Smernica pre systém vedenia účtovníctva a obeh účtovných dokladov č. U – 1

A. Úvodné ustanovenia

1. Účel a dôvod vydania predpisu

S cieľom určenia jednotného postupu pri príprave, spracovávaní a účtovaní účtovných dokladov a realizácie účtovných zápisov v spoločnosti ABC, s. r. o. sa vydáva táto smernica so všeobecnými zásadami účtovania v spoločnosti. Smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti ABC, s. r. o.

2. Definícia pojmov

1. Účtovný doklad – preukázateľný účtovný záznam s náležitosťami podľa § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) v písomnej alebo technickej forme.
2. Účtovný zápis – účtovný záznam o zaúčtovaní účtovného prípadu.
3. Účtovný záznam – údaj zaznamenávajúci informáciu týkajúcu sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia (účtovný doklad, účtovný zápis, účtovná kniha, odpisový plán, inventúrny súpis, účtový rozvrh, účtovná závierka, výročná správa a pod.).
4. Účtovný prípad – vznik určitej skutočnosti týkajúcej sa stavu a pohybu majetku, stavu a pohybu záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, výnosov, nákladov, príjmov, výdavkov, výsledku hospodárenia.

3. Súvisiace predpisy

1. Aktívne derogácie (t. j. zoznam predpisov, ktoré boli novelizované alebo zrušené zobrazeným predpisom) – zrušuje sa smernica č. 12/1995 o spôsobe vedenia účtovníctva.
2. Pasívne derogácie (t. j. zoznam predpisov, ktoré novelizovali alebo zrušili zobrazený predpis) – žiadne.
3. Nadradené predpisy:
   
   • zákon o účtovníctve,
   • opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v z. n. p. (ďalej len „Postupy účtovania v PÚ“).

B. Všeobecné a osobitné ustanovenia

1. Systém vedenia účtovníctva

• Spoločnosť ABC, s. r. o. vedie účtovníctvo v sústave podvojného účtovníctva odo dňa svojho vzniku až do dňa svojho zániku. Účtovníctvo sa vedie za účtovnú jednotku ako celok a individuálne vo vybraných divíziách, ktorým bol pridelený štatút strategickej podnikateľskej jednotky. Vo vnútri podniku je sledované hospodárenie jednotlivých organizačných jednotiek (útvarov a stredísk) podľa Pravidiel a nástrojov vnútropodnikového ekonomického riadenia.
• Účtovným obdobím je kalendárny rok.
• Účtovníctvo sa vedie v peňažných jednotkách EUR a v prípadoch stanovených v § 4 ods. 7 zákona o účtovníctve súčasne aj v cudzích menách.
• Účtovníctvo sa vedie v slovenskom jazyku. Účtovný doklad vyhotovený v inom ako slovenskom jazyku (napr. faktúra zo zahraničia) bude v rámci vecnej kontroly bezodkladne po obdržaní, resp. vyhotovení preložený do slovenského jazyka. Preklad je prílohou účtovného dokladu.
• Súhrnné spracovanie účtovných dokladov zabezpečuje Úsek ekonomiky a financovania, po predchádzajúcej kontrole a schválení účtovných dokladov zodpovednými pracovníkmi. Povinnosťou je viesť účtovníctvo úplne, preukázateľným spôsobom a správne tak, aby boli verne zobrazované skutočnosti, ktoré sú jeho predmetom, a tak, ako to vyplýva z jednotlivých ustanovení zákona o účtovníctve a Postupov účtovania v PÚ.
• Spoločnosť nepoveruje vedením účtovníctva inú právnickú alebo fyzickú osobu. S cieľom zabezpečenia bezchybného vedenia účtovníctva príslušní zodpovední pracovníci využívajú konzultácie a poradenstvo spoločnosti XYZ, s. r. o. v zmysle zmluvy č. 2/2008, uzavretej dňa 18. 1. 2008.
• Na vedenie účtovníctva sa používajú prostriedky výpočtovej techniky a technických nosičov dát. Na vedenie účtovníctva sa používa softvér firmy QQQ, s. r. o. s tým, že všetky účtovné záznamy sú realizované v písomnej forme.
• Skutočnosti, ktoré sú predmetom účtovníctva sa dokladujú účtovnými dokladmi. Účtovné doklady vyhotovujú pracovníci zodpovední za vznik účtovného prípadu, resp. pracovníci zodpovední za zaúčtovanie účtovného prípadu, a to bezodkladne po uskutočnení účtovného prípadu podľa § 2 Postupov účtovania v PÚ, resp. od zistenia skutočností, ktoré sa nimi dokladujú. Účtovný doklad v písomnej forme musí obsahovať náležitosti podľa § 10 ods. 1 písm. a) až g) zákona o účtovníctve. Podpisový záznam príslušnej osoby, ktorý musí byť uvedený na účtovnom doklade, sa tvorí vlastnoručným podpisom a čitateľným uvedením mena a priezviska. Ak účtovný doklad slúži súčasne ako faktúra, musí obsahovať ďalšie náležitosti podľa § 71 až 75 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v z. n. p. V prípade straty účtovného dokladu sa zaň považuje aj opis, fotokópia, čestné prehlásenie o strate s uvedením pravdivých údajov. Ak účtovný doklad, resp. faktúra je zároveň dokladom vstupujúcim do externého prostredia mimo spoločnosť (napr. odoslané faktúry) musí obsahovať všetky náležitosti podľa § 3a Obchodného zákonníka.
• Pred zaúčtovaním účtovných dokladov dochádza k preverovaniu prípustnosti hospodárskych a účtovných operácií a k samotnému preverovaniu účtovných dokladov (pozri časť B.5. – Obeh dokladov). Bez kontroly a schválenia nesmie byť účtovný doklad zaúčtovaný.
• Účtovné zápisy o účtovných prípadoch sa vykonávajú iba na základe očíslovaných účtovných dokladov, a to v účtovných knihách podľa § 12 zákona o účtovníctve. Účtovný zápis nemôže byť vykonaný mimo účtovných kníh. Účtovné zápisy musia byť zaznamenávané priebežne, bezodkladne po vyhotovení, resp. obdržaní účtovného dokladu. Nie je dovolené zasahovať do chronológie účtovných zápisov, nie je dovolené meniť a upravovať pôvodné účtovné zápisy. Prípadnú opravu je možné realizovať iba v súlade s postupmi uvedenými v časti B.4. – Opravy dokladov.
• Účtovné zápisy sa vykonávajú zrozumiteľne, prehľadne a spôsobom zaručujúcim ich trvanlivosť. Opravy v účtovných dokladoch, účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch nemôžu viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti a nesprávnosti účtovníctva.
• Zodpovední pracovníci označia účtovné doklady, účtovné knihy a ostatné účtovné záznamy svojím názvom a usporiadavajú ich tak, aby bolo zrejmé, že sú kompletné, a ktorého účtovného obdobia sa týkajú.
• Pre potrebu účtovania účtovných prípadov sa zostavuje účtový rozvrh používaných syntetických a analytických účtov, ktorý je uvedený v smernici č. U – 2. (Pozn.: Smernicu uverejníme v nasledujúcom čísle.)

2. Zoznam účtovných kníh

• V súlade s § 12 zákona o účtovníctve spoločnosť ABC, s. r. o. účtuje v denníku a v hlavnej knihe.
• Pri vedení účtovníctva sa ďalej spracovávajú nasledovné evidencie:
  • pokladničná kniha – EUR,
  • pokladničná kniha – CZK,