Smernica k vedeniu jednoduchého účtovníctva

Smernica č. 1/200x – Vedenie účtovníctva

• Účtovný doklad – preukázateľný účtovný záznam s náležitosťami podľa § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) v písomnej forme alebo technickej forme.
• Účtovný zápis – účtovný záznam o zaúčtovaní účtovného prípadu.
• Účtovný záznam – údaj zaznamenávajúci informáciu týkajúcu sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia (účtovný doklad, účtovný zápis, účtovná kniha, odpisový plán, inventúrny súpis, účtový rozvrh, účtovná závierka a pod.).
• Účtovný prípad – vznik určitej skutočnosti týkajúcej sa stavu a pohybu majetku, stavu a pohybu záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, príjmov, výdavkov, výsledku hospodárenia.
• Majetok – časť aktív spoločnosti, ktoré sú výsledkom minulých udalostí, dajú sa oceniť podľa § 24 až § 28 zákona o účtovníctve a vykazujú sa v účtovnej závierke vo výkaze majetku a záväzkov. Z časového hľadiska sa člení na dlhodobý a krátkodobý, pričom rozhodujúcim kritériom pri hmotnom a nehmotnom majetku je doba jeho použiteľnosti.
• Dlhodobý majetok – majetok, ktorého doba použiteľnosti je dlhšia ako 1 rok (pozn.: aj pri splnení tohto kritéria nemusí sa ešte o takomto majetku účtovať ako o dlhodobom majetku).
• Krátkodobý hmotný majetok – majetok, ktorého doba použiteľnosti je kratšia ako 1 rok.
• Doba použiteľnosti – doba, počas ktorej majetok je využiteľný pre súčasnú a ďalšiu činnosť spoločnosti.
• Zaradenie do užívania – zabezpečenie všetkých technických funkcií príslušného majetku potrebných na jeho užívanie a splnenie povinností podľa osobitných predpisov [zákon č. 50/1976 Zb. o územnom plánovaní a stavebnom poriadku (stavebný zákon) v znení neskorších predpisov, zákon č. 330/1996 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci v znení neskorších predpisov, zákon č. 314/2001 Z. z. o ochrane pred požiarmi v znení neskorších predpisov].
• Odpisovanie – účtovná metóda, ktorou sa vyjadruje trvalé zníženie hodnoty majetku v zmysle § 26 ods. 3 zákona o účtovníctve a § 14 opatrenia MF SR č. 23586/2002-92 zo 17. 12. 2002, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní položiek účtovnej závierky, obsahovom vymedzení položiek a rozsahu údajov určených z účtovnej závierky na zverejnenie pre účtovné jednotky účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „Postupy účtovania v JÚ“).
• Zásoby – časť aktív, krátkodobého majetku spoločnosti v podobe materiálu, nedokončenej výroby, polotovarov vlastnej výroby, výrobkov, zvierat, tovaru a hnuteľných vecí s dobou použiteľnosti najviac 1 rok bez ohľadu na obstarávaciu cenu.
• Materiál – suroviny, pomocné látky, prevádzkové látky, náhradné dielce, obaly, hmotný majetok s ocenením rovnajúcim sa sume 30 000 Sk alebo nižším a s dobou použiteľnosti dlhšou ako 1 rok, ktorý nebol zaradený do dlhodobého hmotného majetku do doby jeho uvedenia do používania.
• Tovar – všetko, čo sa nakupuje za účelom predaja, pričom takto nakúpený tovar sa zachováva v nezmenenej podobe, nepoužíva sa, neprenajíma a nevykonáva sa na ňom technické zhodnotenie.
• Príjem – prírastok peňažných prostriedkov alebo prírastok ekvivalentov peňažných prostriedkov účtovnej jednotky (ÚJ).
• Výdavok – úbytok peňažných prostriedkov alebo úbytok ekvivalentov peňažných prostriedkov ÚJ.
• Riadna inventarizácia – overenie stavu majetku a záväzkov v rámci uzávierkových prác pri vykonaní ročnej účtovnej závierky, t. j. ku dňu 31. 12. bežného roka.
• Mimoriadna inventarizácia – overenie stavu majetku a záväzkov v rámci vykonania mimoriadnej účtovnej závierky, t. j. k inému dňu ako k 31. 12. bežného roka.
• Fyzická inventúra – spôsob zistenia skutočného stavu hmotného majetku, príp. majetku nehmotnej povahy podľa jednotiek množstva vedených v účtovníctve (napr. v skladovej evidencii v ks, kg, m, m³ a pod.), t. j. spočítaním, vážením, meraním, technickým prepočtom pri voľne uloženom hromadnom materiáli, obhliadkou a pod.
• Dokladová inventúra – spôsob zistenia skutočného stavu pri pohľadávkach, záväzkoch, finančných investíciách a pod., t. j. pri majetku, pri ktorom nie je možné vykonať fyzickú inventúru, pričom správnosť zostatku v účtovnej evidencii sa preverí na základe dokladov (účtovných dokladov, listín, zmlúv, spisov, korešpondencie a pod.) a účtovných zápisov.
• Kombinovaná inventúra – spôsob zistenia skutočného stavu kombináciou dokladovej a fyzickej inventúry najmä v prípadoch pozemkov, budov a stavieb, keď dokladovou inventúrou (výpis z katastra nehnuteľností) sa overujú vlastnícke práva k majetku a fyzickou inventúrou (obhliadkou) sa overuje skutočný stav.
• Inventúrny súpis – účtovný záznam zabezpečujúci preukázateľnosť účtovníctva obsahujúci údaje o vykonanej inventarizácii podľa § 30 ods. 2 zákona o účtovníctve.
• Inventarizačný zápis – účtovný záznam preukazujúci vecnú správnosť účtovníctva obsahujúci porovnanie stavu majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov v inventúrnych súpisoch so stavom v účtovníctve s náležitosťami podľa § 30 ods. 3 zákona o účtovníctve.
• Inventarizačný rozdiel – rozdiel vzniknutý pri porovnaní skutočného stavu majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov a stavu v účtovníctve.
• Manko – inventarizačný rozdiel vznikajúci v prípade, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.
• Schodok – označenie manka v prípade peňažných prostriedkov a cenín.
• Prebytok – inventarizačný rozdiel vznikajúci v prípade, ak zistený skutočný stav je vyšší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.
• Účtovná uzávierka – komplex uzávierkových prác súvisiacich s uzatvorením účtovných kníh, t. j. všetkých účtov bežného účtovníctva v zmysle § 16 ods. 6 zákona o účtovníctve.
• Účtovná závierka – štruktúrovaná prezentácia skutočností, ktoré sú predmetom účtovníctva, poskytovaná osobám využívajúcim tieto informácie.

• Aktívne derogácie – zrušuje sa Smernica č. 12/199x o spôsobe vedenia účtovníctva.
• Pasívne derogácie – žiadne.
• Nadradené predpisy – zákon o účtovníctve,

– zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „ZDP“),

– Postupy účtovania v JÚ.

• Firma vedie účtovníctvo v sústave jednoduchého účtovníctva odo dňa svojho vzniku po dobu, počas ktorej sa vykonáva podnikateľská činnosť a ak sú výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov preukazované na účely zistenia základu dane z príjmov.
• Účtovníctvo sa vedie za ÚJ ako celok.
• Účtovným a zdaňovacím obdobím je kalendárny rok.
• Účtovníctvo sa vedie v peňažných jednotkách slovenskej meny a v prípadoch stanovených v § 4 ods. 7 zákona o účtovníctve súčasne aj v cudzích menách.
• Účtovníctvo sa vedie v slovenskom jazyku. Účtovný doklad vyhotovený v inom ako slovenskom jazyku (napr. faktúra zo zahraničia) bude v rámci vecnej kontroly bezodkladne po obdržaní, resp. vyhotovení preložený do slovenského jazyka. Preklad je prílohou účtovného dokladu.
• Po predchádzajúcej kontrole a schválení účtovných dokladov zodpovednými pracovníkmi ich súhrnné spracovanie zabezpečuje účtovník. Povinnosťou je viesť účtovníctvo úplne, preukázateľným spôsobom a správne tak, aby boli verne zobrazované skutočnosti, ktoré sú jeho predmetom a v súlade s jednotlivými ustanoveniami zákona o účtovníctve a Postupmi účtovania v JÚ.
• Firma nepoveruje vedením účtovníctva inú právnickú alebo fyzickú osobu. S cieľom zabezpečenia bezchybného vedenia účtovníctva príslušní zodpovední pracovníci využívajú konzultácie a poradenstvo spoločnosti XYZ, s. r. o. v zmysle uzavretej zmluvy č. 2/2004 zo dňa 18. 2. 2004.
• Na vedenie účtovníctva sa používajú prostriedky výpočtovej techniky a technických nosičov dát. Na vedenie účtovníctva sa používa softvér firmy QQQ, s. r. o. s tým, že všetky účtovné záznamy sú realizované v písomnej forme.
• Skutočnosti, ktoré sú predmetom účtovníctva, sa dokladujú účtovnými dokladmi. Účtovné doklady vyhotovujú pracovníci zodpovední za vznik účtovného prípadu, resp. pracovníci zodpovední za zaúčtovanie účtovného prípadu bezodkladne po uskutočnení účtovného prípadu podľa § 3 Postupov účtovania v JÚ, resp. od zistenia skutočností, ktoré sa nimi dokladujú. Účtovný doklad v písomnej forme musí obsahovať náležitosti podľa § 10 ods. 1 písm. a) až f) zákona o účtovníctve. Podpisový záznam príslušnej osoby, ktorý musí byť uvedený na účtovnom doklade, je vyhotovený vlastnoručným podpisom a čitateľným uvedením mena a priezviska. Ak účtovný doklad slúži súčasne ako daňový doklad, musí obsahovať ďalšie náležitosti podľa § 71 až § 75 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov. V prípade straty účtovného dokladu sa považuje zaň aj opis, fotokópia, čestné prehlásenie o strate s uvedením pravdivých údajov.
• Pred zaúčtovaním účtovných dokladov dochádza k preverovaniu prípustnosti hospodárskych a účtovných operácií a k samotnému preverovaniu účtovných dokladov (pozri časť B.4. – Obeh dokladov). Bez kontroly a schválenia nesmie byť účtovný doklad zaúčtovaný.
• Účtovné zápisy o účtovných prípadoch sa vykonávajú iba na základe očíslovaných účtovných dokladov a iba v účtovných knihách podľa § 15 zákona o účtovníctve. Účtovný zápis nemôže sa vykonať mimo účtovných kníh. V súlade s § 16 a § 17 Postupov účtovania v JÚ sa používajú ako pomocné knihy – – kniha dlhodobého majetku, kniha zásob, kniha cenín, pokladničné knihy, knihy účet v banke, kniha sociálneho fondu.
• Účtovné zápisy musia byť zaznamenávané priebežne, bezodkladne po vyhotovení, resp. obdržaní účtovného dokladu. Nie je dovolené zasahovať do chronológie účtovných zápisov, nie je dovolené meniť a upravovať pôvodné účtovné zápisy. Prípadná oprava sa môže vykonať iba novým účtovným zápisom. Účtovné zápisy sa vykonávajú zrozumiteľne, prehľadne a spôsobom zaručujúcim ich trvanlivosť. Opravy v účtovných dokladoch, účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch nemôžu viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti a nesprávnosti účtovníctva. Každá oprava sa musí vykonať jednoznačným spôsobom a parafovať podpisovým záznamom pracovníka, ktorý túto opravu uskutočnil.
• Zodpovední pracovníci označia účtovné doklady, účtovné knihy a ostatné účtovné záznamy svojím názvom a usporiadavajú ich tak, aby bolo zrejmé, že sú kompletné a ktorého účtovného obdobia sa týkajú.

• V súlade s § 15 zákona o účtovníctve firma účtuje v peňažnom denníku, v knihe pohľadávok, v knihe záväzkov a v pomocných knihách podľa časti B.1.:
  • pokladničná kniha – SKK,
  • pokladničná kniha – CZK,
  • pokladničná kniha – EUR,
  • kniha účet v banke SKK – 1,
  • kniha účet v banke SKK – 2,
  • kniha účet v banke EUR,
  • kniha sociálneho fondu,
  • kniha dlhodobého majetku,
  • kniha zásob – tovar,
  • kniha zásob – materiál (náhradné diely, obaly, hmotný majetok v ocenení od 3 001 Sk do 30 000 Sk vrátane do doby jeho uvedenia do užívania),
  • kniha zásob – hmotný majetok v ocenení do 3 000 Sk vrátane,
  • kniha cenín.
• Zoznam účtovných kníh sa udržiava v aktuálnom stave pre príslušné účtovné obdobie. V prípade zavedenia novej účtovnej knihy je povinnosťou zodpovedného pracovníka bez zbytočného odkladu túto skutočnosť oznámiť autorovi a správcovi tejto smernice, ktorý zabezpečí príslušné doplnenie. V prípade ukončenia používania určitej účtovnej knihy je povinnosťou zodpovedného pracovníka bez zbytočného odkladu oznámiť (s uvedením dátumu ukončenia používania) túto skutočnosť autorovi a správcovi smernice, ktorý zabezpečí príslušnú úpravu.
• Kniha pohľadávok musí povinne obsahovať údaje podľa § 15 ods. 3 písm. a) až g) zákona o účtovníctve s tým, že:
  • pohľadávky voči Sociálnej poisťovni a jednotlivým zdravotným poisťovniam