržieb umožňuje správcovi dane vykonať kontrolu prijatých tržieb daňovníkom prakticky denne, ale aj v priebehu dňa a včas odhaliť krátenie prijatých tržieb v prípade značných rozdielov vo výške evidencie prijatých tržieb v priebehu napr. kalendárneho mesiaca alebo týždňa. V prípade veľkého rozdielu zaevidovania prijatých tržieb prostredníctvom VRO pri porovnaní napr. dvoch mesiacov, správca dane vyzve podnikateľa, aby vysvetlil tieto rozdiely, pričom takým dôvodom môže byť napr., že podnikateľ bol na dovolenke, alebo bol práceneschopný.
V snahe vyhnúť sa technickým alebo administratívnym problémom bol, nadväzne na prechodné ustanovenie § 18cb ods. 1 zákona o používaní ERP, termín začatia používania VRP v praxi posunutý na 1. apríl 2015, aj keď ustanovenia týkajúce sa používania VRP sú účinné už